Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Chęć maksymalnego uszczelnienia polskiego systemu podatkowego, zwłaszcza w kwestii VAT, spowodowała wdrożenie do naszego systemu prawnego kolejnych zmian i rozwiązań, których zadaniem jest uzyskanie lepszej kontroli nad wystawianymi dokumentami księgowymi. Po split payment i jednolitych plikach kontrolnych nadchodzi nowy projekt mający na celu jeszcze skuteczniejsze egzekwowanie należności podatkowych. Mowa tu o KSeF, czyli Krajowym Systemie e-Faktur.

Jest to działająca już teraz baza elektronicznych dokumentów księgowych, której celem jest ustandaryzowanie sposobu ich wystawiania, a także przechowywanie wszystkich informacji o transakcjach pomiędzy przedsiębiorcami. KSeF wprowadza jeden, wspólny dla wszystkich, format tworzonej faktury, do którego następnie dostosowywane są poszczególne systemy księgowe oraz ERP, np. enova365. Ma to na celu stworzenie standardu przesyłu danych, pozwalając tym samym przechowywać je wszystkie w jednej bazie, do której dostęp w celu prowadzenia kontroli skarbowych mają odpowiednie organy podatkowe.

W tym momencie korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne. Mogą to robić ci przedsiębiorcy, którzy uzyskają zgody od swoich klientów na wystawianie dokumentów przy pomocy ujednoliconego wzoru. Wstępnie obowiązek korzystania z systemu miał pojawić się od 2023 roku dla wszystkich podmiotów gospodarczych działających na terenie Polski. Jednakże wszystko wskazuje na to, że system ten ostatecznie wdrożony zostanie w pełni w późniejszym czasie.

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

Jako datę wejścia w życie przepisów o KSeF podaje się obecnie 1 stycznia 2024 roku. Przesunięcie ostatecznego wdrożenia o 6 miesięcy ma m.in. pozwolić dostosować wszystkie systemy i aplikacje księgowe do nowego rozwiązania. To więc znacznie więcej czasu na przygotowanie narzędzi pozwalających tworzyć faktury, a następnie przesyłać je do wspólnej krajowej bazy. Opcja ta pojawi się w każdym dobrym systemie ERP i każdej aplikacji księgowej wraz z aktualizacją systemową.

Dłuższy czas do wejścia w życie nowych przepisów to również możliwość przygotowania się do nich przez biura rachunkowe oraz księgowych pracujących w polskich firmach. Dotyczy to nie tylko dostosowania oprogramowania do nowych wymogów prawnych, ale również stworzenia odpowiednich procedur i przygotowanie się na sytuacje problemowe związane ze wdrożeniem KSeF w przedsiębiorstwach na terenie całego kraju.

Korzyści z korzystania z KSeF

Jak wspomnieliśmy wcześniej, przedsiębiorstwa działające na terenie Polski obecnie mogą wykorzystywać Krajowy System e-Faktur do wystawiania dokumentów. Na razie w wersji dobrowolnej, jednakże z konkretnymi korzyściami przyznanymi przez organy podatkowe.

Do wspomnianych korzyści należą m.in.:

• możliwość ubiegania się o szybszy tryb zwrotu nadpłaty VAT (z 60 do 40 dni),
• brak konieczności składania osobnego pliku JPK_FA na wezwanie organów (wszystkie informacje zawarte w tej strukturze znajdują się już w KSeF),
• pewność, że wystawiona faktura nie ulegnie zniszczeniu ani zaginięciu,
• brak konieczności przechowywania cyfrowych wersji faktur samodzielnie – KSeF będzie przechowywał te dokumenty przez 10 lat od daty wystawienia.

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest nie tylko ułatwieniem dla organów podatkowych, ale zapewnia również szereg dodatkowych wartości dla przedsiębiorców. Nie tylko ściąga z nich konieczność dbania o odpowiedni backup dokumentacji firmowych, ale jednocześnie pozwala łatwiej rozliczać się z organami podatkowymi.

Przesunięcie o 6 miesięcy daty wejścia w życie przepisów o obowiązkowym stosowaniu KSeF daje jednocześnie możliwość lepszego przygotowania się zarówno księgowych, jak i systemów przez nich obsługiwanych na nowe wymagania prawne.