System elektronicznego obiegu dokumentów i jego zalety

Choć dokumentacja w formie papierowej odgrywa ważną rolę w procesach biznesowych w zakresie formalnym i jej funkcjonowanie wynika z przepisów prawa, to dziś zdecydowana większość dokumentów docierających do firm i tych, które z niej wychodzą ma postać elektroniczną. W dodatku korzystanie z dokumentów w wersji cyfrowej

• pozwala ograniczyć koszty związane z zakupem i eksploatacją materiałów oraz urządzeń biurowych, a także z archiwizacją i przechowywaniem dokumentacji,
• eliminuje konieczność powielania dokumentacji,
• umożliwia skrócenie czasu i usprawnienie procedur przepływu informacji w przedsiębiorstwie,
• ułatwia zlokalizowanie potrzebnych dokumentów,
• zwiększa efektywność pracy z dokumentami.

Jednak dla sprawnego zarządzania dokumentami kluczowe jest wprowadzenie odpowiedniego systemu elektronicznego obiegu dokumentów, dostosowanego do indywidualnych potrzeb firmy. System elektronicznego obiegu dokumentów:

• umożliwia prowadzenie bieżącej kontroli nad przepływem informacji i monitorowanie procesów na wszystkich etapach,
• pozwala na ograniczenie dostępu do określonych dokumentów, pracownikom bez odpowiednich uprawnień,
• może być zintegrowany z programami odpowiedzialnymi za planowanie zadań w czasie, z programami księgowymi lub systemami CRM do zarządzania relacjami z klientami,
• minimalizuje ryzyko zniszczenia, zagubienia i utraty dokumentacji,
• zwiększa bezpieczeństwo danych,
• eliminuje większość błędów ludzkich,
• zapewnia dostęp do dokumentów w dowolnym miejscu i czasie,
• zmniejsza nakład pracy i czasu niezbędnych do zarządzania dokumentami.

System obiegu dokumentów powinien umożliwiać sprawne rejestrowanie, porządkowanie, klasyfikację oraz archiwizację zarówno dokumentacji przychodzącej do firmy, jak i wychodzącej na zewnątrz. Powinien też umożliwiać tworzenie i dystrybucję dokumentów wewnętrznych, takich jak ankiety, zaświadczenia, formularze, wnioski.

Jak wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów?

Zanim wdrożymy system elektronicznego obiegu dokumentów, musimy przeanalizować potrzeby przedsiębiorstwa, aktualne problemy związane z zarządzaniem dokumentacją oraz cele, które chcemy zrealizować dzięki wprowadzeniu systemu. Mając tę wiedzę, można zapoznać się z dostępnymi na rynku rozwiązaniami. System powinien odzwierciedlać strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa i odpowiadać obowiązującym w nim procedurom. Należy też zwrócić uwagę na wydajność dostępnych systemów, poziom oferowanego przez nie zabezpieczenia danych oraz możliwości modyfikacji i rozwoju systemu. Ważne jest również to, by system był intuicyjny w obsłudze, tak by praca z nim nie generowała nowych problemów. Oczywiście w większości przypadków gotowe systemy obiegu dokumentów będą wystarczające, ale nie ma przeciwwskazań, by zdecydować się na stworzenie własnego systemu dostosowanego do potrzeb firmy.

Kolejny krok to wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów, jego konfiguracja i integracja z funkcjonującymi obecnie systemami. Warto zdać się na pomoc specjalistów, którzy najpierw sprawdzą działanie systemu w środowisku testowym, a dopiero potem przeniosą go na środowisko pracy uruchamiając system. Wybierając wykonawców systemu najlepiej zdecydować się na współpracę z firmą, która zapewni asystę wdrożeniową, w tym szkolenia z zasad obsługi systemu oraz wsparcie techniczne i opiekę serwisową.

Po wprowadzeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów warto przygotować się na wdrażanie drobnych zmian, które mogą wynikać z pojawiających się problemów lub sugestii dotyczących usprawnienia systemu. Najważniejsze jest zatem to, by wdrożone oprogramowanie umożliwiało wprowadzanie modyfikacji bez powodowania zakłóceń w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.

Podsumowując, elektroniczny obieg dokumentów jest dziś standardem w prowadzeniu nowoczesnego biznesu. Usprawnienia w przepływie informacji pozwalają na wyeliminowanie niepotrzebnych kosztów, zwiększenie efektywności pracy pracowników, zwiększenie bezpieczeństwa danych, a w efekcie sprawną obsługę klientów i wydajne przeprowadzanie procesów biznesowych. W ten sposób można wypracować przewagę konkurencyjną. Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu informacji czyni także z przedsiębiorstwa firmę społecznie odpowiedzialną, dla której ważne są względy ekologiczne. W zasadzie nie ma argumentów za tym, by powstrzymywać się przed wdrożeniem efektywnego systemu do obsługi dokumentów w firmie, dlatego warto rozważyć jego wprowadzenie.