Kto jest zobowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych?

Z możliwości Jednolitych Plików Kontrolnych korzystają dziś wszystkie firmy w Polsce. W ten sposób są w stanie wysyłać do organów podatkowych odpowiednio przygotowane zestawienia transakcji. W kwestii JPK_KR jest to zestawienie ksiąg rachunkowych, czyli dokumentacji podatkowej, które zgodnie z prawem, w Polce prowadzić muszą:

• osobowe bądź kapitałowe spółki handlowe, spółki cywilne oraz inne osoby prawne (z wyłączeniem Narodowego Banku Polskiego oraz Skarbu Państwa),

• osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych oraz spółki jawne osób fizycznych pod warunkiem, że poprzedni rok obrotowy zakończyły z wynikiem ponad 2 000 000 EURO (w przeliczeniu na złotówki),

• jednostki organizacyjne działające na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, działalności ubezpieczeniowej etc.,

• gminy, powiaty, województwa oraz ich związki,

• oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorstw zagranicznych,

• niewymienione wyżej przedsiębiorstwa, które otrzymują dotacje lub subwencje z budżetu państwa, samorządu terytorialnego lub funduszów celowych. Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych szczegółowo określone zostały w rozdziale 2 ustawy o rachunkowości. W skrócie polegają one na prowadzeniu zbioru zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:

• dziennik,

• konta księgi głównej,

• konta ksiąg pomocniczych,

• zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej,

• wykaz aktywów i pasywów.

JPK dla ksiąg rachunkowych – zmiany w 2021 roku

Jeśli chodzi o zmiany w JPK_KR od 1 stycznia 2021 roku, nie wprowadzają one modyfikacji samej struktury i skupiają się jedynie na modyfikacji opisów niektórych elementów. Dotyczą one:

• węzła 10.5 (Nagłówek), gdzie zmodyfikowany został opis elementu DataWytworzeniaJPK,

• węzła 10.6 (Dziennik), gdzie zmodyfikowane zostały opisy dla elementów: Dziennik (węzeł), LpZapisuDziennika, NrZapisuDziennika, OpisDziennika, NrDowoduKsiegowego, RodzajDowodu, DataOperacji, DataDowodu, KodOperatora, OpisOperacji i DziennikKwotaOperacji.

Zakres zmian ograniczony jedynie do opisów, bez zmian w strukturze powoduje, że z początkiem 2021 roku nie było potrzeby aktualizacji oprogramowania do generowania Jednolitych Plików Kontrolnych.

Ważne informacje ws. struktury JPK_KR

Pracując na JPK_KR warto jednak znać strukturę pliku. W związku z tym poniżej podajemy najważniejsze informacje jej dotyczące. JPK_KR składa się z następujących zawartości:

• Nagłówek, gdzie znajdują się dane identyfikacyjne pliku,

• Podmiot, gdzie należy umieścić dane podmiotu, którego dotyczy jednolity plik kontrolny,

• ZOIS, czyli zestawienie obrotów i sald przedsiębiorstwa,

• Dziennik zawierający dokumenty dziennika księgowego za dany okres rozliczeniowy,

• DziennikCtrl, czyli sumy kontrolne dziennika,

• KontoZapis, gdzie znajdują się zapisy na kontach księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych,

• KontoZapisCtrl – sumy kontrolne tabeli KontoZapis.

Formatem zapisu JPK_KR jest format XML, w którym zawieramy odpowiednio sformatowane pola: - znakowe – pola alfanumeryczne o długości maksymalnie 256 znaków, kodowane w standardzie UTF-8,

• kwotowe – służące wpisywaniu kwot z dwoma miejscami po przecinku, z użyciem kropki (.) jako separatora,

• daty – podawane w formacie RRR-MM-DD,

• pole daty i czasu – zapisywane w formacie RR-MM-DDTGG:MM:SSZ, gdzie T jest oznaczeniem czasu, a Z odnosi się do sytuacji, gdy podajemy tzw. czas uniwersalny (UTC),

• NIP – pole zawierające NIP podmiotu, który wpisywany jest jako ciąg liczb, bez spacji i innych znaków rozdzielających.

Odpowiednie przygotowanie i wygenerowanie JPK_KR (odbywające się wyłącznie na wyraźne polecenie organu podatkowego) pozwala w szybkim czasie dostarczyć fiskusowi wszystkie wymagane dane niezbędne np. do przeprowadzenia kontroli. Po otrzymaniu zgłoszenia ze strony Urzędu Skarbowego, wygenerowanie i wysyłkę JPK_KR należy wykonać w terminie do 3 dni roboczych.