Koszty firmy – czym są i jak je udokumentować?

Nim przejdziemy do tematu dzisiejszego artykułu, warto, abyśmy przypomnieli sobie definicję kosztu uzyskania przychodu.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodu są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania (ew. zabezpieczenia) źródła przychodów.

Art. 23 dodatkowo wymienia te koszty, które nie mogą zostać uwzględnione przy rozliczeniu, należą do nich m.in. nabycia gruntów lub prawa wieczystego do nich (z wyjątkiem opłat za wieczyste użytkowanie), spłaty pożyczek i kredytów, odsetki od udziałów kapitałowych.

Aby koszt firmowy został w prawidłowy sposób rozliczony, musi zostać odpowiednio udokumentowany. Dlatego po jego poniesieniu musimy otrzymać fakturę, fakturę VAT RR, rachunek lub dokumenty celne. Na takim dokumencie obowiązkowo muszą znaleźć się m.in.: - dane nabywcy i sprzedawcy (wraz z nr NIP), - data wystawienia dokumentu, - data sprzedaży, - kolejny numer dokumentu, - nazwa towaru lub usługi, - ilość dostarczanych towarów i usług, - cena jednostkowa towaru/usługi, - łączna wartość z i bez VAT, - wartość VAT z podziałem na poszczególne stawki.

Jakie koszty firmy może mieć początkujący przedsiębiorca?

Początkujący przedsiębiorca może wliczyć w koszty uzyskania przychodu m.in. sprzęt nabywany wraz z początkiem prowadzenia działalności oraz wszelkie raty leasingów na potrzeby firmowe:

• pojazdy: jeśli jako początkujący przedsiębiorca wykorzystujemy w codziennej pracy prywatny samochód, możemy odliczać od podatku 20% wysokości wydatków eksploatacyjnych. Jeśli samochód wprowadzony jest jako środek trwały, limit ten zwiększa się do 75% kwoty faktury (100% jeśli pojazd wykorzystywany jest wyłącznie do celów służbowych) a dodatkowo mamy możliwość tworzenia odpisów amortyzacyjnych do limitu 150 000 zł.

• sprzęt komputerowy i telekomunikacyjny: w większości przypadków przedsiębiorca potrzebuje do pracy komputera i smartfona. Jeśli wartość każdego z nich nie przekracza 10 000 zł, są to wydatki, które można ująć w kosztach firmy jednorazowo, w przeciwnym wypadku taki środek trwały należy co miesiąc amortyzować. Jeśli sprzęt komputerowy i telefon bierzemy w leasing, w ramach pro-wadzenia działalności gospodarczej możemy bez problemu wliczać w koszty comiesięcznie otrzymywane faktury od firmy leasingowej.

• majątek prywatny używany w celach firmowych: jeśli przed założeniem firmy posiadamy już sprzęt, który chcielibyśmy wykorzystywać w działalności, może-my ująć go w majątku firmowym i tym samym wliczyć jego wartość w koszty uzyskania przychodów. Możemy to zrobić jednorazowo (tzw. amortyzacja jednorazowo) dla przedmiotów o wartości do 10 000 zł lub amortyzować co miesiąc, jeśli wartość środka trwałego przekracza limit. Aby wciągnąć do majątku firmowego prywatny sprzęt, należy przygotować i przechowywać w dokumentacji firmowej specjalne oświadczenie o jego przekazaniu. W przypadku rozliczania się z opłat ponoszonych co miesiąc (np. prywatny abonament telefoniczny), rozliczyć możemy tylko taką część kosztów, która bezpośrednio ponoszona jest przez firmę. Odbywa się to np. na podstawie bilingu połączeń.

• towary handlowe: jeśli prowadzimy firmę handlową, na samym początku działalności towarujemy się na określone w naszej ofercie produkty. Otrzymując wraz z nimi prawidłowo wystawioną fakturę, możemy wliczyć ją w koszty działalności w miesiącu jej wystawienia.

• koszt prowadzenia firmy we własnym domu: wielu młodych przedsiębiorców decyduje się na założenie i prowadzenie firmy we własnym domu. Dzięki temu mogą oni bezproblemowo wliczyć w koszty firmowe taki procent ponoszonych kosztów (rachunków, czynszu), jaki wynosi proporcja powierzchni przeznaczonej na cele firmowe do powierzchni całej nieruchomości. Oczywiście każdy taki wydatek musi być w odpowiedni sposób udokumentowany, np. poprzez rachunek za media lub zestawienie opłat czynszowych otrzymane od spółdzielni.

• składki społeczne ZUS: ponoszone przez przedsiębiorców co miesiąc składki na ubezpieczenie społeczne również mogą zostać zaliczone jako koszt uzyskania przychodów. Oczywiście w pierwszym okresie działalności firmy będą to niewielkie wydatki (zwłaszcza, że obowiązuje nas wtedy tzw. mały ZUS), lecz w dalszej części mogą stanowić stały składnik do zmniejszania podatku dochodowego.

Jak widać po powyższym zestawieniu, początkujący przedsiębiorca jest w stanie odliczać całkiem sporo rzeczy już na samym początku prowadzenia działalności gospodarczej. Warto jednak pamiętać, że najważniejsze przy rozliczaniu wydatków firmowych jest odpowiednie ich udokumentowanie oraz możliwość udowodnienia ich zasadności w razie wątpliwości ze strony organu podatkowego.