Rozliczanie samochodu prywatnego w działalności gospodarczej – PIT

Nawet jeśli samochód nie należy do środków trwałych firmy, można odliczać koszty wynikające z jego eksploatacji w ramach podatku dochodowego od osób fizycznych – PIT. Rozliczając samochód prywatny w działalności gospodarczej, należy wiedzieć, że od stycznia 2019 roku nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla pojazdu prywatnego rozliczanego w działalności gospodarczej, czyli tzw. kilometrówki. Co w zamian?

Koszty eksploatacji pojazdu można zaliczyć jako koszt uzyskania przychodu. Wśród kosztów eksploatacyjnych można wykazać nie tylko zakup paliwa, ale też składki na ubezpieczenie samochodu OC i AC, naprawy, przeglądy i usługi serwisowe, zakupy części zamiennych, a nawet opłaty parkingowe. Trzeba jednak pamiętać, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć jedynie 20% ich wartości, jeśli pojazd jest używany zarówno w celach firmowych, jak i prywatnych, chyba że prywatny samochód jest wykorzystywany wyłącznie w celach związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Aby udokumentować użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych, a nie osobistych, konieczne jest prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu.

Rozliczanie samochodu prywatnego w działalności gospodarczej – VAT

W przypadku eksploatacji samochodu prywatnego w działalności gospodarczej podatnikom przysługuje także prawo do odliczenia 50% podatku VAT naliczonego. Nierozliczony VAT, wraz z kwotą netto kosztów eksploatacji pojazdu, jest rozliczany w książce przychodów i rozchodów na opisanych wyżej zasadach.

Podobnie jak w przypadku podatku dochodowego od osób fizycznych, tak i przy podatku od towarów i usług, możliwe jest rozliczenie 100% podatku VAT, jeśli samochód jest wykorzystywany wyłącznie w celach firmowych. Aby skorzystanie z tej opcji było możliwe podatnik oprócz prowadzenia wspomnianej wyżej ewidencji, musi złożyć deklarację VAT-26 w urzędzie skarbowym.

Ewidencja przebiegu pojazdu – jak ją prowadzić?

Chcąc rozliczyć 100% kosztów eksploatacyjnych samochodu prywatnego wykorzystywanego na potrzeby działalności gospodarczej, należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Ewidencja ta musi zawierać:

• numer rejestracyjny pojazdu, którego dokument dotyczy,
• daty rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
• stan licznika przebiegu pojazdu na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, a także stan licznika na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu,
• liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji, jak również
• szczegółowe wpisy dotyczące każdego wykorzystania pojazdu, z uwzględnieniem daty wyjazdu, opisu trasy, liczby przejechanych kilometrów, celu wyjazdu oraz danych i podpisu kierowcy.

Wykorzystanie samochodów pracowników do celów służbowych

Poza prywatnym samochodem przedsiębiorcy w celach służbowych mogą być wykorzystywane prywatne samochody pracowników. Jak rozliczać używanie pojazdu pracownika w działalności pracodawcy? W takim wypadku zwrot kosztów dla pracownika z tytułu użytkowania samochodu prywatnego w celach służbowych następuje na podstawie kilometrówki.

Stawka za kilometr – samochód prywatny

Stawka kilometrówki jest ustalana ustawowo. Od 17 stycznia 2023 roku zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 roku, pracodawca pokrywa koszty używania pojazdów do celów służbowych według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

• 0,89 zł dla samochodów o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
• 1,15 zł dla samochodów o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.

Poprzednie stawki (odpowiednio 0,52 zł i 0,83 zł), niezmieniane przez 15 lat, były już nieadekwatne do aktualnych cen paliw i pozostałych kosztów eksploatacyjnych, które w ostatnich latach znacząco wzrosły.

Należy także wiedzieć, że podstawą prawidłowego rozliczenia kosztów eksploatacyjnych samochodu pracownika wykorzystywanego na potrzeby związane z działalnością gospodarczą pracodawcy, powinna być zawarta pomiędzy stronami umowa cywilnoprawna o użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych.

Umowa ta powinna zawierać ustalenia na temat tego, jaki pojazd będzie wykorzystywany w celach służbowych oraz w jakiej formie i kiedy pracodawca dokona zwrotu nakładów z tytułu użytkowania pojazdu. Jeśli strony rozliczają się ryczałtowo, z uwzględnieniem ustalonego limitu kilometrów, to pracownik powinien co miesiąc składać oświadczenie o korzystaniu z pojazdu prywatnego w celach służbowych. Jeśli zaś strony chcą się rozliczać z faktycznie przejechanych kilometrów, to konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.