Podstawową sprawą, o której trzeba pamiętać, jest to, że kierownik jednostki na podstawie art. 4 ust.5 ustawy o rachunkowości nie może powierzyć innej osobie odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Z odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji nie jest on zwolniony także wtedy, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Powinien więc szczególnie zwrócić uwagę, czy w zarządzanej przez niego jednostce prawidłowo zostały uregulowane zasady przeprowadzania inwentaryzacji.

Inwentaryzacja ma służyć do: ustalenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, rozliczenia ujawnionych różnic w księgach roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji, ochrony majątku jednostki i rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony majątek oraz dokonania oceny wartości użytkowej, przydatności i realności posiadanych aktywów i źródeł ich finansowania. Każdy podmiot gospodarczy zobligowany do prowadzenia ksiąg rachunkowych, musi je prowadzić w sposób rzetelny i bezbłędny. W praktyce oznacza to, że księgi rachunkowe powinny odzwierciedlać stan rzeczywisty zdarzeń jakie miały miejsce w jednostce. Wszystkie zdarzenia ujęte w księgach powinny być zgodne ze stanem faktycznym. Zarówno aktywa, jak i pasywa powinny podlegać weryfikacji i kontroli. Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji wynika z art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości. Przepisy te regulują jednocześnie zasady i terminy jej przeprowadzenia.

Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości, inwentaryzację należy przeprowadzić: • na koniec każdego roku obrotowego, • na dzień zakończenia działalności, którym może być m.in. dzień sprzedaży jednostki, dzień zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego • na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan upadłości lub likwidacji. Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji na koniec każdego roku obrotowego oznacza, że w jednostkach, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym działania związane z inwentaryzacją mają miejsce z reguły w okresie od 15 października br. do 15 stycznia następnego roku. W tym okresie trwają czynności inwentaryzacyjne, jednak stany wykazane w toku inwentaryzacji powinny odnosić się do ostatniego dnia roku obrotowego.

Co do zasady inwentaryzację przeprowadza się więc na ostatni dzień roku obrotowego. Jednak termin ten i częstotliwość uważa się za dotrzymane, jeżeli jednostka przeprowadzi inwentaryzację zgodnie z wytycznymi art. 26 ustawy o rachunkowości. Niestety często pojawiają się chybienia związane z inwentaryzacją. Szczególnie bagatelizuje się przeprowadzenie inwentaryzacji w kilku obszarach. Z reguły dotyczy to środków trwałych w budowie oraz obcych środków trwałych.

Trzeba podkreślić, że podczas czynności inwentaryzacyjnych należy dokonać weryfikacji także tego majątku, którego spółka nie jest właścicielem i dla którego prowadzi ewidencję pozabilansową. Ustawa o rachunkowości nakazuje przeprowadzenie inwentaryzacji nie tylko dla własnych środków trwałych, ale również obcych, użytkowanych przez jednostkę na podstawie np. umowy leasingu operacyjnego, umowy najmu lub umowy dzierżawy. Zgodnie z art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości, inwentaryzacją w drodze spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania. Działanie to ma to na celu nie tylko ustalenie rzeczywistego stanu posiadanych obcych środków trwałych, ale też sprawdzenie prawidłowości ich wykorzystywania oraz rozliczenie osób odpowiedzialnych materialnie za powierzone im składniki majątku. Środki trwałe niebędące własnością jednostki inwentaryzuje się drogą spisu z natury, a także porównania danych z ewidencją pozabilansową oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. W sytuacji, gdy wystąpią niezgodności w zakresie obcych środków trwałych należy o tym fakcie powiadomić jednostkę będącą właścicielem danego środka trwałego. Następnie należy przeprowadzić postępowanie wyjaśniające i ustalić przyczynę powstania rozbieżności.

Ujawnione w toku inwentaryzacji niedobory lub nadwyżki należy odpowiednio rozliczyć.

Wiesława Moczydłowska

photo credit: IMG_4774done via photopin (license)