Czym jest duplikat faktury VAT?

Duplikat faktury VAT to dokument wystawiany – zgodnie z art. 106l ust. 1 ustawy o VAT – zazwyczaj w momencie, gdy oryginalna faktura uległa zniszczeniu lub zaginęła. Możliwość jej wystawienia powstaje w momencie zgłoszenia takiej potrzeby przez nabywcę i może zostać przeprowadzone jedynie na dane zawarte w dokumencie pierwotnym. Dotyczy to m.in. numeru NIP nabywcy, adresu jego siedziby, a także produktów/usług wyszczególnionych na fakturze wraz z należnymi ilościami, wartościami, stawkami podatków etc. W momencie, gdy następuje konieczność zmiany którejkolwiek danej na fakturze pierwotnej, do duplikatu należy wystawić następnie korektę.

Tym, co wyróżnia duplikat faktury VAT od faktury oryginalnej jest słowo DUPLIKAT umieszczone w widocznym miejscu dokumentu.

Jak rozliczyć duplikat faktury VAT?

Pod względem formalnym, duplikat faktury VAT rozlicza się w identyczny sposób, jak fakturę pierwotną. Zgodnie z przepisami obowiązującymi w Polsce należy to zrobić w miesiącu lub kwartale jej wystawienia (w zależności od wybranego sposobu rozliczania VAT) lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. Gdyby rozliczenie w takim terminie nie było możliwe, przepisy ustawy o VAT pozwalają na rozliczenie podatku w okresie kolejnych 5 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym faktura została wystawiona). W tym celu należy złożyć stosowną korektę za okres, w którym miało nastąpić owo rozliczenie.

Duplikat faktury VAT a moment odliczenia podatku

W sytuacji, w której otrzymujemy duplikat faktury VAT musimy być świadomi tego, jaki moment odliczenia VAT jest dla nas właściwy.

Przepisy dotyczące faktur duplikatów jasno wskazują, że w przypadku, gdy otrzymaliśmy fakturę pierwotną, ale uległa ona zagubieniu, otrzymanie duplikatu zobowiązuje nas do rozliczenia wartości dokumentu w dacie powstania faktury pierwotnej. W tym celu, jeśli deklaracja za dany okres została już złożona, musimy złożyć odpowiednią korektę.

Z kolei otrzymanie duplikatu faktury w sytuacji, w której nie otrzymaliśmy wcześniej pierwotnego dokumentu uprawnia nas do rozliczenia podatku w dacie powstania duplikatu lub w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych (zgodnie z brzmieniem art. 86 ust. 10 pkt 1 i ust. 11 ustawy o VAT).

Duplikat faktury VAT a przedawnienie prawa do odliczenia

W wcześniejszej części artykułu wspomnieliśmy, że rozliczenie VAT możliwe jest maksymalnie do 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił moment odliczenia podatku. Co się stanie, gdy z jakichkolwiek powodów przekroczymy ten okres?

Zgodnie z indywidualną interpretacją Dyrektora Informacji Skarbowej z 26 października 2018 roku (sygnatura 0113-KDIPT1-1.4012.577.2018.2.MSU) nie ma możliwości rozliczenia duplikatów faktury VAT, jeśli wcześniej otrzymaliśmy fakturę pierwotną i minął 5 letni termin rozliczenia podatku.

Podsumowanie

Duplikat faktury VAT wystawiany jest w sytuacji, w której oryginał dokumentu został zniszczony, zagubiony lub z niewyjaśnionych przyczyn nie trafił do adresata. W momencie wystawienia duplikatu wciąż możliwe jest jego rozliczenie (a co za tym idzie, odliczenie wartości faktury od podatku) w terminie kolejnych dwóch okresów rozliczeniowych od daty jego powstania (gdy nie otrzymaliśmy faktury pierwotnej) lub w dacie powstania faktury pierwotnej (gdy została przez nas w jakikolwiek sposób utracona).

Faktury będące duplikatem jesteśmy w stanie rozliczyć w terminie do 5 lat od momentu powstania obowiązku podatkowego. W tym celu musimy złożyć w Urzędzie Skarbowym stosowną deklarację za okres, którego dotyczy wystawiona faktura pierwotna.