Dokumenty w języku obcym trafiające w ręce księgowych

Wśród licznych dokumentów trafiających do biur rachunkowych mogą pojawić się dokumenty w języku obcym. Najczęściej są to dokumenty związane z odbytymi zagranicznymi podróżami służbowymi – faktury i rachunki za hotele, paliwo, przejazdy płatnymi autostradami, parkingi, przejazdy komunikacją publiczną, wynajem aut, jak również za usługi gastronomiczne. Czasem są to też dokumenty potwierdzające uiszczenie opłat za wstęp na konferencje, targi, wystawy i inne wydarzenia branżowe, a także faktury i rachunki za inne towary oraz usługi niezbędne podczas wykonywania służbowych obowiązków w trakcie wyjazdu. Do biur rachunkowych trafia też szereg dokumentów związanych z działalnością firmy na arenie międzynarodowej – umowy handlowe, umowy sprzedaży, dokumenty celne, polisy ubezpieczeniowe, dokumenty potwierdzające zamówienie i rezerwację towarów oraz ich specyfikacje, dokumenty bankowe, w tym wyciągi bankowe i wiele innych. Dokumenty w języku obcym dotyczą też często spraw pracowniczych, choćby w przypadku zatrudniania cudzoziemców. W takim przypadku są to między innymi umowy o pracę i umowy cywilnoprawne, oświadczenia, kwestionariusze, jak również dokumenty związane z RODO.

Tłumaczenie dokumentów w świetle polskiego prawa

W Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów możemy przeczytać, że zapisy w księdze mają być dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Rozporządzenie precyzuje też, jak mają wyglądać dowody księgowe. Jak stanowi § 11 ust. 4 – „dowód księgowy jest sporządzany w języku polskim. Treść dowodu jest pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych”.

Analogiczne przepisy znajdziemy w Ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, gdzie czytamy zapis, iż księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej. Z tego wynika, że dokumenty firmowe muszą zostać przetłumaczone, a wartości wyrażone w obcej walucie muszą zostać przeliczone na polskie złote. Co więcej, w ustawie o rachunkowości widnieje zapis: „na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym”. Podobnie odnosi się do tego zagadnienia Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, w której możemy przeczytać, że organ podatkowy może żądać od strony przedstawienia tłumaczenia na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji przedłożonej przez stronę.

O kwestii tłumaczenia dokumentów przeczytamy też w Ustawie z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Stanowi ona, że „podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi, od którego jest wymagane posiadanie zezwolenia na pracę, jest obowiązany do zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej oraz przedstawienia cudzoziemcowi przed podpisaniem umowy jej tłumaczenia na język zrozumiały dla cudzoziemca”. Zgodnie z ww. ustawą podmiot zatrudniający cudzoziemców ma również obowiązek udostępnienia podmiotom takim jak Państwowa Inspekcja Pracy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Straż Graniczna, Policja itp. dokumentów potwierdzających wypełnienie spoczywających na pracodawcy obowiązków sporządzonych w języku polskim lub przetłumaczonych na język polski. Wszystkie te przepisy nie precyzują, kto ma tłumaczyć dokumenty trafiające do biura rachunkowego.

Dostarczanie dokumentów do biura rachunkowego – w oryginale czy w tłumaczeniu?

Prawidłowe zrozumienie treści dokumentów jest niezbędne dla ich właściwego klasyfikowania i rozliczania. Jednocześnie wśród zakresu czynności biur rachunkowych, które definiuje m.in. wspomniana Ustawa o rachunkowości, nie ma obowiązku tłumaczenia dokumentów na język polski. Tym samym dostarczając dokumenty do biura rachunkowego to przedsiębiorca musi zadbać o ich prawidłowe przetłumaczenie, chyba że dane biuro rachunkowe przewiduje inną możliwość. Nie muszą to być jednak tłumaczenia wykonane przez tłumacza przysięgłego. Dokumenty może przetłumaczyć samodzielnie przedsiębiorca, o ile ma umiejętności językowe wystarczające do poprawnego wykonania zadania.