Dlaczego warto wizualizować dane?

Wizualizacja danych jest bardzo efektywną metodą przekazywania informacji w uproszczony sposób. Atrakcyjna forma sprawia, że mózg przetwarza je lepiej i szybciej. Dzięki temu można przyswoić więcej informacji i zapamiętać je na dłużej. Wszelkie wykresy i inne formy wizualizacji świetnie odzwierciedlają rzeczywiste dane oraz pomagają dzielić się nawet dość abstrakcyjnymi informacjami. Tworzone wykresy, aby spełniały swoją funkcję, muszą być czytelne i zrozumiałe nawet dla tych, którzy po raz pierwszy mają styczność z zaprezentowanymi danymi. Jak je stworzyć?

Excel w księgowości

Każdy księgowy wie, że Excel w księgowości jest niezastąpiony. Nie inaczej jest w przypadku wizualizacji danych. Excel pozwala precyzyjnie wybrać niezbędne dane i przedstawić je na różne sposoby. Do wyboru mamy wykresy kolumnowe, słupkowe, liniowe, kołowe, warstwowe, giełdowe, pierścieniowe i inne. Wśród zaawansowanych metod wizualizacji danych możemy wykorzystać wykresy interaktywne, wykresy przestawne czy też wykresy przebiegu w czasie (wykresy w tle komórki). Tworząc wybrany wykres należy zwrócić uwagę na kilka podstawowych kwestii. Przede wszystkim trzeba pamiętać, że wizualizacja danych ma ułatwić odbiór informacji. To oznacza, że wykres powinien przedstawiać wyłącznie kluczowe dane. Wprowadzanie do niego mniej istotnych informacji zakłóca odbiór. Wykres niejednokrotnie sygnalizuje wyłącznie miejsca, które wymagają pogłębienia analizy. Czytelny wykres, który można przedstawić między innymi w raportach finansowych, powinien też być maksymalnie prosty. Wszelkie ozdobniki stanowią niepotrzebne bodźce, które odciągają uwagę od najważniejszych kwestii. Oczywiście kluczowe jest dopasowanie typu wykresu do prezentowanych danych. Przykładowo wykresy giełdowe są doskonałe do prezentowania danych instrumentów finansowych jak choćby ceny walut. Wykresy kołowe i pierścieniowe są przydatne do zaprezentowania jednej serii danych, gdzie przedstawiamy udział danych w całości. Liniowe i warstwowe wykresy są z kolei odpowiednie do zobrazowania danych w odniesieniu do czasu, w tym do aktualnych trendów. Punktowe wykresy przydadzą się w podkreślaniu zależności pomiędzy dwoma zmiennymi, a wykresy kolumnowe i słupkowe pomagają przedstawić wiele serii danych, co umożliwia porównanie wartości w kilku kategoriach. Oczywiście z każdym wykresem można dalej pracować modyfikując dane i sam wykres. Możliwa jest zmiana jego typu i wyglądu, modyfikacja układu graficznego oraz formatowanie obszaru wykresu. Wizualizowanie danych w księgowości sprawia, że dostarczane przez księgowych liczby stają się dla przedsiębiorców wartościową informacją zarządczą. Zatem wizualizacja danych stanowi cenne wsparcie w podejmowaniu decyzji biznesowych, gdyż kadra zarządzająca dysponuje jasnymi, zrozumiałymi i jednoznacznymi danymi oraz wskaźnikami. Naturalnie wykresy to nie jedyny sposób na zwizualizowanie danych w Excel.

Formatowanie warunkowe

Innym sposobem na wizualizację danych w księgowości jest wykorzystanie formatowania warunkowego. Polega ono na zdefiniowaniu kryteriów, które pozwolą wyróżnić dane w poszczególnych komórkach. Zmienić można styl i kolor czcionki, jak również sposób obramowania komórki lub kolor jej wypełnienia. To prosty sposób, by wyróżnić istotne informacje. Korzystając z tej funkcji możemy na przykład na kolorowo wyodrębnić ujemne wyniki czy też wyróżnić kwoty przekraczające określoną wartość i podkreślić inne wartości spełniające przyjęte założenia. Formatowanie warunkowe można zastosować zarówno w przypadku poszczególnych komórek, zakresów, wierszy czy kolumn, jak również w przypadku tabel zwykłych i przestawnych. Zaletą tej metody wizualizacji danych jest możliwość tworzenia własnych reguł formatowania, tak aby spełnić indywidualne potrzeby.