Weryfikacja kontrahenta – do czego jest to potrzebne?

Każda grupa społeczna posiada w swoich szeregach członków, których można byłoby określić mianem "zgnitych jabłek". Osoby takie, mimo przynależności do pewnych struktur, nie mają zamiaru podporządkowywać się obowiązującym w nich zasadom, co w ostateczności psuje odbiór danej grupy na zewnątrz. Nie inaczej jest z przedsiębiorcami, gdzie wśród setek tysięcy firm chcących rozwijać się w zgodzie z obowiązującymi przepisami znajdziemy również takie, których celem jest oszustwo i nadużycia, np. przy rozliczaniu podatku VAT.

Trafienie na taką firmę na swojej drodze biznesowej może nieść poważne konsekwencje, dlatego tak ważnym procesem jest weryfikacja kontrahenta przed rozpoczęciem z nim współpracy. Ma ona na celu przede wszystkim upewnienie się, że nie wchodzimy w interesy, które mogłyby pod względem prawnym zaszkodzić nam i naszej firmie w najbliższej lub dalszej przyszłości.

Jak to zrobić poprawnie, aby w razie czego móc dowieść należytej staranności przed organami podatkowymi?

Jak zweryfikować kontrahenta?

Chcąc przeprowadzić należycie staranną weryfikację kontrahenta warto skorzystać z naszych podpowiedzi. Ale uwaga! Aby weryfikacja była od formalnej strony poprawna, musi zostać przeprowadzona jeszcze przed zawarciem transakcji! Oto kroki, które warto podjąć w celu przeprowadzenia starannej weryfikacji:

• sprawdzenie kontrahenta w bazie KRS (dla spółek) lub CEIDG (w przypadku prowadzonej przez niego jednoosobowej działalności gospodarczej), aby upewnić się, że prowadzona przez niego firma w ogóle istnieje w rejestrach,
• sprawdzenie statusu VAT kontrahenta w celu sprawdzenia, czy jest on płatnikiem VAT (można to zrobić przez stronę Ministerstwa Finansów), w tym przypadku należy upewnić się również, czy nie został wykreślony z listy płatników VAT przez naczelnika urzędu skarbowego (ten ma do tego prawo na podstawie art. 96 ust. 4a ustawy o VAT),
• sprawdzenia koncesji i pozwoleń kontrahenta, szczególnie w wypadku, gdy współpraca dotyczy np. sprzedaży produktów objętych tego typu wymaganiami,
• sprawdzenie, czy osoby, które z ramienia kontrahenta podpisują umowy lub dokonują transakcji mają odpowiednie upoważnienie do takiego działania (można to sprawdzić w KRS lub CEIDG).

Dopiero potwierdzenie powyższych kroków pozwala uznać weryfikację za pełną. I jeśli w czasie jej przeprowadzania wszystko się zgadza, współpraca z kontrahentem jest jak najbardziej możliwa i nie powinna sprawić żadnych kłopotów w przyszłości.