2019-05-06

Co zrobić, gdy kontrahent nie płaci?

Towar został dostarczony na czas, faktura wystawiona i przesłana do kontrahenta. Ten jednak milczy, a na firmowym koncie nie ma ani śladu po jego płatności. Co jesteśmy w stanie zrobić, gdy dojdzie do takiej sytuacji?

Jak odzyskać pieniądze od kontrahenta? Krajowy Rejestr Długów donosi, że niemalże 73% polskich mikroprzedsiębiorstw ma problem ze ściągnięciem płatności za faktury od swoich kontrahentów. W skali ogólnobiznesowej (za raportem z badania "Portfel należności polskich przedsiębiorstw" przeprowadzonego w 2018 roku) z problemem tym boryka się nawet 85% firm działających na terenie naszego kraju. Niepłacący kontrahenci zdarzają się więc w niemalże każdym prowadzonym biznesie, dlatego warto wiedzieć, w jaki sposób reagować na tego typu sytuacje.

Przypomnienie

Czasami może się zdarzyć, że kontrahent po prostu zapomniał o naszej fakturze, nie dotarła do niego lub dotarła wystawiona w sposób błędny. Zazwyczaj zwykłe mailowe lub telefoniczne przypomnienie jest w stanie wyjaśnić sytuację i spowodować, że należne pieniądze w końcu znajdą się na naszym koncie. Jest to pierwszy i najprostszy sposób na rozwiązanie sprawy braku płatności. Jeśli się on nie powiedzie, należy przejść do kolejnego kroku, którym jest...

...wezwanie do zapłaty

Ten sposób jest już nieco bardziej sformalizowany. Wezwanie do zapłaty najlepiej przygotować na piśmie i przesłać do niepłacącego kontrahenta pocztą za potwierdzeniem odbioru (aby mieć dowód, że pismo do niego dotarło). W wezwaniu warto zamieścić wszystkie szczegółowe dane na temat wystawionej faktury oraz zamieścić informacje o dalszych planowanych przez nas krokach w momencie, gdyby płatność wciąż nie znalazła się na naszym koncie. Może to być m.in. informacja o naliczaniu ustawowych odsetek, możliwości wystawienia wierzytelności na giełdzie długów, możliwości opublikowania danych dłużnika w BIG czy też krokach podjętych przy udziale firmy windykacyjnej. W razie dalszej zwłoki kontrahenta, możemy dodatkowo wystosować ostateczne wezwanie do zapłaty, w którym poinformujemy, że dalsza zwłoka spowoduje wejście na drogę sądową.

Założenie sprawy w sądzie

Ostatnim krokiem, jakim dysponujemy na drodze do odzyskania należności jest założenie sprawy w sądzie. W tym celu możemy skorzystać z możliwości, jakie daje zarówno sąd tradycyjny, jak i uproszczona procedura w e-sądzie. Przejście procedury sądowej skutkować będzie wydaniem wyroku, który po uprawomocnieniu należy dostarczyć komornikowi. Ten w naszym imieniu zajmie się ściągnięciem zadłużenia od naszego kontrahenta.

Brak płatności od kontrahenta a kwestia podatkowa

Wystawiona faktura VAT wymaga od nas opłacenia należnego podatku w terminie do 25 dnia okresu rozliczeniowego następującego po okresie, w którym faktura została wystawiona. Jeśli sprawy związane z odzyskaniem należności się przeciągają, może to oznaczać konieczność opłacenia VAT z własnej kieszeni. Na szczęście polskie prawo umożliwia odzyskanie zapłaconego w ten sposób podatku przy pomocy mechanizmu zwanego "ulgą na złe długi". Do tej pory mogliśmy z niej skorzystać w momencie, gdy od terminu płatności faktury minęło co najmniej 150 dni. Zmiany w przepisach wprowadzone wraz z początkiem 2019 roku spowodowały jednak, że okres ten został skrócony do 90 dni. Oznacza to, że pieniądze wpłacone do Urzędu Skarbowego możemy odzyskać już w trzy miesiące od terminu płatności widniejącego na wystawionej przez nas fakturze. Aby cała procedura zakończyła się sukcesem należy spełnić 3 warunki:

  • od terminu płatności minęło co najmniej 90 dni,
  • od momentu wystawienia faktury nie minęło więcej niż 2 lata (licząc od końca roku, w którym dokument został wystawiony),
  • nasz kontrahent na dzień przed złożeniem przez nas deklaracji (w której ubiegamy się o ww. ulgę) wciąż jest czynnym podatnikiem VAT i nie znajduje się w trakcie likwidacji bądź też upadłości.

Jeśli powyższe warunki są spełnione, wartość VAT w deklaracji wpisujemy z minusem, w pozycji 69 (VAT-7 i VAT-7K) zaznaczamy opcję "Tak", a także dołączamy dokument VAT-ZD, gdzie wpisujemy dane dłużnika oraz skorygowaną wartość podatku. Jeśli chodzi o podatek dochodowy, w tym przypadku nie musimy dokonywać żadnych korekt. Wartość podatku zamiast tego możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, dzięki czemu w danym okresie rozliczeniowym jesteśmy w stanie zmniejszyć podstawę opodatkowania. Warunkiem takiego działania jest jednak:

  • wcześniejsze zaliczenie wystawionej faktury do przychodów naszego przedsiębiorstwa,
  • posiadanie dowodu istnienia należności, np. wyrok sądu, postanowienie o nieściągalności czy przygotowany przez nas protokół stwierdzający, że ewentualne koszty procesu i egzekucji długu byłyby równe lub wyższe od istniejącej zaległości.

Jakie zagrożenie niesie ze sobą niepłacący kontrahent?

Niepłacący kontrahenci, jak wynika z badań, są prawdziwą plagą polskiego biznesu. W związku z opóźnieniami lub brakami płatności powodują oni również konkretne zagrożenie dla naszej firmy. Jest nim utrata płynności finansowej, co skutkować może również w naszym przypadku zatorami płatniczymi i wydłużeniem czasu realizacji płatności na rzecz własnych wierzycieli. To z kolei może prowadzić do sytuacji, w której sami staniemy się celem opisywanych w powyższym artykule procedur.