Zmiany w pliku JPK_VAT

W październiku tego roku Ministerstwo Finansów ogłosiło nową, uproszczoną strukturę pliku JPK VAT w wersji 3. Najnowsze wprowadzana w tej strukturze zmiana polega na ograniczeniu liczby obowiązkowych pól m.in. w części dotyczącej danych adresowych podmiotu. Uporządkowano także oznaczenie kolejnych plików, składanych za dany okres. Pierwszy plik w nowej strukturze w polu „cel złożenia" będzie zawierać oznaczenie „0". Pierwsza korekta będzie mieć oznaczenie „1", a następne – będą kolejno numerowane. W strukturze JPK_VAT pojawi się też dodatkowe, nieobowiązkowe pole „adres e-mail" w danych nagłówkowych, które ma ułatwić komunikację między urzędem a podatnikiem. Nowa struktura obowiązuje od 1 stycznia 2018r, czyli od momentu, w którym również mikro przedsiębiorcy będą zobowiązania do comiesięcznej wysyłki jednolitego pliku kontrolnego.

Całkiem możliwe, że nie są to ostatnie zmiany w strukturach plików JPK dlatego biura rachunkowe muszą na bieżąco śledzić planowane zmiany w strukturze. Trwają także prace nad projektem stworzenia Centralnego Rejestru Faktur, który zgodnie z zamysłem ustawodawcy będzie ogólnokrajowym repozytorium danych, do którego będą trafiały wszystkie wystawiane faktury. Dokumenty będą tam nie tylko archiwizowane, ale też analizowane i spraw¬dzane. Ostatnio pojawiły się przypuszczenia że CRF zastąpi dotychczas wprowadzany system Jednolitych Pików Kontrolnych. Jak wynika z ostatnich doniesień z MF taki scenariusz jest rozwa¬żany, jednak nie będzie to możliwe przed końcem 2018 roku.

Mikro przedsiębiorcy w biurach

Dla mikro przedsiębiorcy, który często dopiero stawia pierwsze kroki w biznesie, istotnym jest aby kwestie związane z księgowością i rozliczeniami zajmowały mu jak najmniej czasu. Dlatego większość z nich decyduje się na korzystanie z usług zewnętrznych biur rachunkowych. Biura rachunkowe, stoją więc zarówno przed wyzwaniem związanym z obsługą nowego obowiązku, ale także przed szansą pozyskania nowych klientów, którzy będą teraz rozważać outsourcing usług księgowych.

„Biuro może m.in. udostępniać swoim klientom platformę, dzięki której mogą oni z każdego miejsca z dostępem do Internetu przekazywać i odbierać dokumenty księgowe i wiadomości z biura. Pozwoli to łatwiej obsłużyć większą ilość klientów, z drugiej strony będzie doskonałym wyróżnik naszego biura, który pozwoli pozyskać wielu klientów z obszaru mikroprzedsiębiorstw.” Mówi Jadwiga Wojtas, dyrektor ds. produkcji i rozwoju enova365 w Soneta sp. z o.o. To szczególnie istotne w kontekście młodych przedsiębiorców przyzwyczajonych do mobilnych modeli współpracy, takich jak praca z wykorzystaniem smartfonów czy tabletów.

Zobacz ulotkę i sprawdź jak działa JPK w enova365

Jak wygląda przygotowanie plików JPK od strony technicznej?

Pliki przygotowane przez daną firmę w formacie XML są w pierwszej kolejności kompresowane algorytmem zip., a następnie dzielone na części do rozmiarów nieprzekraczających 60 MB, po czym następuje proces szyfrowanie danych. Do szyfrowania plików wykorzystany jest algorytm AES256, z kluczem szyfrującym wygenerowanym jeszcze po stronie firmy. Po przygotowaniu dokumentów (do e-kontroli lub rejestrów VAT), zgodnych ze schematem Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK), firma, w celu wysłania danych, musi przygotować dane uwierzytelniające, mające postać również odpowiedniego XML, który zawiera sumy kontrolne, rozmiary, ilość plików przygotowanych do wysyłki. Co istotne taki plik metadanych XML musi być podpisany cyfrowo podpisem kwalifikowanym lub poprzez ePUAP. Po wysłaniu pliku na bramkę Ministerstwa Finansów, przedsiębiorca uzyskuje odpowiedź z serwera z informacją o numerze referencyjnym oraz ścieżka do wgrania plików JPK. Na tym kończy się proces wysyłki po stronie firmy. Urzędowe potwierdzenie odbioru (UPO) nastąpi, jeśli pliki JPK zostaną poprawnie zweryfikowane pod względem struktury wymaganej przez Ministerstwo.