Czego oczekują klienci od biur rachunkowych?

Według raportu przygotowanego przez Stowarzyszenie Księgowych na polskim rynku działa ponad 40 tysięcy biur rachunkowych, które obsługują około 65% polskich firm. W dodatku około 70 tysięcy księgowych posiada certyfikat uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Dlatego, choć zapotrzebowanie na usługi księgowe jest spore, rosnąca konkurencja wymusza stałe zwiększanie standardów obsługi biznesu. Do niedawna kluczowymi kryteriami, którymi kierowali się klienci, wybierając odpowiednie dla siebie biuro rachunkowe, była kompleksowa obsługa, terminowość, solidność, rzetelność, znajomość branży klienta oraz poufność. Dziś to za mało.

Przedsiębiorcy oczekują rozwiązań umożliwiających prowadzenie współpracy na odległość i pozostawania w ciągłym kontakcie, wygody i elastyczności. Co więcej, działalność biura nie może się już ograniczać do obsługi księgowej, kadrowo-płacowej i podatkowej. Liczy się także wsparcie w innych dziedzinach. Specjaliści z biur rachunkowych mają wspierać przedsiębiorców w podejmowaniu ważnych decyzji biznesowych i pomagać w uniknięciu ryzyka oraz sankcji finansowych. Dlatego też biuro rachunkowe musi odpowiedzieć sobie na pytanie, czy dysponuje rozwiązaniami pozwalającymi na stały wgląd do dokumentacji i aktualnych rozliczeń? Czy umożliwia łatwą formę komunikacji? W jakiej formie przyjmuje dokumenty od klientów? Jak dużą wiedzę posiadają pracujący w nim księgowi i czy zapewniają klientom odpowiedni poziom wsparcia merytorycznego? I wreszcie, jakie dodatkowe udogodnienia biuro oferuje klientom?

Nowe standardy obsługi biznesu

Większość przytoczonych pytań sprowadza się tak naprawdę do jednego: czy biuro rachunkowe wdrożyło rozwiązania oparte o cyfrową księgowość. Stawiając na cyfrową księgowość, można dostosować standardy obsługi klientów do aktualnych i przyszłych potrzeb przedsiębiorców, a także efektywnie zoptymalizować pracę biura. Cyfrowa księgowość to wyeliminowanie powtarzalnych zadań, co pozwala księgowym wygospodarować więcej czasu na aktualizowanie i poszerzanie wiedzy, analizowanie danych oraz wyciąganie wniosków, pozwalające udzielać trafnych porad klientom. To także sposób na sprawną wymianę informacji oraz dokumentów, jak również łatwiejsza komunikacja.

Cyfrowa księgowość w biurze rachunkowym to także szansa na wyeliminowanie większości błędów ludzkich i zapewnienie najwyższego poziomu bezpieczeństwa danych. Nie można też zapomnieć o tym, że prowadząc cyfrową księgowość, zapewniamy klientom dostęp do danych dotyczących ich biznesu w czasie rzeczywistym, dzięki czemu mogą lepiej zarządzać firmą i na bieżąco reagować na zmieniające się warunki biznesowe.

Do niedawna nowoczesne, zaawansowane technologie, które umożliwiały szybkie przetwarzanie i udostępnianie danych, były wykorzystywane tylko przez działy księgowości w największych korporacjach. Dziś, dzięki wielu dostępnym rozwiązaniom wszystkie biura rachunkowe mogą poznosić standardy, optymalizować pracę, a tym samym udostępniać klientom narzędzia pozwalające kontrolować własny biznes. Warto przy tym pamiętać, że zmiany są dziś nieuniknione. Dobrym przykładem jest wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur, który będzie obowiązywał już od stycznia 2022 roku i można się spodziewać wielu innych podobnych zmian, które będą wymuszać od biur digitalizację.

Cyfrowa księgowość w biurze rachunkowym

Nowoczesna obsługa klienta to wyzwanie dla wszystkich biur rachunkowych, dlatego konieczne jest nadążanie za postępem technologicznym. Transformacja cyfrowa biur rachunkowych to jednak nie tylko wdrożenie i konfiguracja nowoczesnych systemów. Przede wszystkim wymaga ona inwestycji w rozwój pracowników. To ważne, by księgowi oswoili się z nowymi rozwiązaniami i zauważyli płynące z nich korzyści, jak choćby wyeliminowanie konieczności wykonywania wielu powtarzalnych zadań czy też szybsze wykrywanie nieprawidłowości w rozliczeniach. Szkolenia w zakresie korzystania z nowych technologii, rozwiązań pozwalających na automatyzację zadań, a nawet ze sztucznej inteligencji przełożą się na komfort pracy księgowych, co jednocześnie przyczyni się do wzrostu zadowolenia klientów.

Wdrażając rozwiązania z zakresu cyfrowej księgowości, w tym systemy ułatwiające współpracę z biurem i pozwalające klientom na kontrolę biznesu, trzeba też poświęcić czas na zaprezentowanie przedsiębiorcom dostępnych rozwiązań. Zapewniamy, że klienci szybko zaczną korzystać z dostępu do zaoferowanych narzędzi, gdyż to pozwoli oszczędzić im cenny czas i załatwić wszelkie formalności nawet bez wychodzenia z domu. Tym bardziej że choć nowoczesne rozwiązania mogą wydawać się skomplikowane, to w praktyce są proste w obsłudze i niezwykle intuicyjne.

Wprowadzając rozwiązania z zakresu cyfrowej księgowości, trzeba też pamiętać, że jest to rewolucja wymagająca konsekwencji, podjęcia wszechstronnych działań i zmiany dotychczasowych procedur. Nie da się wprowadzić zmian w ograniczonym zakresie, gdyż ani biuro rachunkowe, ani jego klienci, nie odczują korzyści płynących z digitalizacji, automatyzacji i innych rozwiązań. Choć transformacja cyfrowa to ogromne wyzwanie, to warto je podjąć – biuro stanie się konkurencyjne, zaskarbi sobie lojalność klientów i zyska szansę na rozwój firmy.