Dokumentacja pracownicza – zmiany w 2019 roku

Wraz z 1 stycznia 2019 roku wchodzą w życie zmiany, których zadaniem jest ułatwienie życia przedsiębiorcom. Od tego dnia mają oni bowiem możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej wyłącznie w wersji elektronicznej, bez potrzeby trzymania jej również w formie papierowej. Choć wiele firm już teraz prowadziło ją cyfrowo, kontrola z Państwowego Urzędu Pracy wymagała przedstawienia dokumentacji w wersji papierowej. Jej brak mógł skutkować grzywną w wysokości od 1000 od nawet 30000 zł.

Dodatkowo, w ramach nowelizacji przepisów skróceniu uległ również okres, w którym przedsiębiorstwa zobowiązane są do archiwizowanie informacji na temat pracowników. Z wcześniejszych 50 lat skrócono go do 10 lat (podobnie jak np. w Niemczech). Jednocześnie na przedsiębiorców nałożony został nowy obowiązek – składanie comiesięcznych raportów informacyjnych do ZUS, co ma na celu regularne przesyłanie danych niezbędnych w przyszłości do ustalenia wysokości emerytury danego pracownika.

Zmiany w sposobie wypłaty wynagrodzenia

Zmiany w dokumentacji pracowniczej wprowadzane od początku 2019 roku nie dotyczą jednak samego archiwizowania informacji o podwładnych. Niewielkim modyfikacjom uległy również przepisy o wypłacaniu należnych wynagrodzeń.

Wraz z ich nowym brzmieniem, preferowaną formą wypłaty będzie forma bezgotówkowa – przelew na wskazany rachunek bankowy (do tej pory była to wypłata w gotówce). Jeśli pracownik będzie chciał otrzymywać pieniądze za swoją pracę do ręki, będzie musiał złożyć w tym celu odpowiedni wniosek.

Zarówno zmiany w dokumentacji pracowniczej, jak i uaktualnione przepisy dotyczące wypłaty wynagrodzeń wchodzą w skład tzw. pakietu 100 zmian dla firm, mającego na celu usprawnienie i ułatwienie prowadzenia działalności oraz wejście polskich przedsiębiorstw w erę digitalizacji dokumentów.