Dokumenty papierowe

Czasem wybór formy papierowej jest podyktowany wymogami prawnymi w zakresie dokumentowania procesów lub decyzji zachodzących w przedsiębiorstwie. Jednak znacznie częściej obieg dokumentów papierowych jest stosowany z powodu przyzwyczajenia, bądź też źle zoptymalizowanej pracy. Dlatego zawsze wtedy, gdy dokument papierowy nie jest formalnie wymagany, powinien przybrać formę elektroniczną.

Korzyści płynące z zastosowania elektronicznego obiegu dokumentów

Wprowadzenie systemu umożliwiającego elektroniczny obieg dokumentów fenomenalnie rozwiązuje wiele istotnych problemów. Przede wszystkim dokumenty są zgromadzone w jednym miejscu i można mieć do nich dostęp zawsze wtedy, gdy to konieczne, bez względu na czas i miejsce. Ponadto można w łatwy sposób wyszukiwać potrzebne dane. Istnieje też możliwość monitorowania położenia dokumentu i kontrolowania przebiegu informacji. Elektroniczny obieg dokumentów eliminuje także problem gubienia ważnych druków i bałaganu wśród krążących po firmie pism. Zwiększa się za to efektywność pracy, a pracownicy oszczędzają czas, ponieważ każdy dział w firmie ma dostęp do bieżących informacji. Redukując ilość dokumentów papierowych można także znacząco zredukować koszty prowadzenia działalności, zarówno w zakresie oszczędności na artykułach biurowych, jak i w zakresie przechowywania dokumentów. Redukcji kosztów sprzyja również znaczna automatyzacja wielu procesów.

Zdigitalizowane dokumenty

Elektroniczny obieg dokumentów to przede wszystkim obsługa korespondencji tak, aby obieg informacji był dynamiczny, płynny i dobrze zorganizowany. Dzięki temu można pożegnać papierową ewidencję korespondencji. To także obieg faktur w formie elektronicznej, który pozwala na uzyskanie łatwego dostępu do potrzebnych dokumentów. Obieg faktur w tej formie ułatwia również zarządzanie przepływami finansowymi. Z pomocą systemów umożliwiających elektroniczny obieg dokumentów można wdrożyć elektroniczną obsługę wniosków urlopowych, dokumentów kosztowych, zaliczek, a także umów. Elektroniczny obieg dokumentów można wprowadzić również w zakresie działu HR, wdrażając samoobsługowy portal pracowniczy, który pozwoli zmniejszyć koszty i nakłady pracy w zakresie dostarczania pracownikom niezbędnych dokumentów. Systemy umożliwiają również szybkie i profesjonalnie wyglądające generowanie dokumentów elektronicznych, które będą wizytówką firmy. Nie można też nie wspomnieć o uporządkowanym i łatwym w obsłudze elektronicznym archiwum, w którym każdy dokument będzie właściwie zaindeksowany.

Systemy dopasowane do indywidualnych potrzeb

Dostępne platformy do zarządzania przepływem informacji modyfikowane odpowiednio do potrzeb czy też systemy tworzone z myślą o konkretnych branżach, a nawet firmach, zapewniają elastyczne rozwiązania dla każdego przedsiębiorstwa. Szybkie wdrożenie i intuicyjna obsługa sprawiają, że można znacznie usprawnić pracę w niemal każdym obszarze działalności. Elektroniczny obieg dokumentów sprawdzi się przede wszystkim w administracji, w sekretariacie, w księgowości, w obsłudze płacowo-kadrowej, w działach HR, w dziale sprzedaży oraz obszarze IT. W razie konieczności można skorzystać ze specjalistycznych szkoleń dla kadry, przygotowujących pracowników do korzystania z oprogramowania i jego sprawnej obsługi. Można także wdrażać system elektronicznego obiegu dokumentów etapami, aby przyzwyczaić pracowników do nowych rozwiązań i dostosować do nowego workflow całą firmę, nie naruszając płynnego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Kto powinien korzystać z elektronicznego obiegu dokumentów?

Liczne korzyści płynące z wdrożenia systemu elektronicznego przepływu informacji sprawiają, że każda firma może i powinna korzystać z tej formy. Systemy są łatwe w obsłudze i konfigurowane tak, by można było je wykorzystać w każdej branży i w każdej firmie bez względu na to, czy jest to jednoosobowa działalność gospodarcza czy duże przedsiębiorstwo. W dodatku systemy ERP, również posiadają rozwiązania dedykowane elektronicznemu obiegowi dokumentacji. Cyfrowe środowisko pracy to coś, co już jest bardzo popularne, a wkrótce będzie koniecznością. Dlatego warto jak najszybciej wdrożyć nowoczesne rozwiązania dla swojego biznesu, zgodne z obowiązującym w firmie standardem zarządzania dokumentami i przepływem informacji.