Nowe przepisy

Przypomnijmy, że w ramach nowelizacji przepisów, wprowadzono kilka istotnych zmian. Jedną z najbardziej istotnych jest oczywiście możliwość przejścia na elektroniczną formę prowadzenia akt osobowych pracowników. Ale na tym nie koniec. Do ważnych zmian należy również skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych. W przypadku pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania dokumentów pracowniczych będzie wynosić 10 lat licząc od momentu ustania stosunku pracy. Teczki pracowników przyjętych do pracy od 1 stycznia 1999 roku, ale przed 1 stycznia br. pracodawca również będzie mógł przechowywać 10 lat, o ile złoży w ZUS raport informacyjny z danymi niezbędnymi do wyliczenia emerytury lub renty pracowników. W pozostałych przypadkach obowiązuje dawny okres 50 lat. Zmieniło się również to, że po w/w okresie przechowywania teczek pracowniczych pracodawca ma bezwzględny obowiązek zniszczenia akt osobowych. Bardzo ważną zmianą jest też konieczność dzielenia akt osobowych na cztery, a nie na trzy, części. „Część A” obejmuje dokumenty wynikające z etapu ubiegania się o zatrudnienie, „część B” dotyczy etapu nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia, „część C” dotyczy ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub innej określonej odrębnymi przepisami i „część D” gromadzi dokumenty wynikające z ustania stosunku pracy.

Digitalizacja dokumentów kadrowych

Zgodnie z obowiązującymi przepisami każdy pracodawca ma prawo wyboru formy, w jakiej chce prowadzić teczki pracownicze. Jeśli zdecyduje się na e-teczki pracownicze to akta wszystkich pracowników muszą zostać zarchiwizowane w tej właśnie formie. Oczywiście digitalizacja takich dokumentów wymaga sporego nakładu pracy, szczególnie w dużych firmach. Najłatwiej radzą sobie z tym te firmy, które już od dłuższego czasu prowadziły teczki pracownicze w dwóch formatach.

Digitalizacja dokumentów kadrowych wymaga szczególnie w początkowej fazie dużego nakładu pracy i trzeba liczyć się z pewnymi kosztami, lecz szybko można zauważyć korzyści takiego rozwiązania. E-teczki pracownicze to przede wszystkim wyższy komfort i lepsza jakość pracy działu kadr, oszczędność papieru i materiałów biurowych, a także oszczędność powierzchni pod archiwa. Do tego dochodzi łatwiejsze przeszukiwanie teczek i aktualizowanie ich o nowe dokumenty. Nie bez znaczenia jest też wzrost bezpieczeństwa przechowywania dokumentów pod kątem ich zniszczenia, zagubienia czy też wyciekiem danych. I choć o bezpieczeństwo e-dokumentów również należy starannie zadbać, to jest to łatwiejsze i tańsze niż zabezpieczanie dokumentów w tradycyjnej wersji papierowej.

Mając w perspektywie niższe koszty, oszczędność czasu i znaczne usprawnienie pracy warto jak najwcześniej zacząć wprowadzać e-teczki pracownicze.

Jak zdigitalizować dokumentację pracowniczą?

Chcąc prowadzić akta osobowe pracowników w formie elektronicznej, wszystkie dokumenty papierowe muszą zostać zeskanowane i opatrzone podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią pracodawcy, ewentualnie upoważnionej do prowadzenia dokumentacji kadrowej osoby. Zeskanowane dokumenty papierowe należy wprowadzić do programu dedykowanego obsłudze e-dokumentacji. Dostępnych jest wiele różnych systemów pozwalających cyfryzować akta pracownicze zgodnie z wymogami ustawy i rozporządzeniem dotyczącym dokumentacji pracowniczek obowiązującym od 1 stycznia 2019 roku, dlatego każda firma może znaleźć odpowiedni program do swoich potrzeb.

Cyfryzacja biznesu

Trend związany z cyfryzacją biznesu staje się coraz silniejszy. Dlatego e-teczki pracownicze, choć obecnie dobrowolne, z czasem mogą stać się obowiązkowe. Dlatego bez wątpienia im wcześniej pracodawcy zaczną wdrażać e-teczki pracownicze tym lepiej. Z pewnością pomoże to zapanować nad kolejnymi zmianami, które mogą pojawić się w kolejnych latach. E-teczki będą stanowić pełną bazę wiedzy o każdym pracowniku, pozwolą one na łatwiejszy obieg dokumentów, zmniejszenie kosztów archiwizacji. Pracownik będzie miał także łatwiejszy wgląd do swoich dokumentów, bez konieczności drukowania i archiwizowania każdego z nich.