Czynności sprawdzające a kontrola podatkowa – czym się różnią?

Urząd Skarbowy w umysłach przedsiębiorców wciąż jawi się niczym straszliwy smok z dziecięcych opowieści. I każde jego spojrzenie skierowane na naszą firmę sprawia, że mimowolnie zaczynamy robić rachunek sumienia, a po ciele przechodzi nam zimny dreszcz. Czy zawsze kontakt ze strony Urzędu Skarbowego oznacza poważne kłopoty?

Wbrew opiniom, jakie krążą wokół tej instytucji – wcale nie. Urząd Skarbowy może kontaktować się z dwóch powodów: chęci przeprowadzenia czynności sprawdzających lub rozpoczęcia kontroli skarbowej. Czym one się od siebie różnią?

Czynności sprawdzające

Tzw. czynności sprawdzające są procedurą, z której organy podatkowe w naszym kraju korzystają zdecydowanie najczęściej. Głównie ze względu na brak sformalizowanych działań, jakie urzędnik musi podjąć, aby ją rozpocząć.

Czynności sprawdzające mają na celu sprawdzenie pojawiających się nieścisłości dotyczących m.in. terminowości i poprawności składania deklaracji (oraz JPK), terminowości wpłacania należności podatkowych, czy choćby zmian wprowadzanych w dokumentacji rejestracyjnej oraz formie opodatkowania przedsiębiorstwa.

Początkiem czynności sprawdzających jest wezwanie, zazwyczaj w formie pisemnej choć często zdarza się, że dla zaoszczędzenia czasu urzędnik kontaktuje się z przedsiębiorcą telefonicznie. W rozmowie (lub piśmie) prosi on o wyjaśnienie nieścisłości, które odkrył w czasie swojej pracy. Przedsiębiorca, często nieświadomy popełnionego błędu, może w czasie trwania czynności sprawdzających bez problemów rozwiać wątpliwości (np. przedstawiając stosowne wytłumaczenie, dodatkową dokumentację etc.) lub nanieść niezbędne korekty do swoich deklaracji.

Zasadniczą cechą czynności sprawdzających jest fakt, że o ich zakończeniu Urząd Skarbowy nie ma obowiązku informowania przedsiębiorcy. Dlatego w tym wypadku domniemuje się, że brak dalszego kontaktu oznacza zakończenie prowadzonych czynności ze skutkiem dla nas pozytywnym. Choć może również dojść do sytuacji, że po ich zakończeniu otrzymamy stosowny protokół.

Kontrola podatkowa

Jeśli chodzi o różnicę między czynnościami sprawdzającymi a kontrolą podatkową – ta druga procedura jest o wiele bardziej sformalizowana.

Często stosuje się ją jako następstwo czynności sprawdzających w sytuacjach, gdy nie udało się przy ich pomocy rozwiązać nieścisłości w zeznaniach podatkowych przedsiębiorcy. Nie jest to jednak wymogiem. Równie dobrze kontrola podatkowa może zostać zastosowana od razu, zgodnie z obowiązującymi wymogami zawartymi w VI Ordynacji podatkowej.

Aby rozpocząć kontrolę podatkową, przedsiębiorca musi zostać o tym poinformowany w terminie co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem działań.

Chcąc mieć wgląd we wszystkie niezbędne do przeprowadzenia kontroli dokumenty, często na wniosek Urzędu Skarbowego odbywa się ona bezpośrednio w siedzibie kontrolowanej firmy. Zdarzyć się jednak może, że wystarczy dostarczenie wymaganej dokumentacji do siedziby organu – w tej kwestii wszystko zależy od urzędnika.

Ważną różnicą między kontrolą podatkową a czynnościami sprawdzającymi jest to, że w momencie trwania kontroli nie jesteśmy w stanie dokonywać żadnych zmian i korekt w dokumentacji księgowej.

Kontrola podatkowa kończy się protokołem wręczanym przedsiębiorcy. Zawiera on wnioski oraz zalecenia dotyczące naprawy wykrytych błędów, np. konieczność korekty deklaracji. Przedsiębiorca ma na to 14 dni od momentu otrzymania protokołu, w tym czasie może również zgłosić swoje zastrzeżenia co do zawartych w dokumencie wniosków.

Warto pilnować powyższego terminu, bowiem jego przekroczenie oraz dalsze uchylanie się od wdrożenia wytycznych może spowodować wdrożenie kolejnej, najmniej przyjemnej dla nas procedury – postępowania podatkowego.

Czy kontrola podatkowa może być niezapowiedziana?

Ordynacja podatkowa dokładnie reguluje sposób rozpoczęcia procedury kontroli podatkowej. Zgodnie z przepisami, może ona nastąpić w terminie co najmniej 7 dni od momentu otrzymania przez przedsiębiorcę takiej informacji. Istnieją jednak wyjątki od powyższej reguły, które opisane zostały w art. 48 ust. 11 Prawa przedsiębiorców.

Wynika z nich, że kontrola podatkowa może zostać przeprowadzona w sposób niezapowiedziany m.in.: - w sytuacji, gdy wszczęcie kontroli jest niezbędne do przeciwdziałania przestępstwu lub wykroczeniu skarbowemu, - jest uzasadniona bezpośrednim zagrożeniem zdrowia, życia lub środowiska, - przedsiębiorca nie posiada adresu zamieszkania lub adresu siedziby firmy, co powoduje, że dostarczenie zawiadomienia jest utrudnione lub wręcz niemożliwe.

Czy warto bać się kontaktu ze strony Urzędu Skarbowego?

Tzw. "czynnik ludzki" to najczęstsza przyczyna błędów, również w księgowości. Dlatego w momencie, gdy kontaktuje się z nami Urząd Skarbowy, nie po-winniśmy wpadać w panikę. Kontakt ten nie ma na celu ukarania nas, a jedynie wyprostowanie pewnych nieścisłości. Profesjonalne podejście do sprawy oznacza, że najczęściej cała procedura kończy się na czynnościach sprawdzających. Bez kar oraz innych stresogennych nieprzyjemności.