Badania firmy TaxCare wskazują, że najem to najpopularniejsza w Polsce forma pozyskania lokalu na działalność gospodarczą – korzysta z niej ponad jedna trzecia przedsiębiorców. Ważną grupą są tu osoby rozpoczynające przygodę z biznesem, które stosunkowo rzadko dysponują własnym lokalem i z reguły nie mogą jeszcze liczyć na przyznanie kredytu na jego zakup. Dla nich i dla innych jest jednak dobra wiadomość – wynajęcie takiego lokum może się opłacać.

Aby faktycznie się tak stało, transakcja musi być dobrze przemyślana. Już przy wyborze lokalu trzeba zwrócić uwagę na kilka spraw. Po pierwsze, należy przemyśleć własne potrzeby: jakie warunki są niezbędne do prowadzenia działalności, ile osób zamierzamy zatrudniać, jaka będzie najlepsza lokalizacja na siedzibę firmy? Ten ostatni punkt jest szczególnie ważny w przypadku działalności usługowej, bo bezpośrednio wpływa na liczbę klientów. Jednak firmy innego rodzaju – zarówno doświadczone, jak i start-upy – wyborem dzielnicy też mogą sygnalizować swój prestiż. Warto więc przyjrzeć się okolicy, a jeżeli budynkiem zarządza wspólnota – porozmawiać z jej właścicielem. I oczywiście sprawdzić stan prawny lokalu, upewniając się, że np. nie jest w nim zarejestrowane inne przedsiębiorstwo.

Kolejny punkt to umowa. Odpowiednie zapisy zagwarantują nie tylko korzystne warunki finansowe, ale i spokój prowadzenia biznesu. W umowie powinna znaleźć się m.in.: wysokość czynszu (zawsze wyrażona w polskiej walucie) i warunki jego waloryzacji, a także wskazówka, kto ponosi koszty eksploatacji lokalu. Nie chodzi tylko o opłaty za media czy drobne naprawy, które z reguły leżą po stronie najemcy, ale i o koszty związane np.: z utrzymaniem porządku na posesji, remontami budynku czy remontem samego lokalu. Zwykle przedsiębiorca chce sam zaaranżować pomieszczenie odpowiednio do swoich potrzeb i to on ponosi koszty, jeżeli jednak konieczny jest generalny remont, łącznie z wymianą instalacji, strony mogą ustalić, że opłaci go wynajmujący przestrzeń.

Umowę warto skonsultować z prawnikiem – koszt porady zwróci się z nawiązką, kiedy swobodnie i ekonomicznie będzie można prowadzić biznes. Gdyby jednak kontakty z właścicielem lokum nie układały się najlepiej, warto pamiętać o możliwości wypowiedzenia umowy. Korzystniejsza pod tym względem jest umowa na czas nieoznaczony, którą można zerwać z trzymiesięcznym wypowiedzeniem. Umowa na czas oznaczony co do zasady obowiązuje do końca wskazanego terminu – chyba że będzie rozwiązana za porozumieniem stron, lub zostaną wskazane dodatkowe warunki, które uzasadniają wcześniejsze jej zerwanie (np. podwyżka czynszu z dnia na dzień bez obowiązkowego miesięcznego wyprzedzenia).

Czynsz można oczywiście zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. W tym przypadku będą to koszty ogólne (pośrednie), związane z całą działalnością prowadzoną przez podatnika, a nie z konkretnym projektem stanowiącym źródło przychodu. Możliwa jest też sytuacja, w której właściciel zdecyduje się na opodatkowanie VAT-em w ramach prowadzonej przez niego działalności (wynajmu). Może to być korzystne dla obu stron. Jeżeli najemca również jest płatnikiem VAT-u, ma oczywiście prawo odzyskać podatek. Z kolei wynajmujący może odliczyć VAT np. przy zakupie środków niezbędnych do prowadzenia działalności, takich jak materiały remontowe.