Obowiązujące przepisy

Przypomnijmy, że zgodnie z polskim prawem, wymiar urlopu wypoczynkowego to 20 dni dla zatrudnionych krócej niż 10 lat i 26 dni, dla pracujących co najmniej 10 lat. Okres ten może wydawać się długo, jednak warto pamiętać, że w te lata wlicza się również edukacja. Są to 3 lata dla absolwentów szkoły zasadniczej i zawodowej, 4 lata w przypadku ukończenia szkoły średniej ogólnokształcącej, 6 lat dla pracowników, którzy ukończyli szkoły policealne i 8 lat dla absolwentów szkół wyższych. Osoby, które podjęły pierwszą pracę w trakcie roku kalendarzowego nabywają prawo do wypoczynku każdego miesiąca w wymiarze 1/12 urlopu, który przysługuje po przepracowaniu roku. Niewykorzystany urlop należy wykorzystać najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Ponadto na pracodawcy ciąży obowiązek opracowania planu urlopowego, który ma za zadanie określić terminy urlopów wypoczynkowych obowiązujące w zakładzie pracy. Plan ten ustala on biorąc pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zachowania normalnego toku pracy. Plan urlopów jest wiążący zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy, jednak nie oznacza to, że strony mają bezwzględny obowiązek rozpoczęcia urlopu we wskazanych w terminie. Możliwe jest jego przesunięcie, jednak tak owe może nastąpić na skutek czasowej niezdolności pracownika do pracy w związku z chorobą, w razie powołania pracownika na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe czy z powodu rozpoczęcia urlopu macierzyńskiego. Pracodawca może również przesunąć urlop na wniosek pracownika lub z powodu szczególnych potrzeb przedsiębiorstwa, jednak w tym ostatnim przypadku jest to możliwe tylko wtedy, gdy nieobecność pracownika spowodowałaby duże zakłócenia w toku pracy. Funkcjonowanie planu urlopowego nie zwalnia pracownika z konieczności uzyskania zgody pracodawcy na rozpoczęcie urlopu, nawet jeśli jego termin wynika z tego planu. Tworząc plan urlopowy trzeba pamiętać, że nie uwzględnia się w nim czterech dni urlopu udzielanego na żądanie przysługującego każdemu pracownikowi z puli urlopu wypoczynkowego. Istotne jest także, by przynajmniej jedna część urlopu wypoczynkowego nie była krótsza niż 14 dni kalendarzowych. Co ważne, pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu wypoczynkowego pracownikowi, który wnioskuje o jego udzielenie bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego lub innego urlopu wynikającego z uprawnień rodzicielskich. Planu nie trzeba robić, jeśli wyraziły na to zgodę związki zawodowe lub jeśli w danym przedsiębiorstwie takie związki nie działają. W tym wypadku pracodawca ustala termin urlopów w porozumieniu z pracownikiem. Pracodawca może nakazać wykorzystanie przysługującego urlopu wypoczynkowego jedynie wtedy, gdy pracownik znajduje się w okresie wypowiedzenia. Nie może tego zrobić w żadnej innej sytuacji. Niemożliwe jest również zmuszenia pracownika do skorzystania z urlopu bezpłatnego – ten jest udzielany wyłącznie na wniosek pracownika, a jego długość jest nielimitowana.

Urlopy a pandemia koronawirusa

Wyjątkowa sytuacja, jaka nastąpiła z powodu pandemii koronawirusa nie tylko pokrzyżowała wielu osobom wakacyjne plany, ale też wymusiła wprowadzenie pewnych zmian. Możemy się spodziewać, że kierunki na wakacje w tym roku będą inne niż dotychczas. Z pewnością wiele osób, jeśli zdecyduje się na wyjazd, wybierze odpoczynek na łonie natury lub bardziej kameralne miejscowości i hotele aniżeli kurorty, aby unikać ogromnych skupisk ludzi. Tarcza antykryzysowa umożliwiła pracodawcom nakazanie pracownikom wykorzystania zaległego. Zgodnie z uzasadnieniem do tarczy antykryzysowej 4.0, w okresie pandemii pracownicy nie będą zainteresowani wykorzystywaniem urlopu, choćby na skutek ograniczeń związanych z dystansowaniem społecznym, a tym samym w przyszłości może nastąpić kumulacja urlopów. Stąd prawo pracodawcy do wysyłania pracowników na zaległy wypoczynek. Przy czym firma może jednostronnie udzielić maksymalnie 30 dni urlopu wypoczynkowego, niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach. Za zgodą pracowników, bieżący urlop wypoczynkowy mógł zostać wykorzystany w okresie izolacji, choć pracodawca nie może przymusowo wysłać pracownika na bieżący urlop. Chyba, że termin wypoczynku przypadający na czas społecznej izolacji był zaplanowany w planie urlopowym. Wtedy pracodawca mógł wymagać wykorzystania zgłoszonego wcześniej urlopu. Z drugiej strony pracodawca może także odmówić zgody na urlop po okresie zamrożenia gospodarki, jeśli będzie duże zapotrzebowanie na pracę i konieczność odpracowania strat poniesionych przez firmę. Co więcej, zgodnie z prawem pracodawca może zapowiedzieć, że nie będzie udzielał urlopów wypoczynkowych w okresie wakacyjnym. Jest to możliwe na podstawie art. 164 kodeksu pracy, który przewiduje, że przesunięcie urlopów, które co do zasady powinny być wykorzystane w okresie letnim, jest możliwe z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy. Pracodawca może również w praktyce wielokrotnie przesuwać terminy urlopów, jeśli przemawiają za tym uzasadnione przyczyny. Ostatecznie jednak urlop musi zostać udzielony w tym samym roku kalendarzowym, gdyż nie można pozbawić pracownika prawa do urlopu wypoczynkowego, jeśli o niego wnioskuje.

Planowanie urlopu - papierowe wnioski vs narzędzia systemowe

Specyfika aktualnej sytuacji, w tym zalecenia do wykonywania obowiązków służbowych w trybie pracy zdalnej utrudniają komunikację i przepływ informacji. Dlatego rekomendowane są rozwiązania umożliwiające elektroniczny obieg dokumentów. Tym samym dokumenty związane z urlopami, w tym plany i wnioski warto sporządzać w formie cyfrowej. Jest to rozwiązanie bezpieczniejsze z punktu widzenia ochrony zdrowia, a także wygodne i przejrzyste. Umożliwia to oprogramowanie ERP dla biznesu, na przykład enova365. W takim systemie, korzystając ze specjalnych pulpitów pracownika, pracownicy sami składają wnioski drogą elektroniczną zaledwie w kilka chwil. Nie tylko dotrą one do odpowiednich osób z działu HR, ale system przygotuje harmonogram pracy w oparciu o zaakceptowane wnioski urlopowe. System daje między innymi pełną kontrolę nad urlopami, co ułatwia modyfikowanie planu urlopowego w oparciu o aktualną sytuację. Korzystanie z dedykowanych narzędzi to więc oszczędność papieru na wypełnianie wniosków, jak i czasu, który jest bezcenny.