2020-09-18

Jak rozliczać zagraniczne faktury?

Rozliczanie faktur kosztowych z zagranicy, szczególnie jeśli mamy z nimi do czynienia sporadycznie, może nastręczyć pewnych trudności. Jak zatem rozliczać zakupy towarów i usług od dostawców z Unii Europejskiej oraz spoza Wspólnoty?

Towar czy usługa?

Pierwszym krokiem do prawidłowego rozliczenia faktur zagranicznych jest ustalenie czy zakup dotyczy towaru czy usługi. Jest to niezwykle ważne, gdyż w stosunku do zakupu towarów stosuje się inne przepisy niż do zakupu usług. I choć rozróżnienie wydaje się oczywiste, to w praktyce może być kłopotliwe. Dlaczego? Ponieważ przykładowo program komputerowy w wersji pudełkowej będzie towarem, ale taki sam program dostarczany klientowi w wersji online będzie już usługą. Analogicznie będzie z e-bookami i tradycyjnymi książkami. Z kolei pieniądze, które co do zasady nie są towarami i jedynie bywają przedmiotem świadczenia usług, choćby w przypadku usługi wymiany walut, stają się towarem, gdy nabierają wartości numizmatycznej! Oczywiście takich przykładów budzących wątpliwości można znaleźć znacznie więcej. Generalnie w rozumieniu ustawy o VAT towarami są rzeczy oraz ich części, a więc przedmioty materialne, w tym nieruchomości i grunty. Za towary uznaje się też wszelkie postacie energii, a więc chociażby energię elektryczną, cieplną, chłodniczą itp. Innymi słowy sprzedaż towarów umożliwia faktyczne dysponowanie danym towarem, a więc czymś, co ma charakter materialny. Z kolei świadczenie usług, to według wspomnianej ustawy, wszelkie świadczenia, które nie stanowią dostawy towarów.

Import usług

Z zakupem usług z zagranicy mamy do czynienia, gdy podmiot świadczący usługę ma siedzibę firmy poza granicami naszego kraju, a odbiorca usługi ma siedzibę firmy lub miejsce zamieszkania w Polsce. Zgodnie z przepisami, w przypadku importu usług, podatek VAT w większości sytuacji rozlicza w swoim kraju ta firma, która dokonuje zakupu. W tym wypadku czynni podatnicy VAT muszą wykazać zakup usługi w deklaracji VAT-7 lub VAT-7K po stronie podatku należnego i naliczonego. Oczywiście kwotę faktury można zaliczyć do kosztów podatkowych na standardowych zasadach. Z kolei podatnicy zwolnieni z VAT muszą zapłacić podatek VAT od zakupionej za granicą usługi oraz wykazać go na deklaracji VAT-9M. Wówczas kwota podatku VAT również będzie kosztem uzyskania przychodów. Rozliczanie VAT przy imporcie usług spoza UE obowiązują dokładnie te same zasady, jak przy imporcie usług z krajów UE. Co ważne, zarówno czynni podatnicy VAT, jak i ci, którzy są zwolnieni z VAT, przed zakupem usług od firm z państw Unii Europejskiej muszą zarejestrować się jako podatnicy VAT UE. Jest to informacja, że podatnik chce dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych. W tym celu należy złożyć osobiście, elektronicznie lub listownie w urzędzie skarbowym formularz VAT-R. W tym momencie urząd skarbowy nadaje podatnikowi europejski NIP z przedrostkiem PL.

Usługi zaliczane do wyjątków

Od opisanych wyżej zasad istnieją jednak pewne wyjątki. Opodatkowaniu VAT w Polsce nie podlegają usługi związane z transportem, w tym transportem pasażerów lub krótkoterminowym wynajmem środków transportu. Do wyjątków zalicza się też usługi zakwaterowania w obiektach hotelowych oraz usługi związane z nieruchomościami. Podobnie wygląda sytuacja w przypadku usług gastronomicznych i cateringowych. Wyjątek stanowią też wszelkie bilety wstępu na targi, wystawy, imprezy kulturalne, sportowe, edukacyjne, naukowe itd. Tym samym, będąc w zagranicznej podróży służbowej, nie trzeba się martwić o rozliczanie podatku VAT w Polsce za usługi hotelowe, restauracyjne, transportowe etc. Oczywiście uzyskane faktury można wliczyć w koszty prowadzenia działalności na ogólnych zasadach.

Import towarów

Podczas rozliczania faktur za towary zakupione w ramach transakcji międzynarodowych kluczowe jest rozróżnienie podatników na tych, którzy są czynnymi płatnikami VAT i tymi, którzy są z jego płacenia zwolnieni. Czynni płatnicy VAT wszystkie transakcje w ramach wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) i należny od nich podatek VAT wykazują w deklaracji VAT-7 lub VAT-7K. Podatek należy wykazać jako podatek należny i naliczony, dzięki czemu nie dochodzi do podwójnego opodatkowania zakupów. W tym wypadku, podobnie jak w przypadku usług świadczonych w ramach wewnątrzwspólnotowych transakcji, podatnicy muszą złożyć deklarację VAT-UE. Podatnicy korzystający ze zwolnienia z podatku VAT w zakresie sposobu rozliczania są uzależnieni od kwoty nabytych przez nich w danym roku towarów za granicą. Jeśli kwota ta nie przekroczy 50 tys. zł to podatnik nie ma dodatkowych obowiązków wynikających z przepisów podatkowych. Jednocześnie faktury za nabyte towary można wliczyć do kosztów prowadzenia działalności. Jeśli jednak kwota nabytych za granicą towarów w danym roku przekroczy limit 50 tys. zł, to podatnik ma w tym momencie obowiązek zarejestrowania się na potrzeby VAT-UE i rozlicza zakup towarów na dokładnie tych samych warunkach, co zakup usług od zagranicznych kontrahentów. Tym samym podatnik odprowadza w Polsce podatek VAT. W przypadku rozliczania VAT w imporcie towarów z państw trzecich, a więc nie należących do Unii Europejskiej, podstawową procedurą jest zgłoszenie celne na druku SAD lub PZC. Dokumenty te są podstawą do odliczenia VAT i rozliczenia faktur zagranicznych. Podatek VAT od importu towarów można też rozliczyć w deklaracji VAT-7, jednak dotyczy to wyłącznie tych, którzy stosują uproszczone procedury celne. Żeby jednak móc skorzystać z takich uprawnień trzeba spełniać określone przepisami warunki. Vatowcy naliczony przy imporcie towarów podatek VAT mogą odliczyć w takim zakresie, w jakim zakupione towary będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. Z kolei Nievatowcy nie mają możliwości odzyskania zapłaconego podatku VAT, ale mogą zapłacony od importowanych towarów podatek rozliczyć jako koszt uzyskania przychodów.