Konsekwencje błędów w rozliczeniach

Wnioskodawcy starający się o pożyczki i dofinansowania skupiają się nad spełnieniem wymogów, które umożliwią im pozyskanie potrzebnych środków. Często jest to biurokratyczna przeprawa, po pokonaniu której łatwo zapomnieć o dalszych obowiązkach czekających na beneficjentów. Aby uniknąć błędów, należy zapoznać się z zasadami dotyczącymi rozliczania pozyskanych środków. Oczywiście szczegółowe zasady zależą od rodzaju programu, z którego dana firma otrzymuje środki. Niemniej jednak niewywiązanie się z przyjętych zasad może wiązać się z przykrymi skutkami, w tym utratą części, a nawet całości dotacji. Co więcej, po rozwiązaniu umowy o dofinansowanie można zostać zobowiązanym do zwrotu nie tylko uzyskanych środków, ale też odsetek. Realne jest też wykluczenie z prawa do otrzymywania dotacji w przyszłości, a nawet zakaz pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi. Czasem na beneficjentów nakładane są kary grzywny z tytułu wykroczenia karno-skarbowego, a w skrajnych przypadkach nieuczciwi beneficjenci mogą zostać ukarani karą pozbawienia wolności. Tymczasem do często powtarzających się uchybień należą braki w dokumentacji księgowej, nieprzestrzeganie ustalonych terminów, podwójne finansowanie tych samych kosztów, mylenie możliwego do odliczenia podatku VAT z wydatkami kwalifikowanymi i wiele innych, które mogą wzbudzić wątpliwości poszczególnych instytucji.

Nieprawidłowości przy realizacji projektów

Składając wnioski o dofinansowanie dostarczamy wymagane dokumenty i oświadczenia. To właśnie w nich znajdują się dane finansowe, oświadczenia, listy kosztów kwalifikowanych określone we wniosku, harmonogram rzeczowo-finansowy i wiele innych. Wprowadzanie zmian w projekcie bez wiedzy i akceptacji instytucji udzielających finansowania jest niezgodne z umową. Niezbędne zmiany powinny być ustalone pomiędzy stronami i w większości przypadków opisane w aneksie do umowy. Kluczowe jest również dotrzymywanie terminów określonych w umowie, a także dostarczania na bieżąco wymaganych sprawozdań i innych dokumentów. Warto też dowiedzieć się, w jakiej formie należy je przekazać. Coraz częściej wystarczy przesłanie ich w formie elektronicznej, ale niektóre instytucje wciąż wymagają formy papierowej. Przedsiębiorcy korzystający z dotacji muszą mieć na uwadze fakt, że właściwi urzędnicy oraz przedstawiciele administracji skarbowej mogą zawsze sprawdzać prawidłowość rozliczania otrzymanych środków, a także dotrzymania terminów i innych postanowień wynikających z zawartych umów. Jeśli już na etapie pozyskiwania pożyczek i dofinansowań złożymy nieprawdziwe dokumenty i niezgodne z prawdą oświadczenia, będziemy mieli problem z rozliczeniem pozyskanych środków.

Gromadzenie dokumentacji

Prawidłowe rozliczanie dotacji i pożyczek jest możliwe tylko dzięki gromadzeniu odpowiedniej dokumentacji. W dodatku zebranie potrzebnych dokumentów i ich właściwe uporządkowanie ułatwia kontakty z urzędnikami, sprawiając jednocześnie, że ewentualne kontrole przebiegają sprawnie i bezproblemowo. Zgromadzone dokumenty powinny odpowiadać na pytania czy dofinansowywane zakupy zostały dokonane zgodnie z przyjętymi procedurami, czy poczynienie określonych nakładów było zasadnie, nie mówiąc już o tym, czy rzeczywiście wydatek został poniesiony. Dotacje i pożyczki muszą być wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem. Kluczowy jest również odpowiedni wybór wykonawców i dostawców usług, z zachowaniem zasad przejrzystości, uczciwej konkurencji, jawności i efektywności. Przedsiębiorcy muszą przestrzegać w tym zakresie wszystkich obowiązujących procedur i zgromadzić potwierdzające to dokumenty. Warto wyodrębnić dokumentację księgową tak, by bez trudu można było przedstawić wszelkie dokumenty dotyczące finansowanego projektu. Dzięki temu można łatwo uniknąć chaosu, braków w dokumentacji i niepotrzebnych nerwów.

Operacje finansowe

Podobnie jak przy wyodrębnianiu dokumentacji księgowej, warto też wydzielić operacje finansowe związane z danym projektem. Najlepiej wszelkie operacje finansowe dotyczące dofinansowanego projektu prowadzić na specjalnie wyodrębnionym koncie bankowym. Bardzo często jego numer trzeba podać w umowie o dofinansowanie. Dzięki temu nietrudno będzie zachować transparentność finansów.