Do wpłat na PFRON zobowiązani są pracodawcy, którzy zatrudniają przynajmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (nie wlicza się tu osób, z którymi podpisano umowy cywilnoprawne) i nie osiągają odpowiedniego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Wynosi on 6% – taki powinien być przeciętny udział osób niepełnosprawnych w zatrudnieniu ogółem, w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Wyjątkiem są m.in. placówki dyplomatyczne oraz przedsiębiorstwa, które ogłosiły upadłość lub są w stanie likwidacji. Obniżony wskaźnik (2%) stosuje się w odniesieniu do różnego rodzaju szkół, w tym szkół wyższych, ośrodków kształcenia nauczycieli oraz placówek resocjalizacyjnych i opiekuńczo-wychowawczych. Do obliczania wysokości wpłat na PFRON stosuje się ułamek 40,65% przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale (obecnie to kwota 4054,89 zł), który mnoży się przez liczbę pracowników odpowiadającą różnicy między zatrudnieniem, które zapewnia osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6%, a rzeczywistym stanem zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Oczywiście przedsiębiorcy mogą na rożne sposoby starać się o obniżenie wpłaty. Wskaźnik można obniżyć, jeśli zatrudnia się osoby cierpiące na schorzenia, które znacznie utrudniają wykonywanie pracy, np. chorobę Parkinsona, stwardnienie rozsiane, HIV/AIDS, późne powikłania cukrzycy. Inny sposób to nabycie usługi, z wyłączeniem handlu i produkcji, od pracodawcy, który zatrudnia co najmniej 25 osób w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i ma wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych przynajmniej 30%. Co ważne, wspomniani pracownicy muszą być osobami o znacznym stopniu niepełnosprawności lub osobami umiarkowanym stopniu niepełnosprawności: niewidomymi, chorymi psychicznie lub upośledzonymi umysłowo, cierpiącymi na całościowe zaburzenia rozwojowe czy też na epilepsję. Warunkiem obniżenia składki na PFRON jest terminowa wpłata należności za usługę i otrzymanie informacji o wysokości obniżenia. Przedsiębiorcy zobowiązani są też do rejestracji w systemie PFRON oraz do terminowego dokonywania wpłat i składania deklaracji. Deklaracje wysyła się elektronicznie za pomocą systemu e-PFRON. Składa się je do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania wpłaty (deklaracje roczne – do 20 stycznia).