Z racji rosnącej konkurencji wśród biur rachunkowych dużo mówi się o tym, co takie firmy oferują swoim klientom. Często zapomina się jednak, że klient biura też ma wobec niego pewne zobowiązania. Wśród nich jest terminowe dostarczanie dokumentów oraz przekazywanie rzetelnych informacji. I choć ostatecznie to klient odpowiada za wszelkie błędy niezawinione przez biuro, to nikomu nie jest potrzebne zamieszanie podczas ewentualnych kontroli. O co należy więc zadbać?

Przejrzysta umowa

Podstawą dobrej współpracy pomiędzy biurem rachunkowym a zleceniodawcą jest zawarcie umowy, która w transparentny sposób określa obowiązki stron, niezbędne do realizacji objętych umową usług świadczonych przez zleceniobiorcę. Na samym początku warto przyjrzeć się organizacji firmy i jej indywidualnym potrzebom, a także poznać specyfikę jej działalności. Już na etapie rozpoczynania współpracy trzeba porozmawiać o oczekiwaniach stron i obowiązujących procedurach. Niekiedy nastawienie właściciela i kierownictwa firmy w pewien sposób wyklucza prowadzenie satysfakcjonującej współpracy i w tym wypadku należy przemyśleć, czy warto podejmować się zlecenia. Bo choć pozyskanie nowego klienta bardzo się liczy, to jednak nie zawsze za wszelką cenę. Tym bardziej, że traktowanie biura rachunkowego bez należytej staranności oraz nieterminowe dostarczanie dokumentów dezorganizuje pracę, wymusza pośpiech i sprzyja pomyłkom. Podejmując się prowadzenia rachunkowości, należy od razu ustalić z klientem, jakie dokumenty i informacje ma dostarczać zleceniobiorca, w jakiej postaci powinien je przekazywać, kiedy powinien doręczać je do biura i wreszcie – kto z ramienia klienta będzie za to odpowiedzialny.

Wprowadzenie regulaminu lub oświadczeń

Dobrym pomysłem jest też spisanie regulaminu, który określa najważniejsze reguły współpracy z biurem rachunkowym. Poszczególne zapisy powinny w czytelny sposób informować, jaki jest zakres usług biura, jakie obowiązki leżą po stronie klienta, jak wyglądają zasady przekazywania dokumentów do biura, w jaki sposób można komunikować się ze zleceniobiorcą. W regulaminie warto poruszyć także kwestię zakresu odpowiedzialności biura. Klient musi mieć świadomość, że biuro nie odpowiada na przykład za księgowanie fałszywych faktur, które nie dokumentują rzeczywistych transakcji gospodarczych. Wszystko dlatego, że księgowy nie ma prawnych możliwości weryfikacji otrzymanych dowodów księgowych i tym samym nie ponosi za ich księgowanie odpowiedzialności. Klienci powinni też wiedzieć, że biuro rachunkowe ma obowiązek zawiadamiania Generalnego Inspektora Informacji Finansowej o transakcjach budzących podejrzenia w zakresie prania brudnych pieniędzy lub finansowania terroryzmu. A zatem to klient, a nie biuro rachunkowe, odpowiada za ewentualną nieuczciwość. Innym sposobem na pozyskiwanie wiarygodnych informacji od klientów jest wprowadzenie oświadczeń, które musi podpisać klient rozpoczynając współpracę z biurem. W takim oświadczeniu klient zobowiązuje się do starannego i terminowego wypełniania swoich powinności, w tym do przekazywania informacji zgodnych ze stanem faktycznym.

Sprawny obieg dokumentów

Oczywiście odpowiedzialnością za trudności w komunikacji i wymianie informacji na linii klient – księgowy, nie można obarczać wyłącznie klientów. W końcu są to przedsiębiorcy, na których ciąży wiele bieżących spaw i nie zawsze pamiętają lub nie zawsze mają czas, by pomyśleć o realizacji obowiązków wynikających ze współpracy z biurem rachunkowym. Ostatecznie nie po to zlecają obsługę księgowo-rachunkową zewnętrznej firmie, aby musieć się w szczególny sposób angażować. Stąd niechęć do poświęcenia czasu na osobiste dostarczanie faktur, na bezpośrednie spotkania z księgowym lub dojeżdżanie do biura, aby uzyskać informacje na temat danych finansowych swojej firmy, jest zupełnie naturalna. Dlatego dobrą praktyką jest wprowadzanie ułatwień w zakresie obiegu dokumentów i informacji pomiędzy klientem a księgowymi. Elektroniczny obieg dokumentów staje się już standardowym rozwiązaniem w polskich przedsiębiorstwach i biura rachunkowe nie mogą pozostawać w tyle. Wdrażanie dedykowanych biurom rachunkowym rozwiązań informatycznych, które ułatwiają wymianę informacji i obieg dokumentów w wersji elektronicznej upraszcza współpracę, a do tego jest niezaprzeczalnym atutem biura rachunkowego na konkurencyjnym rynku. Podstawą są systemy do zarządzania korespondencją, systemy umożliwiające dostęp online do dokumentacji oraz pozwalające na elektroniczny obieg dokumentów, programy umożliwiające prowadzenie elektronicznych teczek osobowych i wiele więcej. Takie rozwiązania nie tylko usprawniają prace, ale też niwelują ryzyko zgubienia dokumentacji, umożliwiają jej odtworzenie, ograniczają ryzyko błędów, a także usprawniają przebieg kontroli. Sprawdż sprawdzone rozwiązania systemowe.