Kiedy warto zmienić nazwę firmy?

Nazwa działalności, podobnie jak logo, slogan czy przyjęta kolorystyka, jest niezwykle ważnym elementem identyfikacji wizualnej firmy. Dzięki nim można zdobyć rozpoznawalność, wyróżnić się na rynku, zbudować renomę marki, a także zyskać zaufanie klientów i partnerów biznesowych. Czasem jednak są sytuacje, kiedy konieczna jest zmiana nazwy firmy. Przedsiębiorcy decydują się na renaming w sytuacji, gdy obecna nazwa nie odpowiada rzeczywistości firmy i wprowadza klientów w błąd. Rozszerzenie działalności albo przebranżowienie może sprawić, że pierwotna nazwa stanie się myląca. Oczywiście nie zawsze musi to być całkowita zmiana, niekiedy wystarczy zmodyfikowanie istniejącej nazwy, aby klienci nadal kojarzyli markę, ale jednocześnie lepiej rozumieli jej biznesowe cele.

Równie istotnym pretekstem do zmiany nazwy firmy mogą być negatywne skojarzenia, jakie używana nazwa budzi u odbiorców. Jeśli marka utraciła zaufanie klientów i wywołuje nieprzyjemne emocje, to przywrócenie jej dobrego imienia może być nie tylko czasochłonne i kosztowne, ale też niekiedy całkowicie niemożliwe. Dlatego czasem warto budować nową jakość, startując z zupełnie nową nazwą. Może też się okazać, że pierwotna nazwa firmy jest trudna do zapamiętania, odczytania albo zapisania. Wyeliminowanie problematycznej nazwy może pozytywnie wpłynąć na rozwój firmy.

Zdarza się też, że taki krok jest niezbędny ze względu na zmianę własności, fuzje, przejęcia, odłączenia od marki macierzystej i inne sytuacje. Konieczność zmiany nazwy może też wynikać z przepisów, jak choćby w przypadku użytkowania w nazwie fraz eko lub bio, które są ściśle regulowane przez przepisy unijne.

Zmiana nazwy firmy zawsze wiąże się z ryzykiem zaprzepaszczenia dotychczasowych wysiłków włożonych w budowanie rozpoznawalności marki i w tworzenie pozytywnego wizerunku. Dlatego w każdym przypadku należy przeprowadzić ją w przemyślany sposób i tylko wtedy, gdy jest to konieczne.

Zmiana nazwy firmy – co trzeba zrobić?

Myśląc o zmianie nazwy firmy, przedsiębiorcy koncentrują swoją uwagę na budowaniu świadomości marki. Rzeczywiście branding jest w tym momencie niezwykle istotny, bo decyduje o powodzeniu firmy na rynku. Choć niezbędne jest podjęcie odpowiednich działań marketingowych, to nie można zapominać o kwestiach formalnych. Gdzie i jak zgłosić zmianę nazwy firmy? Jakie formalności są nieodłączne przy renamingu? Co z dokumentami firmy?

Zmiana nazwy firmy – CEIDG

Przedsiębiorcy decydujący się na zmianę nazwy firmy muszą zgłosić ten fakt do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. W tym celu należy dokonać zgłoszenia na wniosku CEIDG-1 w ciągu 7 dni od zaistnienia zmiany. Zgłoszenia można dokonać osobiście w urzędzie gminy lub miasta, przesyłając wniosek pocztą lub wypełniając go on-line. Co istotne, wprowadzenie zmiany nazwy firmy w CEIDG nie pociąga za sobą żadnych kosztów. Warto też wiedzieć, że zgłoszenie na wniosku CEIDG-1 jest również zgłoszeniem wprowadzonej zmiany do Urzędu Skarbowego, Głównego Urzędu Statystycznego, a także ZUS lub KRUS.

Faktury, dokumenty i inne umowy

Zmieniając nazwę firmy przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę cywilną nie muszą korygować faktur, umów i innych dokumentów, gdyż nazwa firmy nadal będzie zawierać imię i nazwisko przedsiębiorcy. Po zmianie nazwy należy sporządzać dokumenty z uwzględnieniem nowej nazwy firmy. Naturalnie w tej sytuacji konieczna jest zmiana pieczątek i wprowadzenie zmian na materiałach reklamowych, na stronie internetowej etc. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest również poinformowanie kontrahentów o wprowadzonych zmianach.

Zmiana nazwy firmy a NIP

Numer identyfikacji podatkowej (NIP) jest przypisany do podatników, w tym osób fizycznych rejestrujących działalność gospodarczą i nie podlega on zmianie, nawet w przypadku wprowadzania modyfikacji w nazwie lub innych atrybutach firmy. Innymi słowy, NIP pozostaje bez zmian, a jedynie dane do niego przypisane w rejestrze ulegają aktualizacji.

Zmiana nazwy spółki

W przypadku spółki jawnej, partnerskiej, komandytowej, akcyjnej, komandytowo-akcyjnej i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przeprowadzenie zmiany nazwy firmy pociąga za sobą więcej formalności. Do wniosku składanego w KRS należy dołączyć dokumenty wymagane w danym przypadku takie jak uchwała wspólników, uchwała walnego zgromadzenia zmieniająca statut, tekst jednolity zmienionej umowy spółki, dowody uiszczenia opłaty sądowej oraz opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym itp.