Dlatego właśnie coraz częściej między podmiotem a przedstawicielami danej inicjatywy dochodzi do podpisania tzw. umowy sponsoringu. I tu rodzi się pytanie: jak tę umowę poprawnie zawrzeć w ewidencji?

Czym jest sponsoring? To nic innego jak przekazanie pewnych środków pieniężnych, towarów lub usług przez firmę na rzecz sponsorowanego, który w zamian podejmuje się promocji sponsora w ustalony w umowie sposób.

Dokument potwierdzający umowę sponsoringową

Jakie dokumenty stanowią potwierdzenie umowy sponsorskiej? W momencie, gdy mamy do czynienia ze sponsoringiem pieniężnym, sponsorowany (jeśli zgodnie z ustawą o podatku VAT jest podatnikiem VAT-u) ma obowiązek wystawienia faktury sponsorowi. W przypadku sponsoringu rzeczowo-usługowego każda ze stron powinna wystawić fakturę.

Księgowanie w przypadku sponsoringu pieniężnego

Przekazanie środków pieniężnych sponsorowanemu należy uwzględnić po stronie Wn na koncie 21 „Rozrachunki z dostawcami” oraz po stronie Ma na koncie 13 „Rachunki bankowe”.

Z kolei otrzymaną od sponsorowanego fakturę musimy wpisać po stronie Wn na koncie 40 „Koszty według rodzajów”, po stronie Wn na koncie 22 „Rozrachunki publicznoprawne” oraz po stronie Ma na koncie 21 „Rozrachunki z dostawcami”.

Księgowanie w przypadku sponsoringu rzeczowo-usługowego

Nieco inaczej sprawa wygląda w przypadku sponsoringu rzeczowo-usługowego. Tutaj ewidencja jest nieco bardziej skomplikowana, ponieważ wystawienie faktury z tytułu przekazania sponsorowanemu produktów lub świadczenia należy wpisać po stronie Wn na koncie 20 „Rozrachunki z odbiorcami”, po stronie Ma na koncie 73-0 „Sprzedaż towarów”, 74-0 „Sprzedaż materiałów” lub 70-0 „Sprzedaż produktów i usług”, a na koniec po stronie Ma na koncie 22 „Rozrachunki publicznoprawne”.

Koszt przekazania produktów lub usług z kolei należy wpisać po stronie Wn na koncie 73-1 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”, koncie 74-1 „Wartość sprzedanych materiałów” lub koncie 70-1 „Koszt sprzedanych produktów i usług”, a także po stronie Ma na koncie 33 „Towary”, 34 „Materiały”, 60 „Produkty gotowe i półfabrykaty”, ewentualnie na odpowiednim koncie z zespołu 5.

Jako że w tym przypadku sponsor otrzymuje również fakturę od sponsorowanego, kwotę zawartą na dokumencie powinien wykazać w ewidencji na kontach 40 „Koszty według rodzajów” i 22 „Rozrachunki publicznoprawne” po stronie Wn oraz na koncie 21 „Rozrachunki z dostawcami” po stronie Ma.

Aby wszystko odbyło się zgodnie z przepisami, należy również dokonać kompensaty rachunków, ewidencjonując wartość faktury na koncie 21 „Rozrachunki z dostawcami” po stronie Wn oraz na koncie 20 „Rozrachunki z odbiorcami” po stronie Ma.