Elektroniczny obieg dokumentów - korzyści

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala przechowywać wszystkie dokumenty w jednym miejscu, ułatwia dostęp do nich niezależnie od miejsca i czasu, pozwala zredukować ilość dokumentów w wersji papierowej wprowadzając porządek w firmowej dokumentacji, niweluje problem gubienia dokumentów, a także pozwala zautomatyzować procesy związane z zarządzaniem przepływem informacji w firmie. Zastosowanie elektronicznego obiegu dokumentów to przede wszystkim redukcja czasu pracowników, poświęcanego dotąd na tworzenie, powielanie, kopiowanie, przesyłanie i archiwizowanie dokumentów oraz skrócenie czasu, w którym dokumenty znajdują się w obiegu. Dzięki EOD można też doskonale kontrolować przepływy w pieniężne w przedsiębiorstwie. To również oszczędność pieniędzy, przeznaczanych dotąd na urządzenia i materiały biurowe oraz fizyczne przechowywanie dokumentów. Jedną z ważniejszych korzyści jest też zwiększenie bezpieczeństwa danych – zastosowane systemy pozwalają ustalać, kto i w jakim zakresie ma dostęp do firmowych dokumentów. Można też prześledzić ich cykl życia.

Koniec z papierem!

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentacji jest sprawą bardzo indywidualną i dla każdej firmy wygląda inaczej. Wszystko zależy od specyfiki branży, sposobu prowadzenia działalności, metod zarządzania firmą, wypracowanych procedur czy też wielkości firmy. Pewne jest jednak to, że każda firma może wdrożyć elektroniczny obieg dokumentacji i dla każdej z nich będzie to rozwiązanie korzystne. Sposób, w jaki ma działać obieg dokumentów w formie cyfrowej wymaga szczegółowej analizy. Małe i średnie przedsiębiorstwa nie muszą jednak sięgać po zaawansowane systemy, których koszt można liczyć w setkach tysięcy złotych. Często wystarczającym sposobem jest zastosowanie prostych urządzeń biurowych, komputerów lub urządzeń mobilnych w połączeniu z rozwiązaniami chmurowymi. Najważniejsze jest bowiem dostosowanie systemu do procedur obowiązujących w firmie i integracja nowego systemu z posiadanym oprogramowaniem np. finansowo-księgowym. Oczywiście niektóre przedsiębiorstwa powinny się liczyć z koniecznością zakupu niezbędnej infrastruktury IT, ale inwestycja ta szybko się zwraca.

Szanse i wyzwania

Jak pokazaliśmy wyżej, wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów niesie ze sobą wiele korzyści. Jednak nie można zapominać, że ta nowa forma workflow wiąże się też z pewnymi trudnościami. Trzeba pamiętać, że choć EOD pozwala kontrolować dostęp do danych i umożliwia korzystanie z nich bez ograniczeń, w dowolnym miejscu i czasie, to narażone są one na cyberataki. Dlatego koniecznością jest zabezpieczenie całej bazy danych. Taka ochrona, również przez wykonywanie kopii zapasowych, będzie niezbędna także po to, by ochronić się przed ewentualnymi awariami lub utratą sprzętu. Ważne jest też, aby wprowadzone systemy były zintegrowane z dotychczas używanymi rozwiązaniami, tak, by nie trzeba było na nowo wprowadzać wszystkich danych. Dużo szybciej i taniej będzie je zaimportować z istniejących systemów.

Kto może skorzystać z EOD?

Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. W tym wypadku ani wielkość firmy, ani branża czy też zastosowane w firmie procedury nie uniemożliwiają wprowadzenia tego rozwiązania. Ważne jest jedynie, aby dobrać oprogramowanie, które będzie odpowiadać potrzebom firmy i to nie tylko tym obecnym, ale też przyszłym. Warto wziąć pod uwagę wzrost skali działalności firmy i to, czy w razie konieczności będziemy mogli przenieść dane do innego dostawcy usług, gdyby obecny przestał spełniać oczekiwania. Współpracując z firmami, które wyspecjalizowały się w tworzeniu i implementacji systemów do poprawiania workflow, można liczyć na profesjonalne szkolenia i fachowe doradztwo, tak, aby wszyscy pracownicy mogli nabyć umiejętności niezbędne do efektywnej i właściwej obsługi systemu. EOD może objąć faktury, dokumenty zakupowe, umowy, wnioski urlopowe, wypowiedzenia, rozliczenia delegacji i dziesiątki innych dokumentów, które funkcjonują w każdej firmie. Dlatego można śmiało powiedzieć, że jest to rozwiązanie godne polecenia każdemu przedsiębiorcy.

Elektroniczny obieg dokumentów - podsumowanie

Elektroniczny obieg dokumentów ułatwia przebieg wszystkich procesów związanych z rejestracją, klasyfikacją, porządkowaniem i archiwizacją dokumentów przychodzących i wychodzących. Umożliwia też łatwy przepływ informacji pomiędzy pracownikami na różnych szczeblach i pracujących w różnych działach. To rozwiązanie, które umożliwia stały nadzór i dostęp do dokumentów firmowych, sprawną komunikację pomiędzy pracownikami, redukcję papierowych dokumentów, minimalizowanie zagrożenia zniszczenia lub zagubienia dokumentów oraz oszczędność czasu pracy i zmaksymalizowanie efektywności pracy.