Faktura elektroniczna

Stosunkowo niedawno wprowadzono do przepisów definicję faktury elektronicznej. Zgodnie z nią e-faktura to faktura w formie elektronicznej, wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. To oznacza, że nie został narzucony format elektroniczny, lecz to, by zarówno w chwili wystawienia, jak i otrzymania miała ona postać e-dokumentu. Jednocześnie warto zauważyć, że możliwe jest wystawienie faktury tradycyjnej (papierowej) i zeskanowanie jej, a następnie odesłanie skanu faktury do klienta. Taka faktura również traktowana jest jako faktura elektroniczna. Od 2013 roku zgoda na wysyłanie faktur w formie elektronicznej jest domyślna, chyba, że klient zażyczy sobie inną formę wystawienia/otrzymania faktury. Fakturę elektroniczną uznaje się za otrzymaną w momencie dotarcia do odbiorcy. Najczęściej jest to więc data wysłania faktury np. poprzez pocztę e-mail.

Ważne elementy e-faktury

Wśród kryteriów, które musi spełniać faktura elektroniczna jest autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Oznacza to, że e-faktura nie może budzić wątpliwości co do tożsamości podmiotu wystawiającego fakturę, nie umożliwiać wprowadzania modyfikacji, a także mieć przejrzystą i zrozumiałą formę. W tym zakresie stosuje się wewnętrzne systemy kontroli, standardy EDI (Electronic Data Interchange) oraz podpisy elektroniczne.

Przechowywanie faktur elektronicznych

Przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania faktur przez okres pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Nie ma jednocześnie zasad, które narzucają formę przechowywania e-faktur. Dzięki temu można je archiwizować w formie elektronicznej, w bezpieczny sposób umożliwiający jednocześnie łatwe odszukanie i bezzwłoczny dostęp na potrzeby kontroli, a także w formie papierowej poprzez wydruk e-faktur.