Funkcjonowanie bez budżetu trudno sobie wyobrazić. Zapewnia on optymalizację przepływu środków, pomaga zaplanować strategię działania na dany okres i połączyć ją z długofalowymi celami firmy. Daje możliwość kontrolowania na bieżąco przychodów i wydatków, dzięki czemu stosunkowo łatwo jest ocenić efektywność podejmowanych działań. I wreszcie – bez niego niemożliwe jest osiągnięcie najważniejszych celów przedsiębiorstwa, czyli płynności finansowej i stabilnego rozwoju.

Jednak do tworzenia budżetu trzeba się przygotować. Duże korporacje często mają plany finansowe na nadchodzący rok gotowe już we wrześniu. Małe i średnie firmy finiszują z działaniami z reguły właśnie na przełomie listopada i grudnia. Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa dobrze jest, aby jego budżet był tworzony „od dołu”, czyli z udziałem kierowników mniejszych jednostek i działów, a nie tylko zarządu. Po pierwsze, właśnie ci pracownicy najlepiej znają specyfikę pracy, potrzeby i wydatki ponoszone w ich obszarze, dzięki czemu budżet się urealni. Po drugie, będą bardziej zmotywowani do realizacji założeń, na które mieli faktyczny wpływ.

Profesjonalne narzędzia do obsługi księgowej firm umożliwiają tworzenie budżetu i pozwalają na szereg analiz, które wspomagają przedsiębiorcę w planowaniu kosztów i wpływów. Programy i aplikacje komputerowe pozwalają m.in. na identyfikowanie trendów na rynku, zestawienie finansowych i kadrowych zasobów firmy czy prognozy podatkowe. Podczas samego tworzenia budżetu po stronie wydatków znajdą się m.in.: wypłaty i dodatkowe bonusy dla pracowników (np.: premie, ubezpieczenie zdrowotne), koszty stałe (czynsz, media), środki na promocję, inwestycje i rozwój. Przy określaniu wpływów trzeba brać pod uwagę nie tylko sytuację przedsiębiorstwa, ale i wspomniane trendy rynkowe, popyt na dany towar i usługę, a nawet sytuację polityczną. Doświadczenie oraz rzut oka na archiwalne dane pozwolą też określić, w których okresach można się spodziewać zatorów w płatnościach, a kiedy faktury są realizowane płynnie.

Na m.in. takiej wiedzy opiera się jedna z dwóch głównych metod budżetowania – budżetowanie przyrostowe. W tym przypadku projekt finansów powstaje w oparciu o budżety z poprzednich okresów. Dzięki temu jest stosunkowo łatwy do przygotowania. Ważne jest jedynie, aby nie wpaść w pułapkę i nie powielać błędów związanych z wcześniejszą niegospodarnością, bo inaczej powstanie budżet nierealny. Z oczywistych względów ta metoda nie może być stosowana w odniesieniu do nowych procesów czy jednostek. W takim wypadku sięgamy po metodę budżetowania „od zera”. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, żeby w już istniejących podmiotach też przygotowywać budżet tak, jakby wszelkie działania były podejmowane po raz pierwszy. Pozwala to spojrzeć na finanse świeżym okiem i daje szansę uniknąć wcześniejszych pomyłek.

Budżety mniejszych jednostek czy działów włączane są w całościowy budżet przedsiębiorstwa, który po weryfikacjach – nieraz licznych – zatwierdzany jest przez zarząd. Od tego momentu poszczególni kierownicy zobowiązani są do realizacji planów finansowych. Rzecz jasna, budżet może być korygowany np. o poziom inflacji albo elastycznie dostosowywany np. do nowych szans na inwestycje. Jeżeli jednak odpowiednio go przygotowano, a więc w oparciu o liczby i fakty, a nie myślenie życzeniowe czy subiektywne opinie, to będzie stabilną bazą i pomoże bezpiecznie realizować nawet najbardziej śmiałe zamierzenia.