Czym jest KSeF?

Na początku warto przypomnieć, czym jest KSeF. Jest to Krajowy System e-Faktur – ogólnopolski system teleinformatyczny, który docelowo ma pełnić kluczową funkcję w wymianie dokumentów księgowych między firmami. Stanowić ma również repozytorium wszystkich faktur w Polsce, co ma przybliżyć nasz kraj do kolejnego etapu cyfryzacji biznesu.

Pierwsza wersja KSeF udostępniona została 1 stycznia 2022 roku i umożliwia wystawianie oraz przesyłanie faktur ustrukturyzowanych. Korzystanie z tego systemu jeszcze nie jest obowiązkowe, jednakże dla użytkowników, którzy zdecydują się na korzystanie przed oficjalnym startem, przygotowano szereg ciekawych rozwiązań. Znajdziemy wśród nich m.in. skrócenie z 60 do 40 dni czasu oczekiwania na zwrot nadpłaty podatku.

Ideą powstania KSeF jest uszczelnienie systemu podatkowego w Polsce oraz stworzenie centralnej ewidencji dokumentów księgowych, dzięki czemu wszelkie kontrole przeprowadzane przez urząd skarbowy mają być znacznie szybsze i mniej kłopotliwe dla przedsiębiorcy.

Kto może skorzystać z KSeF?

Możliwość skorzystania z Krajowego Systemu e-Faktur mają obecnie zarówno czynni podatnicy VAT, przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT, jak i podatnicy zidentyfikowani w Polsce w ramach procedury OSS, posiadający nasz lokalny NIP.

Daje im to prawo m.in. do wspomnianego wcześniej krótszego terminu oczekiwania na zwrot nadpłaty podatku od towarów i usług, jak i uproszczonego rozliczania faktur korygujących „in minus”. Korzystanie z KSeF to również brak konieczności wystawiania duplikatów faktury, bowiem zarówno wystawiający, jak i odbiorca dokumentu mają dostęp do kopii przechowywanej na wewnętrznym serwerze.

To, co charakteryzuje KSeF, to jeden wspólny dla wszystkich podmiotów, wzorzec dokumentu księgowego. Jego struktura przygotowana została w formacie XML zgodnie z wytycznymi e-Faktury FA(1). Wzorzec taki wypełniany jest następnie danymi podmiotu wystawiającego, kontrahenta oraz szczegółami transakcji, aby poprzez wewnętrzną infrastrukturę zostać przesłany w postaci e-faktury do odbiorcy. Przy pomocy panelu użytkownika bądź np. systemu ERP wpiętego w KSeF, każdy przedsiębiorca może wysyłać oraz otrzymywać faktury bez potrzeby ich drukowania czy samodzielnego przesyłania pliku pdf przy pomocy poczty elektronicznej.

Nadawanie uprawnień do KSeF zewnętrznemu biuru rachunkowemu

KSeF w wielu przypadkach jest w stanie usprawnić prowadzenie biznesu, m.in. ściągając z głowy przedsiębiorcy obowiązek dbania o prawidłową archiwizację generowanych dokumentów księgowych. Warto jednak pamiętać, że z systemu e-faktur korzystać może wyłącznie podmiot do tego uprawniony.

Jeśli jesteśmy klientem biur rachunkowych w zakresie prowadzenia całości działań księgowych (w tym m.in. księgowania faktur kosztowych) i jednocześnie użytkownikami KSeF, powinniśmy nadać naszemu biuru odpowiednie uprawnienia.

Zgodnie z art. 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, użytkownicy mogą: - nadawać, zmieniać oraz odbierać uprawnienia do korzystania z KSeF, - wystawiać faktury ustrukturyzowane, - mieć dostęp do wystawionych wcześniej faktur.

Art. 3 ust. 1 ww. rozporządzenia mówi z kolei, że dostęp do faktur posiada nie tylko sam podmiot będący użytkownikiem KSeF, ale również każda osoba fizyczna lub podmiot wskazany przez podatnika.

Dlatego też, współpracując z biurem rachunkowym, należy pamiętać, aby otrzymało ono odpowiednie uprawnienia. Nadać je możemy na dwa sposoby:

• elektronicznie, przy pomocy strony kser.mf.gov.pl,
• w postaci papierowej, poprzez złożenie do naczelnika urzędu skarbowego stosownego zawiadomienia (ZAW-FA).

Dzięki temu wybrane przez nas biuro rachunkowe zyska dostęp do funkcjonalności Krajowego Systemu e-Faktur, co pozwoli skuteczniej wykonywać powierzone mu obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości.