Jeżeli przyszły zatrudniony jest obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii, procedury są znikome. Zgodnie z unijną zasadą swobodnego przemieszczania się i swobodnego przepływu pracowników taka osoba nie musi mieć zezwolenia na pracę. Oferowane warunki zatrudnienia nie mogą być przy tym gorsze od tych, jakie przysługują Polakom zatrudnianym w danym zawodzie i na danym stanowisku.

Nieco więcej formalności czeka pracodawcę, który zamierza przyjąć do pracy osobę niebędącą obywatelem jednego ze wspomnianych państw. W takiej sytuacji konieczne jest zezwolenie na pracę. Jeżeli przyszły członek zespołu przebywa legalnie na terenie Polski, ma zezwolenie na pobyt czasowy i na wykonywanie pracy, do potencjalnego szefa należy przede wszystkim sprawdzenie tych uprawnień, zrobienie kopii dokumentów i przechowywanie ich przez cały okres zatrudnienia tej osoby.

Inaczej jest, gdy pracownika trzeba dopiero ściągnąć zza granicy. W takiej sytuacji pracodawca – bo to on jest stroną w sprawie – składa wniosek o zezwolenie na pracę skierowany do odpowiedniego wojewody. Opisuje w nim m.in.: stanowisko, proponowane wynagrodzenie (nie może być ono niższe niż wynagrodzenia Polaków mających analogiczne obowiązki), wymiar czasu pracy i okres obowiązywania zezwolenia. To jednak nie wszystko – konieczna jest również informacja, jaką wojewoda uzyskuje od starosty, o tzw. niezaspokojeniu potrzeb kadrowych pracodawcy przez rejestr bezrobotnych i poszukujących pracy.

Ten etap może być jednak pominięty w kilku przypadkach. Informacja od starosty nie jest konieczna m.in.: w przypadku zatrudniania uchodźców, studentów studiów wyższych, posiadaczy Karty Polaka czy obywateli Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji i Ukrainy, którzy mają wykonywać prace pielęgnacyjno-opiekuńcze albo pracować jako pomoc domowa. Warto też pamiętać, że pracodawca ma wprawdzie obowiązek poinformować odpowiedni urząd pracy o swoich brakach kadrowych, ale nie musi zgodzić się na zatrudnienie proponowanych osób.

Zezwolenie na pracę wydaje się na maksymalnie 3 lata z możliwością przedłużenia. Jest płatne – 50 zł przy wniosku o zatrudnienie do 3 miesięcy, 100 zł powyżej tego okresu i 200 zł przy delegowaniu do wykonania usługi eksportowej na terytorium RP – a kwota zasila budżet państwa. Oczywiście umowa z obcokrajowcem musi być zawarta na piśmie, podlega przepisom Kodeksu pracy, a za pracownika odprowadzane są składki do ZUS-u. Nie warto przy tym szukać pozornych oszczędności i zatrudniać cudzoziemca na umowę-zlecenie czy o dzieło, gdy charakter pracy odpowiada etatowi. Takie działanie to naruszenie przepisów, które jest karane grzywną – podobnie jak nieuczciwość w stosunku do polskiego pracownika.