Kasy fiskalne online stanowią nową kategorię urządzeń fiskalnych, które komunikują się z Centralnym Repozytorium Kas. CRK to zaś nic innego jak system teleinformatyczny, stworzony przez Ministerstwo Finansów, prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. System ten odbiera i gromadzi dane z kas fiskalnych, co pozwala na ich analizę i kontrolę. Odbywa się to w czasie rzeczywistym, w sposób zautomatyzowany, ciągły, zgodnie z ustalonym harmonogramem i co najważniejsze, w sposób bezpośredni, a więc bez udziału jakichkolwiek pośredników.

Instalacja kas online

Po stronie użytkowników kas online stoi konieczność zakupu odpowiedniego urządzenia, które będzie mogło łączyć się z Centralnym Rejestrem Kas. Starsze kasy rejestrujące z zapisem elektronicznym i papierowym muszą być stopniowo wymieniane na nowy typ urządzeń. Konieczne jest też zapewnienie odpowiedniej infrastruktury, a konkretnie – stałego dostępu do internetu, dzięki któremu kasa będzie mogła się łączyć z CRK. Warto wiedzieć, że już od 1 września 2019 roku całkowicie zostały wycofane ze sprzedaży kasy starego typu z papierowym zapisem kopii. Nadal można jednak kupić kasy starego typu z elektronicznym zapisem kopii. Te ostatnie znikną po 31 grudnia 2022 roku. Wciąż jednak można używać kasy starego typu, zarówno z papierowym, jak i elektronicznym zapisem kopii.

Zakup kasy fiskalnej online

Przedsiębiorcy powinni wiedzieć, że mogą uzyskać ulgę w wysokości 90% wartości netto kasy, ale nie więcej niż 700 zł na zakup nowego urządzenia. Czy wszyscy podatnicy mogą skorzystać z prawa do ulgi? Niestety nie. Ulga przysługuje tym podatnikom, którzy przed zakupem kasy fiskalnej online nie korzystali z kas fiskalnych starego typu z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii, a także tym, którzy musieli rozpocząć ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej nowego typu w obowiązującym ich terminie. Jeśli podatnik dobrowolnie wcześniej wymieni posiadaną kasę na kasę online – ulgi nie uzyska. Warunkiem do otrzymania ulgi jest też zakup kasy przed upływem sześciu miesięcy licząc od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży. W tym wypadku podatnik może odliczyć od podatku należnego w deklaracji VAT za bieżący okres, jeśli jednak wartość ulgi nie przekracza kwoty naliczonego podatku, może też odliczyć od podatku należnego za następne okresy, oczywiście jeśli wartość ulgi będzie wyższa od wartości podatku. W pozostałych przypadkach, a więc wtedy, gdy kwota ulgi będzie wyższa niż kwota należnego podatku VAT, podatnicy mogą otrzymać zwrot różnicy na wskazany rachunek bankowy. Alternatywą jest korzystanie z tzw. wirtualnej kasy online, czyli aplikacji możliwej do zainstalowania na smartfonie, która pełni rolę tradycyjnej kasy fiskalnej. Przepisy dotyczące tej możliwości weszły w życie 1 czerwca 2020 roku i mogą z nich korzystać takie branże, jak gastronomia, hotelarstwo czy firmy zajmujące się sprzedażą węgla. Decyzja ta ma ułatwić podatnikom dokonanie zmian, przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów związanych z wdrożeniem kas online.

Nowe terminy wprowadzenia kas online

Choć nowe przepisy dotyczące kas online, których podstawę prawną zapewnia Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 roku w sprawie kas rejestrujących, weszły w życie 1 stycznia 2020 roku, to ze względu na pandemię koronawirusa Ministerstwo Finansów odroczyło niektóre z dotychczasowych terminów. Zgodnie z komunikatem Ministerstwa odroczenie terminu obowiązkowej instalacji kas online o pół roku stanowi wyjście naprzeciw postulatom przedsiębiorców. Nadal jednak wymiana kas na urządzenia nowego typu będzie przebiegać etapami.

Pierwszy etap wdrożenia kas online

Kasy fiskalne online dla wielu branż stały się obowiązkowe już 1 stycznia 2020 roku. Które branże wprowadziły już kasy nowego typu? Firmy świadczące usługi naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów oraz zapewniające usługi wulkanizacji. Zmiany objęły też stacje paliw sprzedające napędowy, benzynę silnikową i gaz przeznaczony do napędu silników spalinowych.

Odroczony drugi etap wprowadzenia kas online

Drugi etap miał przypaść na 1 lipca 2020 roku. Termin ten został odroczony do 1 stycznia 2021 roku. Kto na tym etapie będzie musiał obligatoryjnie rozpocząć posługiwanie się nowymi kasami? To wszelkie firmy z branży gastronomicznej i hotelarskiej, a także punkty sprzedaży materiałów opałowych, w tym węgla, koksu i półkoksu.

Przesunięty trzeci etap wdrożenia kas online

Kolejny, trzeci już etap wprowadzania kas fiskalnych online również odroczono, zmieniając termin 1 stycznia, na 1 lipca 2021 roku. To właśnie wtedy nowymi kasami obligatoryjnie będą musiały posługiwać się firmy świadczące usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne. To też zmiany, które obejmą gabinety lekarskie, w tym gabinety stomatologiczne. Kasy fiskalne online od 1 lipca 2021 roku obejmą też przedsiębiorców świadczących usługi związane z poprawą kondycji fizycznej, a więc wszelkie obiekty sportowe. Etap ten będzie również obowiązkowy dla prawników, a także dla firm realizujących usługi budowlane.

Czwarty etap wprowadzania kas online

Ostatni termin wdrażania kas online to 1 stycznia 2023 roku. Termin ten obowiązywać będzie pozostałych przedsiębiorców, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz na rzecz rolników ryczałtowych.