2017-09-20

Dowody księgowe: czym są i jakie elementy powinny zawierać?

W księgowości istnieje pojęcie dowodu księgowego stanowiącego dokument, na podstawie którego jesteśmy w stanie udowodnić zaistnienie danej transakcji. Dziś publikujemy ściągawkę o dowodach księgowych.

Jakie są rodzaje dowodów księgowych?

Mianem dowodów księgowych określamy zbiór dokumentów wymienionych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z zapisem należą do nich:

  • faktury (VAT, VAT marża, VAT RR oraz wykonywane metodą kasową),
  • dokumenty celne,
  • rachunki, faktury i noty korygujące,
  • dzienne zestawienia dowodów sprzedaży (np. zestawienie faktur sprzedażowych z danego dnia zaksięgowane zbiorczym zapisem),
  • noty księgowe,
  • dowody opłat bankowych i pocztowych,
  • dowody wpłat wykonywanych przy pomocy książeczek opłat,
  • dowody wewnętrzne (jedynie w ściśle określonych sytuacjach),
  • paragony (jw.),
  • opisy lub specyfikacje (np. materiałów lub towarów).

Kiedy dokument może być uważany za dowód księgowy?

Aby stać się dowodem księgowym, dokument musi posiadać odpowiedni zestaw danych. Są to:

  • dane wystawcy (ewentualnie dane stron uczestniczących w transakcji),
  • data wystawienia dowodu (ewentualnie data wykonania danej usługi),
  • przedmiot (nazwa przedmiotu/usługi, jego wartość i określenie ilości),
  • podpisy osób uprawnionych,
  • indywidualny numer pozwalający na powiązanie dokumentu z odpowiednim zapisem w księgach.

Kiedy paragony i dowody wewnętrzne są uważane za dowód księgowy?

Na liście dowodów księgowych zamieściliśmy informację, że paragony i dowody wewnętrzne mogą być uznane za dowody księgowe jedynie w ściśle określonych sytuacjach.

Jeśli chodzi o paragon fiskalny, jako dowód księgowy traktuje się go w sytuacji, w której kupujemy środki czystości, bhp, materiały biurowe lub gdy dokumentujemy wydatki na paliwo i olej (te ostatnie wyłącznie gdy są dokonane za granicą). Wtedy możemy zaksięgować paragon poprzez dowód wewnętrzny (bez możliwości odliczenia VAT) spinając go z wydrukiem powyższego dowodu i przechowując w dokumentacji firmowej. Za dowód księgowy może być uznany również paragon otrzymany podczas opłat za przejazd autostradą. Musi on jednak zawierać unikalny numer, datę wystawienia, nazwę sprzedawcy, numer NIP sprzedawcy, informację o rodzaju usługi (w tym wypadku powinna się tam znaleźć informacja, że opłata dotyczy przejazdu autostradą), kwotę podatku i całkowitą kwotę do zapłaty. Paragon posiadający powyższe dane traktowany jest na równi z fakturą VAT i umożliwia odliczenie opłaconego podatku.

Newsletter

Najciekawsze posty i nowości z Księgowych Przyszłości
co miesiąc na Twojej skrzynce pocztowej.