2020-10-05

E-księgowość – chwilowy trend czy nowy standard?

Obostrzenia związane z pandemią koronawirusa, mimo swoich oczywistych minusów, pokazały kilka istotnych możliwości w działaniach polskich przedsiębiorstw. Jednym z nich był znaczny wzrost popularności e-księgowości. Czy jest to tylko i wyłącznie chwilowy trend, czy może nowa norma?

E-księgowość w pandemii

Konieczność trzymania dystansu społecznego, a co za tym idzie – praca w warunkach home office udowodniła, że do prowadzenia dobrze rozwijającego się biznesu wcale nie trzeba posiadać biura. Istnieją dziś bowiem możliwości technologiczne pozwalające na zdalne wykonywanie obowiązków z każdego miejsca posiadającego dostęp do internetu. Z pracy w trybie zdalnym skorzystała zdecydowana większość pracowników biurowych, w tym również księgowych. To pozwoliło nie tylko oszczędzić czas przeznaczany do tej pory na dojazdy, ale również w wielu przypadkach podnieść efektywność wykonywanych działań. Co najważniejsze jednak – przejście na e-księgowość sprawiło, że wiele biur rachunkowych w ostatnich miesiącach odnotowało spory wzrost klientów w stosunku do roku poprzedniego.

Dlaczego e-księgowość staje się tak popularna?

Od pewnego czasu obserwujemy znaczny wzrost działań prodigitalizacyjnych w biznesie. Z jednej strony przedsiębiorstwa szukają skutecznych sposobów komunikacji i działania nie opierających się o papierowe dokumenty, z drugiej – polskie prawo nadążając za standardami światowymi wprowadza kolejne zmiany w przepisach, ułatwiające generowanie i przechowywanie dokumentów wyłącznie w wersji elektronicznej. To sprawia, że e-księgowość staje się niezwykle popularna, zwłaszcza w tych gałęziach biznesu, w których wdraża się nowoczesne rozwiązania i stawia na ciągłą optymalizację procesów firmowych. E-księgowość zapewnia wydajniejszą pracę wewnętrznych specjalistów ds. rachunkowości. Dzięki rozwiązaniom implementowanym w systemy firmowe mogą oni znacznie szybciej wprowadzać faktury, automatycznie liczyć należne podatki i generować niezbędne dokumenty dla organów podatkowych. E-księgowość to również wznoszący trend w mniejszych firmach, które nie zatrudniają własnych księgowych, lecz delegują pracę do zewnętrznych specjalistów. W ich przypadku cyfryzacja pozytywnie wpływa na efektywność pracy pozwalając m.in. przesyłać faktury w wersji elektronicznej (często wystarczy wykonanie zdjęcia dokumentu!), czy zdalnie konsultować kwestie związane z finansami przedsiębiorstwa.

Technologie w służbie e-księgowości

Wszystko, co opisaliśmy powyżej, nie byłoby możliwe, gdyby nie odpowiednie rozwiązania informatyczne, dostępne dziś dla księgowych pracujących zdalnie. Mowa tu o systemach klasy ERP, jak np. enova365, które zapewniają dostęp do pełnej bazy danych firmy, umożliwiając wykonywanie powierzonych zadań w jeszcze krótszym czasie i ze znacznie niższym ryzykiem błędów. Systemy ERP pozwalają na bieżąco monitorować sytuację finansową działalności, wprowadzać faktury kosztowe oraz wystawiać faktury sprzedażowe. Dodatkowo w standardzie wyposażone są we wszystkie wymagane obecnie rozwiązania zapewniające poprawne generowanie i przesyłanie JPK oraz deklaracji podatkowych. Warto zaznaczyć także, że niektóre z systemów, jak np. wspomniana już enova365, posiadają moduły, które firma może dostosować do swoich potrzeb i wykonywanych działań. W celu usprawnienia pracy księgowego, systemy ERP nierzadko dysponują także rozbudowanymi możliwościami automatyzacji procesów. To zaś sprawia, że odpowiednio ustawione zadania wykonują się samodzielnie w ułamkach sekund. Nawet w sytuacji, gdy księgowemu zajmowało to wcześniej kilka godzin. Co więcej, większość dostępnych dziś na rynku systemów ERP dysponuje rozwiązaniami chmurowymi, co z kolei zapewnia możliwość pracy w dowolnym miejscu. Bez względu na lokalizację, księgowy dostęp do pełnej bazy i może wykonywać swoje zadania bezpośrednio z poziomu przeglądarki, desktopowej aplikacji zainstalowanej na komputerze, a coraz częściej również aplikacji mobilnych dostępnych na tabletach i smartfonach.

Przyszłość e-księgowości

Dostęp do stale rozwijających się narzędzi informatycznych dla księgowych sprawia, że e-księgowość bardzo dobrze rokuje na przyszłość. Jest to trend, który pozwala nie tylko oszczędzić sporą część środków finansowych (np. na wynajem większego biura), ale często też zapewnia dostęp do wykwalifikowanych specjalistów bez potrzeby zatrudniania ich na cały etat. Co więcej, zdalny kontakt sprawia, że tacy specjaliści nie muszą nawet znajdować się w naszym mieście. Firmy zaś, szczególnie w okresie pandemii, doceniają możliwość zdalnej dostępu do dokumentacji i elektronicznego przesyłania dokumentów. Jesteśmy przekonani, że e-księgowość ma wiele zalet i jej popularność w pewnych obszarach gospodarki będzie stale rosnąć. Dowodem na to jest m.in. fakt, że z systemu enova365 korzysta już ponad 14,5 tysiąca polskich przedsiębiorstw, a postępująca cyfryzacja biznesu oraz dostęp do coraz lepszych narzędzi pracy dają przesłanki do stałego rozwoju tej branży.