2018-12-20

Korzyści elektronicznej dokumentacji pracownika

Elektroniczna dokumentacja pracownika jest rozwiązaniem sprawiającym, że prowadzenie firmy od 1 stycznia 2019 roku – wraz z wejściem w życie przepisów – będzie jeszcze prostsze. Jakie korzyści niesie ta zmiana?

Elektroniczna dokumentacja pracownika – jakie korzyści niesie?

Prowadzenie firmy oraz związane z tym zatrudnianie kolejnych pracowników skutkowało do tej pory obowiązkiem papierowego archiwizowania przebiegu ich stażu pracy, a następnie przechowywania dokumentacji aż przez 50 lat. Miało to na celu, w momencie przejścia pracownika na emeryturę, określenie jego stosunku pracy przez całą karierę zawodową i wyliczenie należnej wysokości świadczeń.

Obecnie zmiany w elektronicznej dokumentacji pracownika, wprowadzają szereg udoskonaleń w tym obszarze przynosząc polskim firmom konkretne korzyści.

Zredukowanie czasu przeznaczonego na prowadzenie dokumentacji i automatyzacja tego procesu

Tradycyjne teczki papierowe, znane jeszcze obecnie z pracy działów HR, odejdą w zapomnienie, a całość informacji związanych z zatrudnieniem, przebiegiem pracy i ewentualnym zwolnieniem pracownika tworzona i przechowywana będzie elektronicznie. Oznacza to realne zmniejszenie czasu potrzebnego na obsługę tego typu dokumentów.

Dodatkowo, większość działających dziś na rynku systemów klasy ERP posiada (lub w najnowszej aktualizacji otrzyma) niezbędne narzędzia do prowadzenia elektronicznych teczek pracownika, dzięki czemu wszystkie informacje tam umieszczane zapisywane będą automatycznie, w toku prowadzenia spraw pracowniczych.

Oszczędności związane z tworzeniem i przechowywaniem dokumentacji pracownika

Elektroniczna dokumentacja pracownika zajmuje jedynie odrobinę miejsca na dysku twardym komputera lub serwera firmowego. Nie wymaga wykorzystania papieru do druku, nie musimy kupować kolejnej szafy do jej przechowywania, nie musimy również troszczyć się o to, aby przez kolejne 50 lat przechowywana była w sposób uniemożliwiający jej fizyczne zniszczenie. Po pierwsze dlatego, że czas jej obowiązkowego przechowywania zredukowany został do 10 lat. Po drugie – z jednej cyfrowej teczki pracownika jesteśmy w stanie stworzyć nieograniczoną ilość kopii bezpieczeństwa i trzymać je w osobnych lokacjach. A w razie awarii dysków twardych jesteśmy w stanie przywrócić ją w ciągu kilkudziesięciu minut.

Wejście w życie przepisów o elektronicznej dokumentacji pracownika to kolejny krok w stronę digitalizacji procesów zachodzących w firmach. Takie działanie sprawia, że polskie przedsiębiorstwa mogą w coraz większym zakresie skupić się na tworzeniu konkretnego wyniku finansowego, bez potrzeby ciągłego pilnowania dokumentacji. Brak konieczności wydruku danych pracownika jest również krokiem w stronę ograniczenia zużycia papieru, co w skali biznesowej może przynieść wymierne korzyści ekologiczne.

Podsumowując, korzyści z przejścia na elektroniczną dokumentację pracownika jest wiele. Pojawia się też sporo pytań związanych z tym tematem. W odpowiedzi na nie przygotowujemy wraz ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce oraz firmą Soneta, producentem oprogramowania enova365 szkolenia na temat e-teczek pracowniczych. Już niedługo będziemy informowali o webinarium oraz o bezpłatnych szkoleniach stacjonarnych.