2017-01-30

Cyfryzacja dokumentów kadrowych i zmiany w świadectwach pracy

Początek roku to czas wprowadzania w życie wielu zmian związanych z nowelizacjami artykułów wchodzących w skład Kodeksu pracy. Wśród nich znajdują się zapisy dotyczące wydawania świadectw pracy. W planach jest również możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.

Modyfikacje związane ze zmianami w świadectwach pracy wprowadza rozporządzenie wydane przez Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 16 grudnia 2016 roku, będące częścią pakietu "100 zmian dla firm". Celem całego projektu jest poprawa warunków wykonywanej działalności gospodarczej w Polsce, a co za tym idzie m.in. uproszczenie przepisów prawnych. Rozporządzenie to ma więc na celu unormowanie zasad wydawania świadectw pracy i doprecyzowania niektórych spornych kwestii występujących we wcześniejszych wersjach przepisów. Zmianie uległy m.in. przepisy dotyczące uprawnień rodzicielskich pracowników obowiązujących od początku 2016 roku.

Zmiany w świadectwach pracy

Jedną ze zmian obowiązujących od tego roku jest konieczność niezwłocznego wydania świadectwa pracownikowi przez pracodawcę po zakończeniu współpracy (bez względu na rodzaj umowy) w sytuacji, w której pracodawca w ciągu kolejnych 7 dni nie zamierza go ponownie zatrudnić. W wypadku, gdy w tym terminie pracodawca przewiduje zatrudnienie pracownika, świadectwo pracy wydane może zostać wyłącznie na wniosek osoby zatrudnionej.

Pracownik może złożyć tego typu wniosek w każdym momencie, prosząc o wydanie świadectwa pracy dotyczącego zarówno poprzedniego okresu zatrudnienia, jak i wszystkich innych okresów, dla których nie otrzymał jeszcze stosownego dokumentu.

Jakie ułatwienia dla pracodawców wprowadza zmiana przepisów?

Nowelizacja przepisów wprowadza kilka ułatwień dla pracodawców. Oprócz jaśniejszych i klarowniejszych przepisów, jednym z ważniejszych jest dołączony do treści ustawy wzór świadectwa pracy wraz ze szczegółowymi objaśnieniami pozwalającymi na jego prawidłowe wypełnienie. Dzięki temu przedsiębiorca będzie w stanie szybko wydać odpowiedni dokument na życzenie pracownika, lub w wypadku braku chęci jego zatrudnienia - pozostając w zgodzie z obowiązującymi od początku tego roku przepisami.

Cyfryzacja dokumentów kadrowych

Resort rozważa również projekt, zgodnie z którym wszelka dokumentacja pracownicza, (a więc umowy, wypowiedzenia, czy świadectwa pracy) będzie mogła być przechowywana w formie elektronicznej, co ma stanowić kolejny etap w cyfryzacji przedsiębiorstw.

Projekt zakłada rozróżnienie dokumentów przechowywanych elektronicznie na takie wymagające poświadczenia podpisem kwalifikowanym (np. umowy o pracę), oraz o charakterze informacyjny, nie wymagającym podpisu (np. instrukcje BHP, czy regulamin pracy).

Cyfryzacja dokumentów firmowych pozwoli nie tylko łatwiejsze ich przechowywanie, ale również na szybszy obieg na linii pracodawca - pracownik. Jako, że obecnie coraz częściej w komunikacji między tymi nimi wykorzystuje się komunikację elektroniczną (e-mail).