Praca zdalna – zalety i wady tego rozwiązania

W ciągu kilku ostatnich lat rzeczywistość wielu pracowników zmieniła się nie do poznania. Wszystko za sprawą m.in. możliwości pracy zdalnej, którą to bardzo szybko zaimplementowano w momencie rozprzestrzeniania się pandemii koronawirusa. Praca z własnego domu jest obecnie jednym z najpopularniejszych benefitów, jednakże wymaga ponoszenia przez pracownika dodatkowych kosztów, m.in. ze względu na większe zużycie energii elektrycznej. Czy w związku z tym pracodawca powinien wypłacić pracownikowi ekwiwalent związany ze zwiększonymi opłatami?

Z jednej strony, gdy pracownik wykonuje swoje obowiązki z domu, oszczędza mnóstwo czasu przeznaczanego wcześniej na dojazdy do siedziby firmy. Z drugiej jednak, działając we własnych czterech ścianach, zwiększa m.in. zużycie prądu czy też wody. Dlatego też nowelizacja przepisów wprowadziła kluczowy z punktu widzenia pracowników zapis mówiący o możliwości otrzymania zwrotu części ponoszonych kosztów pod postacią odpowiedniego ekwiwalentu pieniężnego.

Ekwiwalent za pracę zdalną w 2023 roku – czego dotyczy?

Nowelizacja Kodeksu pracy jasno określa szczegółowe zasady organizacji pracy zdalnej. Jednym z elementów zmian obowiązujących od 7 kwietnia br. jest właśnie ustalenie wysokości ekwiwalentu, jaki zobowiązany jest przekazać pracodawca pracownikowi na poczet ponoszonych przez niego kosztów. Ma on m.in. pokryć zwiększone zużycie prądu, a także koszt usług telekomunikacyjnych, których posiadanie jest kluczowe dla możliwości wykonywania zdalnie wszystkich przewidzianych obowiązków.

W ramach zmian wprowadzonych nowym brzmieniem Kodeksu pracy pracodawca zobowiązuje się m.in. do:

• dostarczenia pracownikowi wszystkich niezbędnych materiałów biurowych koniecznych do wykonywania pracy,
• przeszkolenia pracownika z zakresu obsługi narzędzi pracy,
• pokrywania wydatków związanych z konserwacją narzędzi pracy oraz ich serwisowaniem,
• pokrywania kosztów związanych z eksploatacją narzędzi prywatnych należących do pracownika, wykorzystywanych do świadczenia pracy,
• pokrywania kosztów energii elektrycznej, telefonu oraz internetu w godzinach pracy pracownika,
• pokrycia wszystkich innych kosztów związanych ze świadczeniem pracy zdalnej.

Jak wyliczyć ekwiwalent za pracę zdalną w 2023 roku?

Zgodnie z ustawą z dnia 1 grudnia 2022 roku pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi koszty ponoszone przez niego w wyniku świadczenia swoich usług zdalnie przy pomocy ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu. Ważne jest w tym przypadku jego odpowiednie wyliczenie, zwłaszcza że w samej treści ustawy próżno szukać konkretnych kwot będących podstawą rozliczenia.

Pomocą może służyć ocena firmy doradczej Grant Thornton. Wyliczyła ona, że średni koszt energii wykorzystywanej w czasie ośmiogodzinnego dnia pracy wynosi ok. 30 gr za godzinę. Daje to w skali całego dnia kwotę 2,4 zł, a w skali miesiąca (przy 21 dniach roboczych) ok. 50 zł. Co ważne, świadczenie takie nie podlega opodatkowaniu ani oskładkowaniu i pracodawca powinien je wypłacić proporcjonalnie do liczby dni, w których pracownik wykonywał swoje obowiązki zdalnie.

Oczywiście musimy pamiętać, że powyższe wyliczenia dotyczą wyłącznie zużycia energii elektrycznej. Pozostałe koszty pracy zdalnej (wymienione we wcześniejszych akapitach) muszą zostać obliczone przy uwzględnieniu m.in. kosztu połączenia z internetem czy też amortyzacji wartości prywatnego sprzętu wykorzystywanego przez pracownika do wykonywania obowiązków.

Z powodu trudności w jednoznacznym określeniu kosztów ponoszonych przez pracownika podczas pracy z domu, firmy decydują się przede wszystkim na udostępnienie pracownikom własnego sprzętu, skupiając się przede wszystkim na ekwiwalencie za energię elektryczną oraz łącze internetowe.

Co zapewnia ekwiwalent za pracę zdalną?

Ekwiwalent za pracę zdalną to świetna wiadomość dla pracowników, którzy preferują taką formę wykonywania swoich obowiązków zawodowych, lecz obawiają się wyższych rachunków za energię elektryczną. Przejęcie części owych opłat przez pracodawcę zapewnia im komfort pracy w dobrze znanym sobie środowisku, co ma niemały wpływ na wydajność oraz osiągane wyniki.

Ekwiwalent w obecnej formie nie rozwiązuje jednak wszystkich problemów, dlatego też przedsiębiorcy w całym kraju bacznie śledzą zmiany związane z Prawem pracy, aby móc dostosować się do nich.