Czym jest delegacja?

Delegacja to nic innego jak typowa podróż służbowa, którą bardzo często wykonuje się w celu spotkania z potencjalnymi partnerami lub wykonania zadań w filii firmy zlokalizowanej poza miejscem codziennej pracy.

Abyśmy mogli mówić o delegacji, za wyrokiem Sądu Najwyższego z 22 lutego 2008 roku (I PK 208/07), muszą wystąpić trzy czynniki:

• w czasie delegacji musi być wykonywanie zadanie określone przez pracodawcę, zadanie to wykonywane jest poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy, a co za tym idzie, również stałe miejsce pracy pracownika, delegacja wykonywana jest na podstawie wyraźnego polecenia pracodawcy.

Wyjeżdżając w delegację należy pamiętać, że zgodnie z przyjętymi zasadami podlega ona określonym przepisom: • całkowity jej czas trwania nie może przekroczyć 3 miesięcy w roku kalendarzowym, • ma mieć charakter incydentalny, • pracownik nie ma możliwości odmowy (z wyjątkiem kobiet w ciąży lub pracowników opiekujących się dziećmi do czwartego roku życia), • całość kosztów delegacji ponoszona jest przez pracodawcę, • wyjazd służbowy nie ma wpływu na zasadnicze wynagrodzenie, jednakże oddelegowanemu pracownikowi przysługuje tzw. dieta.

Ile wynoszą diety w delegacji?

Diety w delegacjach mają odgórnie określone stawki. Obecne krajowe nie zmieniły się od 2013 roku i wynoszą odpowiednio: 30 zł dziennie (przy pełnej diecie), 45 zł dziennie (przy ryczałcie za nocleg, który wynosi dodatkowo 50% wysokości diety) i 6 zł (przy ryczałcie za dojazdy wynoszącym 20% diety).

Dieta na wyjazdach krajowych przysługują pracownikom jedynie wtedy, gdy czas ich podróży służbowej jest wyższy niż 8 godzin. Jeśli wynosi między 8 a 12 godzin, pracownikowi przysługuje 50% diety. Jeśli jest dłuższy niż 12 godzin, otrzymuje on pełną dietę. W przypadku diet zagranicznych, jeśli podróż trwała poniżej 8 godzin, pracownikowi przysługuje 1/3 jej wymiaru. W przypadku podróży trwającej od 8 do 12 godzin jest to połowa diety, przy dłuższych podróżach otrzymuje już pełną kwotę. Ile wynosi dieta w wyjazdach zagranicznych? Wszystko zależy od kraju docelowego. Przykładowo w Niemczech jest to 49 EUR (z limitem na nocleg w wysokości 150 EUR), w Wielkiej Brytanii 35 GPB (z limitem na nocleg w wysokości 200 GPB), a we Francji 50 EUR (i 180 EUR limitu na nocleg).

Relokacja – czym różni się od delegacji?

W przypadku, gdy praca poza siedzibą firmy może trwać dłużej niż 3 miesiące w roku kalendarzowym, mamy do czynienia z tzw. relokacją, czyli długotrwałą zmianą miejsca pracy. Od delegacji odróżnia ją m.in. to, że często wymaga przeniesienia się do zupełnie innego miejsca (z uwzględnieniem wynajęcia lokum i przeprowadzki) i nie jest obarczona limitem na każdy rok kalendarzowy.

W przypadku relokacji, pracodawca nie musi pokrywać kosztów związanych z przeniesieniem pracownika do innego miejsca, jednakże musi posiadać na to jego wyraźną zgodę. Dodatkowo relokacja zazwyczaj oznacza zmianę warunków umowy. O ile delegacja została bardzo dobrze opisana w przepisach pracowniczych, nie znajdziemy w nich zbyt wiele na temat samej relokacji. Dlatego też uważa się, że takie działanie jest zasadniczo wypowiedzeniem pracownikowi dotychczasowych warunków i na bazie tzw. wypowiedzenia zmieniającego – zaproponowanie nowych, dostosowanych do nowego miejsca wykonywania obowiązków.

Pracownik może oczywiście takich warunków nie przyjąć i pozostać na swoim dotychczasowym stanowisku. W wielu sytuacjach jednak niewyrażenie zgody na relokację wiąże się z rozwiązaniem dotychczasowej umowy o pracę.

Czym jest relokacja krótkoterminowa?

Jeśli relokacja pracownika ma trwać krócej niż 3 miesiące w danym roku kalendarzowym, możliwe jest przeprowadzenie tzw. relokacji krótkoterminowej niewymagającej stosowania wypowiedzenia zmieniającego. W takiej sytuacji pracodawca zawiera z pracownikiem porozumienie czasowe, które dokładnie określa, jakie warunki w umowie na czas relokacji zostają zmienione. Aby jednak takie ograniczenie formalności było możliwe, należy spełnić trzy warunki:

• pracodawca musi w odpowiedni sposób umotywować potrzebę relokacji pracownika, praca w nowym miejscu musi odpowiadać kwalifikacjom pracownika, jego wynagrodzenie nie może zostać obniżone.

Delegacja czy relokacja?

Jak widać, pomiędzy delegacją i relokacją istnieje sporo zasadniczych różnic. Wybór jednej lub drugiej drogi dyktują tak naprawdę potrzeby pracodawcy co do wykonywania przez pracownika określonych obowiązków w określonej lokalizacji. Jeśli takie działanie ma charakter incydentalny, delegacja będzie najbardziej logicznym wyborem. Jeśli zaś jest to długoterminowa zmiana podyktowana np. otwarciem filii przedsiębiorstwa lub wręcz zmianą jego lokalizacji, warto rozważyć propozycję relokacji.