Prowadzenie działalności gospodarczej w mieszkaniu – formalności

Chcąc zarejestrować jednoosobową działalność gospodarczą w mieszkaniu w większości przypadków nie trzeba informować wspólnoty mieszkaniowej o takim zamiarze. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy przedsiębiorca zamierza uruchomić w nim punkt usługowy, a więc na przykład salon kosmetyczny czy gabinet masażu. To co jednak należy zrobić to zgłoszenie w starostwie zmiany sposobu użytkowania części bądź całości lokalu. W zgłoszeniu tym przedsiębiorca musi opisać, jak wyglądał dotychczasowy sposób użytkowania lokalu i jak zmieni się on po zarejestrowaniu tam firmy. Do zgłoszenia należy dołączyć opis oraz rysunek, przedstawiające zarówno lokalizację budynku, jak i sąsiadujących z nim innych budynków, charakterystykę nieruchomości, a także oświadczenie, że przedsiębiorca ma prawo do dysponowania przeznaczeniem nieruchomości. Do tego konieczne jest dołączenie zaświadczenia prezydenta miasta, burmistrza lub wójta o tym, że planowany sposób użytkowania lokalu jest zgodny z miejscowym planem zagospodarowania terenu. Trzeba również przygotować ekspertyzę techniczną i wszelkie pozwolenia związane z prowadzeniem konkretnej firmy. Oczywiście nie trzeba tego wszystkiego robić, jeśli do zmian w użytkowaniu lokalu nie dochodzi. Samą działalność rejestrujemy w CEIDG według standardowej procedury, bez względu na to, gdzie się ona będzie mieścić.

Działalność gospodarcza w mieszkaniu – koszty

Jak wiadomo, wykorzystanie własnego mieszkania na potrzeby prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej wiąże się z redukcją kosztów, które musiałyby zostać przeznaczone na wynajem i utrzymanie dodatkowego lokalu. To jednak nie wszystko, bowiem w tym wypadku można część wydatków na mieszkanie uwzględnić jako koszt uzyskania przychodu. Należy jednak pamiętać, że kosztami uzyskania przychodu są te wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia ich źródła. Oznacza to, że nie wszystkie wydatki na mieszkanie można wliczyć w koszty. Jak rozliczyć koszty prowadzenia firmy w mieszkaniu?

Czynsz i media

Priorytetem jest rozdzielenie kosztów prywatnych od tych, które są związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Jak to zrobić? Podatnik powinien określić w oświadczeniu, jaka część nieruchomości rzeczywiście służy prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Na tej podstawie przedsiębiorca może, w odpowiedniej proporcji, zaliczyć poniesione wydatki do kosztów podatkowych. Mowa o takich opłatach jak czynsz, energia elektryczna, ogrzewanie, gaz, ścieki, wywóz nieczystości czy też woda. Proporcjonalnie do wydzielonej powierzchni można zaliczyć do kosztów również ubezpieczenie OC lokalu mieszkalnego. Jednocześnie fiskus nie wymaga wyodrębnienia konkretnego pomieszczenia na potrzeby prowadzenia działalności, jak to miało miejsce w przeszłości. Przeciwnie, nie warto tego robić, bo wydzielone pomieszczenie staje się powierzchnią użytkową, co należy zgłosić do urzędu i wówczas trzeba liczyć się z wyższym podatkiem od nieruchomości. Kluczowy jest więc współczynnik metrażowy. Inną możliwością jest założenie osobnych liczników w celu pomiaru rzeczywistego zużycia mediów.

Telefon i internet

Inaczej wygląda rozliczenie kosztów poniesionych na internet i telefon. Najlepszą opcją jest ustalanie rzeczywiście poniesionych kosztów na podstawie szczegółowych bilingów. Dzięki temu przedsiębiorca może określić, które połączenia zostały wykonane na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej. Oczywiście w praktyce może to się okazać dość trudne ze względu na ilość połączeń. Jednocześnie trzeba pamiętać, że nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów abonamentu za telefon używany do celów prywatnych, ponieważ jest to koszt ponoszony stale, bez względu na to czy telefon jest wykorzystywany do celów służbowych czy nie. Chcąc zaliczać abonament za telefon do kosztów firmowych należy założyć osobny numer telefonu. Podobnie jest, jeśli chodzi o łącze internetowe. W tym wypadku również najlepiej założyć osobne łącze. Taki wydatek będzie wtedy udokumentowany odrębną fakturą na dane firmowe.

Kredyt za zakup mieszkania

Przedsiębiorca może także wliczać w koszty odsetki od kredytu hipotecznego, proporcjonalnie do powierzchni wykorzystywanej na potrzeby działalności gospodarczej. W tym wypadku można zaliczyć wyłącznie zapłacone już odsetki od spłacanych kredytów, a do tego należy część mieszkania wykorzystywaną do prowadzenia działalności zaliczyć do ewidencji środków trwałych.

Wyposażenie mieszkania

Naturalnie przedsiębiorca, z racji prowadzenia działalności gospodarczej, może potrzebować zakupu różnego rodzaju sprzętów i mebli. Wszystkie te rzeczy, takie jak komputery, urządzenia biurowe, biurka, krzesła oraz pozostałe meble np. biurowe, mogą zostać w całości zaliczone jako koszt uzyskania przychodu, ale jedynie w sytuacji, gdy będą one służyć wyłącznie celom zawodowym. Księguje się je standardowo, na podstawie otrzymanych faktur. Trzeba też pamiętać, że przynajmniej część z nich spełni definicję środków trwałych i będzie musiała zostać ujęta w ewidencji, a następnie będzie trzeba te koszty amortyzować.

Remonty

A czy remont mieszkania również można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu? Okazuje się, że tak. Tutaj, podobnie jak w przypadku czynszu i mediów, kluczowy jest współczynnik metrażowy. Wszystkie wydatki takie jak media lub czynsz, związane z użytkowaniem mieszkania na potrzeby działalności gospodarczej, należy ująć w księdze przychodów i rozchodów jako pozostałe wydatki. Koszty internetu i połączeń telefonicznych, ustalane na bazie bilingów, trzeba ewidencjonować z pomocą dowodu wewnętrznego, wraz z opisem sposobu wyliczeń i z załączeniem wspomnianych bilingów. Zaliczanie wydatków ponoszonych na mieszkanie do kosztów uzyskania przychodu nie jest zbytnio skomplikowane i może pomóc obniżyć należny podatek. Warto jednak wyodrębniać powierzchnię i liczyć wydatki zgodnie z prawdą – inaczej mogą zostać szybko zakwestionowane.