Przeprowadzanie inwentaryzacji

Przeprowadzenie inwentaryzacji przynajmniej raz w każdym roku obrotowym to obowiązek każdej firmy. Kwestie prawne określa przede wszystkim Ustawa o rachunkowości, a konkretnie rozdział trzeci tej ustawy, który w całości poświęcony jest wymogom dotyczącym przeprowadzania remanentu. Pod uwagę bierze się środki trwałe, rzeczowe składniki majątku obrotowego, środki pieniężne w kasie, papiery wartościowe etc. Należy uwzględnić także towary handlowe, jak i surowce, półwyroby, wyroby gotowe, produkcję w toku, a także braki i odpady. Po dokonaniu spisu z natury należy uzgodnić zapisy księgowe ze stanem rzeczywistym, a w razie konieczności należy również rozliczyć osoby, które są materialnie odpowiedzialne za powierzony im majątek. Dzięki temu można ustalić, jaki jest rzeczywisty majątek przedsiębiorstwa. Inwentaryzacja dostarcza też wiedzy, przydatnej do lepszego zarządzania aktywami i pasywami.

Przyczyny różnic między stanem rzeczywistym a ewidencją

Wśród najczęściej spotykanych przyczyn, wpływających na powstawanie różnic pomiędzy stanem faktycznym, a tym który wynika z ewidencji księgowej, są zmiany naturalnych cech towarów, a więc przeterminowanie zapasów, wysychanie, utlenianie, parowanie i wszystkie te procesy, których nie można ustalić za pomocą dowodów. Inną, równie częstą przyczyną są różnice spowodowane działalnością człowieka, a więc pomyłki w dokumentacji, błędy w przyjmowaniu oraz wydawaniu towarów, jak również kradzieże i inne przestępstwa. Mając na uwadze powyższe, uwzględnia się różnice ilościowe, w tym niedobory i nadwyżki, różnice jakościowe, jak i różnice pozorne.

Różnice ilościowe

Różnice ilościowe, określane jako niedobory, dzieli się na braki usprawiedliwione i nieusprawiedliwione. Te pierwsze wynikają z przyczyn niezależnych od pracowników odpowiedzialnych za mienie. Są to więc wspomniane już ubytki naturalne, powstające w czasie transportu i magazynowania, ale i braki wynikające z niedokładności pomiarów, na przykład z powodu różnic w kalibracji maszyn. Zmniejszanie się zapasów może być też spowodowane niezawinionymi okolicznościami związanymi z przyjmowaniem i wydawaniem materiałów. Do tej kategorii zalicza się również braki wynikające z kradzieży i zdarzeń losowych, w tym klęsk żywiołowych. Niedobory nieusprawiedliwione to zaś braki, które powstały na skutek zaniedbań i błędnych decyzji. O nadwyżkach mówimy w przypadku różnic pomiarowych, tym razem na korzyść przedsiębiorstwa, jak również w sytuacji zastąpienia towarów podobnymi składnikami majątku.

Różnice jakościowe

Z różnicami jakościowymi mamy do czynienia w momencie utraty przydatności zapasów do użytku gospodarczego, a więc ze szkodami. Mogą to być rzeczy przeterminowane, zniszczone, uszkodzone. A więc towar, który jest fizycznie na stanie, ale w praktyce należy go rozliczyć jako niedobór z odpowiednim komentarzem.

Różnice pozorne

Różnice pozorne to z kolei błędy, które powstają niekiedy w trakcie samej inwentaryzacji. Wynikają z błędów arytmetycznych, pominięcia pozycji w trakcie spisu, pomyłek w trakcie liczenia, ważenia i mierzenia, podwójnego ujęcia w spisie tych samych składników majątku itp. Oznacza to, że stan faktyczny w rzeczywistości zgadza się ze stanem księgowym, a więc nie ma mowy o niedoborach, nadwyżkach lub szkodach. Błędy pojawiają się jednak w przygotowanej dokumentacji sporządzanej w trakcie przeprowadzania remanentu. Tego typu różnice należy wyjaśnić i wyeliminować w pierwszej kolejności.

Postępowanie w przypadku różnic inwentaryzacyjnych

Wszelkie różnice ujawnione pomiędzy stanem faktycznym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić oraz rozliczyć w księgach rachunkowych należących do tego roku obrotowego, w którym odbywa się inwentaryzacja. Należy zrobić to za pomocą tzw. protokołu inwentaryzacyjnego. Rekomenduje się powołanie komisji, która wyjaśni różnice i sporządzi wspomniany dokument.

Kompensata różnic inwentaryzacyjnych

Warto pamiętać, że niektóre różnice można kompensować. W jakich sytuacjach jest to możliwe? Wtedy, gdy niedobory i nadwyżki zostały wykazane podczas jednego spisu z natury. Ponadto, muszą one dotyczyć podobnych składników majątku i tych samych osób, odpowiedzialnych materialnie za powierzone mienie. Podczas kompensowania niedoborów nadwyżkami przyjmuje się zasadę niższej ceny i mniejszej ilości. Podstawą do takiego działania jest wspomniany protokół różnic inwentaryzacyjnych. Pozwala ona także na podjęcie innych działań, takich jak windykacja należności z tytułu niedoborów i szkód od osób, które są odpowiedzialne za składniki majątku przedsiębiorstwa.