Rodzaje podpisów elektronicznych

Koniec roku 2020 zbliża się nieubłaganie. Roku, którego przez pandemię koronawirusa raczej nie możemy zaliczyć do tych udanych. Na szczęście niektóre zmiany, jakie zaszły w ciągu ostatnich 12 miesięcy okazały się pozytywne – za przykład niech posłuży upowszechnienie podpisów elektronicznych. W momencie, gdy spotkania w cztery oczy stały się utrudnione, a podpisywanie papierowych dokumentów wysyłanych tradycyjną pocztą trwało całe wieki, upowszechnienie cyfrowych wersji podpisów sprawiło, że prowadzenie biznesu stało się w Polsce znacznie prostsze. Jakie podpisy elektroniczne są dostępne w naszym kraju? Zgodnie z Dyrektywą o Wspólnotowej Infrastrukturze Podpisów Elektronicznych (1999/93.EC) wyróżniamy trzy jego rodzaje:

• podpis elektroniczny, czyli tzw. deklaracja tożsamości jego autora będąca cyfrowym odpowiednikiem podpisu składanego ręcznie,

• zaawansowany podpis elektroniczny – jedna z najpopularniejszych i najczęstszych stosowanych obecnie form podpisu, o wiele trudniejsza do podrobienia poprzez powiązanie cyfrowego podpisu poprzez odpowiedni certyfikat z jego autorem oraz konkretnym, podpisywanym dokumentem,

• kwalifikowany podpis cyfrowy – najbardziej zaawansowana i najbezpieczniejsza wersja podpisu cyfrowego. Do skorzystania z niej wymagany jest nie tylko certyfikat kwalifikowany (wystawiony przez specjalny urząd certyfikacji), ale również klucz prywatny przechowywany na fizycznej karcie kryptograficznej oraz specjalne urządzenie pozwalające na jego odczytanie.

Choć powyższa dyrektywa już w Polsce nie obowiązuje (1 lipca 2016 roku zniesiona została Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady zwanym eIDAS), dobrze odzwierciedla dostępne dziś sposoby na podpisanie elektronicznych dokumentów posiadających, zgodnie z obowiązującym prawem, identyczny status jak umowy podpisywane w formie papierowej.

Jakie podpisy elektroniczne mamy do dyspozycji w Polsce?

Z racji, że koronawirus skutecznie zamknął nas w domach, szybkie wdrożenie w wielu firmach podpisów elektronicznych było wymagane dla zachowania ciągłości i efektywności pracy. Nie oznacza to jednak, że cyfrowe potwierdzenie tożsamości to nowość 2020 roku. Można powiedzieć, że już od niemalże dekady mamy możliwość korzystania z tej technologii w kilku pomocnych w codziennym życiu wersjach:

• Pierwszą z nich jest tzw. Profil Zaufany, czyli specjalna usługa pozwalająca elektronicznie weryfikować tożsamość podczas załatwiania spraw urzędowych. Z tego rozwiązania korzystają działające w Polsce instytucje rządowe zapewniając interesantom możliwość złożenia podpisów bez udawania się do oddziału. Dodatkowo, opcja ta jest zupełnie bezpłatna i profil założyć możemy bez wychodzenia z domu.

• Drugim sposobem złożenia podpisu są podpisy elektroniczne certyfikowane, których przykładem mogą być Autenti czy mobilne SimplySign. Pozwalają one szybko (również bez potrzeby zakładania specjalnego konta) potwierdzać swoimi danymi przeróżne dokumenty, od umów, poprzez zamówienia, korekty faktur, a skończywszy na polisach ubezpieczeniowych.

• Trzecim sposobem złożenia podpisu jest klasyczny podpis elektroniczny kwalifikowany, do którego wymagana jest indywidualna karta zawierająca w sobie przypisany do każdego użytkownika klucz prywatny, czytnik kart oraz specjalne oprogramowanie. Ten sposób składania podpisu jest najbezpieczniejszym, ale jednocześnie najdroższym rozwiązaniem. Jego roczny koszt wynosi między 200 a 300 zł. Listę dostawców podpisu kwalifikowanego znajdziemy na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji, czyli systemu Narodowego Banku Polskiego.

Jak otrzymać własny podpis elektroniczny?

Zdobycie własnego podpisu elektronicznego nie jest wcale takie trudne. W najprostszych przypadkach (Profil Zaufany) wystarczy posiadać konto w jednym z polskich banków i przy jego tworzeniu zweryfikować swoją tożsamość logując się jego danymi dostępowymi. Podpisy z certyfikatami wymagają założenia konta w danej usłudze, choć często (jak np. w przypadku wspomnianego Autenti) nie jest to wymagane do zawarcia wiążącej umowy i w celu autoryzacji podpisu wystarczy podanie podstawowych danych oraz wprowadzenie kodu wysyłanego na należący do nas numer telefonu komórkowego. Najwięcej zachodu wiąże się ze zdobyciem podpisu kwalifikowanego. W tym przypadku należy znaleźć firmę zajmującą się ich przygotowaniem, a następnie wykupić podpis na określony czas (co najmniej 1 rok) z możliwością przedłużenia certyfikatu na kolejne lata. Z jakiejkolwiek drogi do własnego podpisu skorzystamy, warto pamiętać, że elektroniczne potwierdzenie tożsamości jest dużym krokiem naprzód w digitalizacji działań biznesowych. Dzięki możliwości zdalnego podpisywania dokumentów jesteśmy w stanie nie tylko dopinać wiążące kontrakty zdalnie, ale również robić to w przyjemny i wygodny sposób - bez konieczności drukowania i skanowania. I co warto podkreślić, szczególnie w dobie pandemii, do wszystkich dokumentów mamy bezpośredni dostęp z każdego urządzenia podpiętego do sieci internetowej.