2020-01-22

Jak efektywnie pracować w Nowym Roku?

Nowy Rok to czas podejmowania postanowień. Część z nich może dotyczyć również codziennej pracy i m.in. zwiększenia jej efektywności. Aby tak się stało, często wystarczy wdrożyć odpowiednie narzędzia i zwyczaje. Jakie najlepiej sprawdzają się w pracy księgowego? Zapraszamy do lektury poniższego artykułu.

Zapisuj swoje zadania

Bez względu na branżę, w której pracujemy i zajmowane przez nas stanowisko – to, co robimy każdego dnia w biurze możemy rozpisać na zadania. Wprowadzanie faktur, rozliczanie zakupów firmowych, przygotowywanie raportów – każda z tych rzeczy może być osobną pozycją na liście To-Do. Aby nad nimi wszystkimi zapanować, warto wdrożyć w swoją codzienność odpowiedni planer. Może to być zarówno aplikacja do zarządzania zadaniami (w większych działach księgowości sprawdzają się zwłaszcza takie, które umożliwiają przypisywanie konkretnych zadań do poszczególnych osób), a może to być nawet kartka papieru. Ważne, aby każde zadanie do wykonania na określony dzień miało swój zapis. Dzięki temu w natłoku obowiązku nie zapomnimy o niczym, a dodatkowo będziemy w stanie na szybko wykonać przegląd najważniejszych rzeczy do zrobienia i nadać im odpowiednie priorytety.

Zrób porządki w skrzynce mailowej

Zgodnie z krążącymi po internecie statystykami, przeciętny pracownik biurowy otrzymuje każdego dnia ok. 120 wiadomości e-mail. W większości samych śmieci. Aby nad nimi zapanować, jednym z najskuteczniejszych sposobów jest zrobienie porządku w programie pocztowym. Wystarczy poświęcić jednorazowo np. godzinę, dwie naszego czasu na ustawienie reguł wiadomości i przypisania ich do odpowiednich folderów. Albo poprzenosić niechciane wiadomości do spamu (ewentualnie wypisać się z ich otrzymywania). Takie rozwiązanie sprawi, że będziemy w stanie łatwiej panować nad pocztą i skupiać się na tych wiadomościach, które faktycznie mają dla nas jakąkolwiek wartość. Nie będziemy tracić każdego dnia naszego cennego czasu na czyszczenie skrzynki odbiorczej lub poszukiwanie ważnych informacji przesłanych przez innego pracownika.

Ułatw sobie dostęp do kluczowych informacji

Przepisy księgowe mają to do siebie, że bardzo często lubią się zmieniać. A dobry księgowy musi pozostawać z nimi na bieżąco. Z tego powodu zamiast samodzielnego wertowania przestrzeni internetowych w poszukiwaniu nowelizacji, warto zasubskrybować serwis dzielący się tego typu wiedzą, który będzie w określonych odstępach czasu przesyłał na naszą skrzynkę e-mail odpowiednie zmiany. Dzięki temu możemy wpisać w nasz kalendarz obowiązkową lekturę zmian w przepisach, pozostając na bieżąco z ich aktualnym ich brzmieniem.

Wykorzystaj przypomnienia z kalendarza

Miesiąc roboczy księgowego kręci się wokół konkretnych dat. Swoje deadline'y mają rozliczenia podatków, wysyłki JPK, deklaracje ZUS i wiele innych dokumentów, którymi obraca się w firmie. Aby nie przegapić żadnego z nich, warto w Nowym Roku skorzystać z dobrodziejstw, jakie dają przypomnienia w kalendarzach. Ustaw je sobie w kalendarzu w komputerze lub telefonie, najlepiej z takim wyprzedzeniem, aby móc zdążyć z danym zadaniem przed konkretnym dniem. Dzięki temu nie zapomnisz o żadnych ważnych działaniach i nie przysporzysz sobie (ani firmie) dodatkowych problemów.

Zacznij korzystać z dobrych systemów klasy ERP

Systemy klasy ERP to w dzisiejszych czasach podstawa działania nie tylko dużych firm, ale również coraz częściej mikroprzedsiębiorstw. W codziennej pracy księgowego stanowią doskonałą pomoc pozwalającą na dostęp do wszystkich dokumentów tworzonych przez innych pracowników (np. faktur wystawianych przez handlowców, dokumentów magazynowych, dokumentów kosztowych) w celu ich późniejszego rozliczania. Systemy ERP (takie jak np. enova365 rozwijana od lat przez firmę Soneta sp. z o. o.) posiadają wbudowane rozwiązania usprawniające wysyłanie niezbędnej dokumentacji do organów podatkowych, zapewniają stałe aktualizacje funkcjonalności zgodne ze zmianami w przepisach i coraz częściej wyposażane są w przejrzyste, łatwe w obsłudze interfejsy (umożliwiające pracę z urządzeń mobilnych!). Wszystkie informacje związane z przedsiębiorstwem gromadzone w jednej wspólnej bazie danych zapewniają również znacznie lepszy dostęp do szczegółowych raportów i analiz, dzięki czemu nasza praca może być jeszcze prostsza i wydajniejsza.

Co daje efektywna praca?

Sposobów na usprawnienie pracy księgowego jest sporo. Do części z nich przydadzą się konkretne narzędzia, inne wymagają jedynie wyrobienia w sobie pewnych nawyków. Zmiana trybu pracy na bardziej poukładany i efektywny niesie ze sobą jednak wiele konkretnych korzyści. Wśród nich wymienić warto m.in. mniej stresu spowodowanego narastaniem obowiązków, lepszą organizację pracy pozwalającą wykonywać wszystkie zadania w odpowiednim tempie oraz możliwość skupiania się na bieżących sprawach, bez potrzeby ciągłego pamiętania o zapisanych wcześniej terminach. Dzięki lepszej organizacji każdego dnia pojawiamy się przy swoim biurku w dobrym nastroju, co ma niebagatelny wpływ na jakość podejmowanych przez nas zawodowych wyzwań.