Pierwsza zasada jest taka: starać się nie dopuścić do powstania zadłużenia. Jeśli prowadzimy firmę, to niezależnie od jej wielkości – bo dotyczy to również, a może przede wszystkim, freelancerów z jednoosobową działalnością – na bieżąco monitorujmy spływanie płatności. Dopytywanie nawet o kilkudniowe opóźnienia pokaże, że dbamy o własne interesy, i przygotuje grunt pod ewentualne dalsze rozmowy. Poza tym zachowane maile czy smsy od dłużnika będą przydatnym dowodem, jeżeli dojdzie do postępowania sądowego.

Wezwanie do zapłaty

Gdy ponaglenia nie działają, kolejnym krokiem będzie wysłanie wezwania do zapłaty. Najlepiej zrobić to na piśmie, listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, chociaż dopuszczalne są również mail lub faks, a nawet… nagrywana rozmowa telefoniczna. Wezwanie do zapłaty to jeden ze sposobów (obok ugody czy rozłożenia długu na raty) przedsądowego egzekwowania świadczenia od dłużnika. Jeżeli zamierzamy skierować sprawę do sądu, to wystawienie takiego dokumentu jest wymagane w postępowaniu gospodarczym i przez przepisy prawa cywilnego. Co ważne, wezwanie do zapłaty można wystawić zarówno osobie prawnej (przy zaległej kwocie od 500 zł), jak i konsumentowi (przy zaległości od 200 zł, przedawnionej powyżej 60 dni). Nie ma ustalonego wzoru wezwania do zapłaty, ale istnieje kilka elementów, które powinien zawierać taki dokument. Trzeba w nim wskazać wierzyciela i dłużnika, a także należną kwotę i podstawę prawną do obowiązku zapłaty (np. rodzaj, numer i datę zawartej umowy). Niezbędne jest również podanie terminu spłaty długu oraz określenie sankcji, które grożą za niedopełnienie tego obowiązku (oprócz wniesienia pozwu może to być np. wpisanie nierzetelnej firmy albo osoby do Krajowego Rejestru Długów. Taka procedura jest jednak płatna i wymaga dużej staranności, bo dłużnikom przysługuje ochrona przed nieprawidłowymi wpisami). Zazwyczaj wysyła się dwa–trzy wezwania do zapłaty (w tym ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty), by następnie dochodzić swoich praw w procesie sądowym.

Usługi firm windykacyjnych

Jeżeli samodzielne egzekwowanie należności wydaje się komuś zbyt trudne, rozwiązaniem może być skorzystanie z usług firmy windykacyjnej. Tego rodzaju instytucje mają wyrobione procedury działania i sprawdzonych pracowników. Zależy im też na skutecznej windykacji, bo zarabiają na prowizji od odzyskanego długu. Oczywiście procent dla firmy nie zawsze będzie taki sam – zwiększy się, gdy np. dłużnik jest bardzo trudnym partnerem albo słynie z niespłacanych należności. Nie należy jednak bać się kosztów, bo zgodnie z obowiązującym prawem, klient może zażądać od dłużnika również zapłaty prowizji dla windykatora.

Sprzedaż długu

Ostatecznością powinna być sprzedaż długu. W takiej sytuacji wierzyciel odzyskuje tylko część należnej kwoty, procent ten zresztą spada w miarę starzenia się długu. Poza tym firma skupująca długi nie zdecyduje się na odkupienie wierzytelności niemożliwej do spłacenia. Jeśli więc sprawa jest do wygrania, bardziej opłaca się zająć nią samemu lub z pomocą prawnika albo windykatora. Niezależnie jednak od wszystkich procedur, najlepszym rozwiązaniem będzie wypracowanie – wśród przedsiębiorców i prywatnych osób – takiej kultury biznesowej, w której spłacanie długów stanie się po prostu punktem honoru.