2019-04-25

Ustrukturyzowane e-sprawozdania finansowe - jak je sporządzić i złożyć?

Sprawozdania finansowe, jako ostatni element cyklu rachunkowości finansowej, zawsze musiało spełniać podstawowe warunki formalne, ale zgodnie z najnowszymi przepisami, sposób sporządzania i składania sprawozdań został ujednolicony. Ma to ułatwić dostęp do sprawozdań finansowych podmiotów gospodarczych, a ponadto ułatwić korzystanie z nich urzędnikom, wierzycielom, inwestorom i innym użytkownikom sprawozdań.

Przygotowanie sprawozdania finansowego

Sprawozdanie finansowe pozwala w uporządkowany sposób przedstawić sytuację finansową oraz finansowe wyniki podmiotów gospodarczych. Do sporządzenia sprawozdań są zobligowani podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe oraz jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, jeśli nie sporządzają sprawozdań według Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej.

Sprawozdania finansowe muszą być sporządzane zgodnie z przepisami zawartymi w Ustawie o rachunkowości. Od niedawna sprawozdania te muszą być sporządzane w formie elektronicznej. Aby przygotować sprawozdanie należy najpierw zrobić inwentaryzację, wycenić aktywa i pasywa, ustalić wynik finansowy i zamknąć księgi rachunkowe. Następnie można sporządzić sprawozdanie finansowe. Trzeba je zrobić w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego.

E-sprawozdania finansowe muszą być przygotowane w konkretnym formacie elektronicznym XML. Oznacza to, że trzeba zadbać, aby posiadany program finansowo-księgowy pozwalał na wygenerowanie sprawozdania właśnie w tym formacie. Następnie należy wybrać odpowiednią strukturę do sporządzenia e-sprawozdania.

Co zawierają elektroniczne sprawozdania finansowe?

Nowe przepisy zasadniczo nie zmieniają zakresu danych, które powinny zostać zamieszczone w sprawozdaniu. To oznacza, że w sprawozdaniu muszą się znaleźć takie elementy jak wprowadzenie do sprawozdania finansowego, rachunek zysków i strat, bilans, rachunek przepływów pieniężnych i informacje dodatkowe. Sprawozdanie może też zawierać zestawienie zmian w kapitale własnym, zestawienie lokat, zestawienie zmian w aktywach netto i inne elementy.

Osoba odpowiedzialna za poprawne sporządzenie sprawozdania finansowego

Za przygotowanie i podpisanie sprawozdania finansowego formalnie odpowiedzialny jest kierownik jednostki. Oczywiście w praktyce zamknięciem ksiąg rachunkowych i przygotowaniem sprawozdania zajmuje się dyrektor finansowy, główna księgowa lub biuro rachunkowe. Jako kierownika jednostki uznaje się osobę fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą, członków zarządu spółek kapitałowych, wspólników prowadzących sprawy spółki w spółce jawnej, cywilnej lub partnerskiej, zarządców sukcesyjnych, komplementariuszy prowadzących sprawy spółki w spółce komandytowej lub komandytowo-akcyjnej, a także likwidatorów, syndyków lub zarządców w postępowaniu restrukturyzacyjnym.

Podpisanie sprawozdania finansowego

Sporządzone w formie elektronicznej sprawozdanie musi zostać podpisane podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Sprawozdanie podpisuje osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz osoba odpowiedzialna formalnie za sporządzenie sprawozdania finansowego. Jeśli jednostką kieruje organ wieloosobowy, to podpisy muszą złożyć wszyscy członkowie organu.

Niektóre podmioty wskazane w Ustawie o rachunkowości przygotowując sprawozdanie finansowe muszą zadbać o zbadanie sprawozdania przez biegłego rewidenta. Przygotowuje on sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego i ten dokument również przygotowany w formie elektronicznej musi być przez niego podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Sprawozdanie musi być też zatwierdzone przez organ zatwierdzający w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego.

Składanie sprawozdania finansowego

Sprawozdania w formie elektronicznej wraz z dodatkowymi elementami jak sprawozdanie z badania czy zatwierdzenie rocznego sprawozdania, muszą zostać złożone do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej lub naczelnika urzędu skarbowego, bądź też w przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego – do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe składają e-sprawozdania do 30 kwietnia. Można to zrobić z pomocą przygotowanej przez Ministerstwo Finansów aplikacji – e-Sprawozdania Finansowe. Podatnicy CIT niezarejestrowani w rejestrze przedsiębiorców KRS składają sprawozdanie do naczelnika właściwego urzędu skarbowego w ciągu 10 dni od zatwierdzenia sprawozdania. Należy je wysłać mailem na elektroniczną skrzynkę podawczą urzędu lub dostarczyć do urzędu na dowolnym nośniku danych. Natomiast podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS składają sprawozdanie w ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia. Sprawozdanie do Repozytorium Dokumentów Finansowych składa się za pośrednictwem portalu eKRS.