2021-01-25

Noty i faktury korygujące - w jakich okolicznościach wystawia się te dokumenty i czym się różnią?

Każdy błąd na fakturze sprzedaży musi być w odpowiedni sposób skorygowany przez uprawniony do tego podmiot. Jak wygląda to w praktyce i kiedy może być to nota, a kiedy faktura korygująca?

Prawo przewiduje dwa dokumenty, które umożliwiają dokonanie właściwej korekty faktury. Jest to nota korygująca i faktura korygująca. Ponieważ oba dokumenty pełnią tę samą rolę, są często ze sobą mylone lub traktowane jako ten sam dokument. Tymczasem istnieją między spore różnice. Zatem kiedy nota, a kiedy faktura korygująca będą zasadne?

Podmiot uprawniony do wystawienia dokumentu

Najważniejszym elementem, na który należy zwrócić uwagę jest podmiot, który wystawia dokument mający na celu skorygowanie faktury pierwotnej. Sprzedawca może wystawić jedynie fakturę korygującą, natomiast nabywca wyłącznie notę korygującą. Noty korygującej nie trzeba księgować i wystarczy ją podpiąć do nieprawidłowej faktury. W przypadku faktury korygującej sprawa jest bardziej złożona, bo wszystko zależy od tego, z jakiego powodu została wystawiona. Jeśli dotyczy danych formalnych, to można ją potraktować tak jak notę korygującą, jeśli jednak dokument koryguje błędy w poszczególnych pozycjach takich jak ceny, stawki VAT i innych, to należy go zaksięgować w ewidencji sprzedaży.

W jakich okolicznościach można wystawić notę korygującą?

Nota korygująca to dokument, którym można poprawić tylko niektóre błędne dane. Mowa o danych formalnych, określanych jako elementy opisowe faktury, takich jak pomyłki w adresie sprzedawcy lub nabywcy, błędy w numerze NIP, niewłaściwe daty lub terminy płatności, nieprawidłowe numery rejestracyjne pojazdów, złe oznaczenie towarów lub usług, których dotyczy faktura itp. Jest to zatem rozwiązanie odpowiednie dla drobnych błędów. W pozostałych przypadkach konieczne jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę. Warto przy tym wiedzieć, że nie ma określonego przez przepisy terminu na wystawienie noty korygującej. Można to zatem zrobić w dowolnym momencie. W takim dokumencie powinny się pojawić takie informacje, jak data wystawienia noty korygującej, dane podatnika i nabywcy, dane zawarte w fakturze pierwotnej, wskazanie treści, która podlega korekcie i prawidłowa treść. Dokument ten powinien być też wyraźnie oznaczony jako nota korygująca. Trzeba pamiętać również o tym, że nota korygująca musi być zaakceptowana przez wystawcę faktury pierwotnej. Potwierdzenie może być złożone w formie pisemnej lub elektronicznej.

Wystawianie i księgowanie faktury korygującej

Z pomocą faktury korygującej można skorygować wszelkie rodzaje błędów. Dlatego może być ona wystawiona w przypadku stwierdzenia pomyłek w cenie, w stawce podatku, w kwocie podatku od towarów i usług, a także w przypadku udzielenia rabatu, opustu lub obniżki, zmieniających pierwotne ceny. Jest to też dokument wystawiany w momencie zwrotu towarów, a także zwrotu zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat, które podlegają opodatkowaniu. Co ważne, jeśli pomyłka dotyczy błędu rachunkowego, złej ceny, nieprawidłowo wyliczonej kwoty podatku VAT itp., to należy zaksięgować fakturę korygującą cofając się do okresu, kiedy wystawiono pierwotną fakturę. Jeśli jednak faktura korygująca dotyczy udzielenia upustu, rabatu czy też zwrotu towaru, to księguje się ją w bieżącym okresie rozliczeniowym. W przypadku podwyższenia podatku VAT należy dokonać korekty podatku należnego, nawet jeśli podatnik nie otrzyma potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Jednak w sytuacji, gdy korekta dotyczy obniżenia podatku VAT, sprzedawca musi uzyskać potwierdzenie odbioru faktury korygującej. Akceptacja korekty może zostać wyrażona przez zwrotne potwierdzenie odbioru dołączone do listu poleconego, ale też przez pisemne potwierdzenie odbioru, fax lub e-mail z akceptacją korekty bądź też odesłanie faktury korygującej z podpisem oraz datą odbioru. Oczywiście faktura korygująca może, podobnie jak nota korygująca, poprawiać błędy formalne. W tym wypadku nie musi być księgowana i wystarczy podpięcie jej do faktury pierwotnej.