Komu można powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych?

Rachunkowość to jeden z najważniejszych obszarów w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej, dlatego należy znaleźć odpowiedzialnego i zaufanego partnera. Komu zatem można bez obaw powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych? Pomocne może okazać się biuro rachunkowe. Zgodnie z ustawą Prawo przedsiębiorców, nie może być ono prowadzone jako działalność nierejestrowana. Biura takiego nie może też prowadzić osoba, która nie ma pełnej zdolności do czynności prawnych lub została skazana prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwa skarbowe, za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, jak również za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości. Legalnie działające biuro rachunkowe musi też być ubezpieczone w zakresie odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością. W ramach swojej działalności biuro rachunkowe może prowadzić księgi rachunkowe na podstawie dowodów księgowych, sporządzać sprawozdania finansowe, gromadzić i archiwizować dowody księgowe oraz dokumentację obsługiwanej firmy. Biuro rachunkowe może również ustalać i sprawdzać stan aktywów i pasywów, wyceniać je oraz ustalać wynik finansowy. Do zadań biur rachunkowych często należy obsługa kadrowo-płacowa czy doradztwo finansowe i podatkowe. Biuro rachunkowe reprezentuje też swoich klientów przed organami skarbowymi i jest zobowiązane do udostępnienia ksiąg rachunkowych oraz dowodów księgowych organom skarbowym prowadzącym kontrolę. Jest również zobligowane do udzielania wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli.

Odpowiedzialność biura rachunkowego

Przedsiębiorca, który chce skorzystać z możliwości powierzenia rachunkowości firmie zewnętrznej, musi ten fakt zgłosić właściwemu urzędowi skarbowemu. Czynność ta musi być wykonana w ciągu 15 dni od wydania ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu. Jednak to co istotne, przekazanie ksiąg rachunkowych nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialność za nie. Podobnie sytuacja wygląda w spółkach. W ich przypadku odpowiedzialność za księgi rachunkowe ponosi kierownik jednostki. Może nim być na przykład członek zarządu, wspólnik prowadzący sprawy spółki, likwidator, syndyk, zarządca sukcesyjny, ale roli tej nie może pełnić biuro rachunkowe. To, co się zmienia w przypadku współpracy z biurem rachunkowym to fakt, że kierownik jednostki nie poniesie odpowiedzialności bezpośredniej, lecz odpowiedzialność z tytułu nadzoru. Biuro rachunkowe nie ponosi również odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe, gdyż w dalszym ciągu ciążą one na podatniku, co wynika z przepisów Ordynacji podatkowej. Czy to wszystko oznacza, że biuro rachunkowe nie poniesie żadnej odpowiedzialności?

Niekoniecznie. Wszystko zależy od umowy zawartej pomiędzy przedsiębiorcą lub spółką a biurem rachunkowym. Kluczowe jest dokładne określenie obowiązków biura rachunkowego. Jeśli wymienione zadania nie zostaną wykonane lub zostaną wykonane w nienależyty sposób, to biuro rachunkowe będzie ponosiło odpowiedzialność zgodnie z obowiązującymi w kodeksie cywilnym przepisami. Tym samym odpowiedzialność biura rachunkowego oznacza konieczność naprawienia szkody wynikającej z niewykonania lub niewłaściwego wykonania przyjętych przez biuro zobowiązań, z wyjątkiem tych przypadków, gdy wynika to z niezależnych od niego czynników. Jeśli zatem biuro rachunkowe narazi przedsiębiorcę na konsekwencje z powodu niewykonania lub niewłaściwego wykonania obowiązków przyjętych przez nie, to przedsiębiorca może wystąpić na drodze cywilnej o odszkodowanie. Punktem odniesienia będzie w tym wypadku zawarta przez strony umowa.

Z racji tego, że na biurze rachunkowym ciąży odpowiedzialność odszkodowawcza, to musi ono posiadać wspomniane już ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za wyrządzone szkody. Tym samym odszkodowanie wypłaca ubezpieczyciel i przedsiębiorca nie musi się martwić ewentualną niewypłacalnością biura.

Warto też wiedzieć, że może zdarzyć się sytuacja, w której biuro rachunkowe będzie odpowiadać solidarnie z przedsiębiorcą za brak rzetelności w prowadzeniu ksiąg, co wynika z przepisów kodeksu karnego skarbowego. Dotyczy to jednak przestępstw lub wykroczeń skarbowych.