2017-10-23

Cyfrowa dokumentacja pracownicza - projekt zmian w ustawie

Proces digitalizacji oficjalnych dokumentów jest jednym z najlepszych wyznaczników postępu technologicznego. Dotyczy to m.in. dokumentacji pracowniczej, którą od początku 2019 roku będzie można przechowywać w postaci cyfrowej.

Obowiązki pracodawcy względem pracownika dotyczące dokumentacji

Pracodawca w ramach prowadzonej działalności, zwłaszcza podczas zatrudniania nowych pracowników, zobowiązany jest do tworzenia akt pracowniczych zawierających dane związane z jego stosunkiem do pracy. Zgodnie z art. 94 Kodeksu pracy dodatkowo musi przechowywać wszelkie gromadzone w ten sposób informacje przez kolejne 50 lat. Zmiany w ustawie spowodują, że okres ten został skrócony (obecnie projekt zakłada skrócenie do 10 lat), a dodatkowo nowe przepisy pozwolą na digitalizację dokumentów, co ma ułatwiać ich przechowywanie. Warto dodać, że niewywiązywanie się z tego obowiązku zagrożone jest karą grzywny wynoszącą od 1 tys. zł do nawet 30 tys. zł.

Elektroniczna dokumentacja pracownicza

Wraz z wprowadzeniem nowelizacji ustawy możliwe stanie się prowadzenie cyfrowej dokumentacji pracowniczej. Jest to rozwiązanie pozwalające w znacznym stopniu ułatwić życie nie tylko pracodawcy, ale również pracownikowi. Dzięki wprowadzonym do tej pory zmianom możliwe stało się (od czerwca 2017 roku) m.in. zawieranie oraz rozwiązywanie umów o pracę za pośrednictwem poczty elektronicznej. Ale nie tylko, bowiem w wersji cyfrowej możemy już składać wnioski o urlop macierzyńskie, rodzicielskie oraz ojcowskie, a także powiadamiać pracowników o nakładanych na nich karach.

Wejście w życie z początkiem 2019 roku ustawy o cyfrowej dokumentacji pracowniczej pozwoli tym samym wejść na kolejny poziom digitalizacji dokumentów.

Wszystkie dokumenty elektroniczne tworzone przez pracodawcę (zarówno te związane ze stosunkiem do pracy, jak i akta osobowe pracownika) muszą być obowiązkowo potwierdzone - zgodnie z art. 781 Kodeksu cywilnego - kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Wprowadzenie możliwości tworzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w wersji zdigitalizowanej pozwoli usprawnić wiele procedur związanych z zatrudnianiem i obsługą pracownika. Daje też możliwość znacznie lepszego dostępu do potrzebnych dokumentów w każdym momencie, oraz możliwość ich bezpiecznego przechowywania na dyskowych zasobach przedsiębiorstwa przez cały wymagany prawnie okres.

Webinarium "RODO w HR"

Chcesz dowiedzieć się więcej o projekcie cyfrowej dokumentacji pracowniczej? Weź udział w webinarium „RODO w HR”, które odbędzie się 8 listopada o godzinie 10.00. Przejdź do strony z zapisem.