Jak opracować skuteczny system ocen pracowniczych?

Chcąc wdrożyć system ocen okresowych pracowników, należy zacząć od zidentyfikowania celów, czyli ustalenia, jakie elementy mają zostać poddane ocenie i dlaczego mają to być właśnie te konkretne czynniki. System musi być spójny ze strategią działania firmy i jej kulturą organizacyjną, dlatego nie ma jednego uniwersalnego systemu ocen okresowych pracowników. Następnie należy opracować zasady i kryteria oceniania. W tym celu należy przeanalizować wymagania kwalifikacyjne na poszczególnych stanowiskach pracy, poziom trudności wykonywania zadań w sposób zgodny z oczekiwaniami, a także znaczenie pracy na danym stanowisku dla funkcjonowania firmy. Można brać pod uwagę takie kryteria jak wykształcenie, doświadczenie, umiejętności, predyspozycje, terminowość wykonywania zadań, ilość i jakość wykonanej pracy, efekty ekonomiczne, jak również gotowość do doskonalenia zawodowego, lojalność, profesjonalizm, stosunek do przełożonych, współpracowników i klientów. Ocenie podlega także kreatywność, odporność na stres, temperament, rzetelność, odpowiedzialność, wytrwałość, lojalność itp. Trzeba też określić, w jaki sposób i jak często pracownicy mają być oceniani. System może bazować na rozmowach oceniających, arkuszach ocen, rankingach, technikach samooceny, opisach wydarzeń krytycznych itp. Bardzo ważną kwestią jest również przeszkolenie osób oceniających w taki sposób, by po pierwsze rzetelnie i w miarę możliwości obiektywnie oceniali swoich podwładnych, a po drugie, by dokładnie rozumieli istotę systemu ocen okresowych pracowników.

Korzyści wynikające ze stosowania systemu ocen pracowniczych

Zarówno ocenianie, jak i bycie ocenianym często przywołuje negatywne skojarzenia. Wszystko dlatego, że przywodzi na myśl wartościowanie, a niekiedy także dyscyplinowanie. Pracownicy boją się oceny również dlatego, że jej rezultaty mogą być podstawą do podjęcia decyzji o zwolnieniu lub likwidacji stanowiska pracy. Dlatego tak ważne jest, aby zarówno pracownicy, jak i ich przełożeni wiedzieli, jakie nadrzędne cele ma system oceniania pracowników.

System ocen pracowniczych ma na celu zgromadzenie informacji na temat dotychczasowego poziomu pracy, jej jakości i wywiązywania się pracownika z powierzonych obowiązków przede wszystkim po to, by ustalić, czy pracownik zajmuje stanowisko optymalne z punktu widzenia jego możliwości, chęci oraz potrzeb firmy, jakie są jego mocne i słabe strony oraz jaki potencjał rozwojowy posiada. To pozwala określić, jakie zadania przydzielać poszczególnym osobom, w których podwładnych należy inwestować w zakresie doskonalenia umiejętności zawodowych i jak efektywnie kierować zespołem. Pracownik ma z kolei otrzymać informację zwrotną o efektach swojej pracy i oczekiwaniach przełożonego. Zgromadzenie informacji koniecznych do podejmowania decyzji personalnych, w tym zwolnień, jest oczywiście jednym z celów ocen pracowniczych, ale nie jest to kwestia najważniejsza, dlatego oceny okresowe nie powinny wywoływać nieprzychylnego nastawienia. Wyniki oceny powinny stanowić podstawę przede wszystkim do awansowania najlepszych pracowników i uczciwego wynagradzania pracy. W dodatku ocena pracowników nie jest oceną personalną poszczególnych osób, a ich zachowań, podejmowanych działań i skuteczności podczas wykonywania obowiązków służbowych. Jej zadaniem jest przede wszystkim motywowanie pracowników do zwiększania efektywności pracy, stworzenie szansy na poprawę komunikacji pomiędzy podwładnymi a przełożonymi, jak również umożliwienie wyjaśnienia i rozwiązania trudności zawodowych.

Jakich błędów wystrzegać się podczas oceniania pracowników

Choć ocena pracownicza powinna motywować do pracy, identyfikować możliwości pracowników, budować porozumienie pomiędzy przełożonymi a podwładnymi, a do tego być podstawą ścieżki kariery, to wkradające się w nią błędy wypaczają znaczenie systemu. Do najbardziej niebezpiecznych błędów należy brak obiektywizmu, nadmierna pobłażliwość lub surowość, ocenianie na podstawie pierwszego wrażenia, nieuzasadnione przyznawanie przeciętnych ocen, niestosowanie jednakowych zasad wobec wszystkich pracowników zatrudnionych w przedsiębiorstwie, a także zniekształcenie ocen ze względu na różnice kulturowe. Niedopuszczalne jest niepoinformowanie pracowników o wynikach oceny, nieprzestrzeganie ustalonych procedur, brak konsekwencji w stosowaniu zasad i kryteriów oceniania w stosunku do poszczególnych pracowników, a także wdrażanie niespójnego i niedopracowanego systemu ocen pracowniczych.

Przeprowadzenie ocen pracowniczych, w tym rozmów oceniających, nie powinno być zaskoczeniem dla pracowników. Dobrą praktyką jest przekazanie podwładnym informacji, kiedy zostanie przeprowadzona ocena, a także jaki jest cel oceny i jaka problematyka będzie przedmiotem rozmów z przełożonymi. Warto też zorganizować rozmowy z przełożonym w neutralnym miejscu, tak aby nie wywoływać presji i dyskomfortu u ocenianych oraz oceniających.

Warto pamiętać, że właściwie zaprojektowany system ocen okresowych umożliwia zwiększenie efektywności przedsiębiorstwa poprzez zwiększanie wydajności pracowników, dlatego warto podejść do tego zagadnienia z należytą starannością i wdrażać w życie najlepsze praktyki.