Dowody zewnętrzne w KPiR, czym są?

Dowody zewnętrzne w Księdze Przychodów i Rozchodów to dokumenty, które wchodzą w skład tzw. dowodów własnych, czyli tworzonych przez naszą firmę. Te dzielą się na wewnętrzne (służące dokumentowaniu działań wewnątrz firmowych) oraz właśnie zewnętrzne (przekazywane dalej kontrahentom współpracującym z naszą firmą). Dowodami zewnętrznymi są więc np. faktury, które po transakcji wystawiamy naszym klientom. Na skutek działania tzw. "czynnika ludzkiego" lub błędu oprogramowania mogą one zawierać różnego rodzaju nieścisłości, które uniemożliwiają poprawne ich zaksięgowanie. W jaki sposób reagować na tego typu zdarzenia? Można to zrobić na dwa sposoby: przy pomocy faktury lub noty korygującej.

Dowody zewnętrzne w KPiR – noty korygujące

Nota korygująca to dokument wystawiany przez nabywcę, którego celem jest skorygowanie jedynie błędów w danych formalnych. Dotyczy to np. błędów w nazwie firmy, nieprawidłowego NIP-u, adresu itp. Nie można przy jej pomocy korygować danych wartościowych, jak np. pozycje na fakturze, kwoty netto, podatków.

Poprawnie wystawiona nota korygująca powinna posiadać:

• kolejny numer oraz datę jej wystawienia,

• oznaczenie "Nota korygująca",

• poprawne dane stron (wystawcy faktury oraz odbiorcy),

• informację, których danych zawartych na fakturze dotyczy korekta,

• treść poprawnego zapisu danych.

Tak przygotowana nota jest następnie przesyłana firmie wystawiającej fakturę w dwóch egzemplarzach, z których jeden należy podpisać oraz odesłać. Notę korygującą firma ją otrzymująca powinna dołączyć do błędnie wystawionej faktury.

Dowody zewnętrzne w KPiR – faktura korygująca

W przeciwieństwie do noty, faktura korygująca wystawiana jest przez firmę wystawiającą pierwotną fakturę i może dotyczyć zarówno kwestii formalnych jak i wartościowych znajdujących się na błędnie wystawionym dokumencie.

Wystawia się ją zazwyczaj:

• w momencie udzielenia rabatu lub podwyższenia ceny już po wystawieniu faktury,

• w momencie zwrotu części lub całości zakupionych przez odbiorcę towarów,

• w przypadku zwrotu kwot niezależnych,

• w przypadku zwrotu zaliczek, rat oraz innych rodzajów przedpłaty jakie wykonał nabywca, a jakie podlegają opodatkowaniu,

• w momencie stwierdzenia błędu w jakiejkolwiek innej części faktury, w tym również w danych formalnych.

Poprawnie wystawiona faktura korygująca musi zawierać:

• numer oraz datę jej wystawienia,

• dane zawarte na pierwotnej fakturze (nazwa towaru/usługi objętych zmianą),

• wartość rabatu lub podwyższenia ceny,

• kwotę zmniejszenia lub podwyższenia podatku w związku z wprowadzonymi zmianami.

Faktura taka musi zostać następnie przekazana nabywcy, aby mógł ją prawidłowo zaksięgować. W taki sposób możliwe staje się skorygowanie błędnych zapisów na dokumentach zewnętrznych, dzięki czemu możliwe jest prowadzenie dokumentacji księgowej z zachowaniem należytej staranności.