Czy prywatne wydatki mogą być kosztem firmowym?
Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej sprawia, że życie zawodowe w znacznym stopniu miesza się z prywatnym. Bardzo często dochodzi do sytuacji, w której nie do końca wiemy, jakie wydatki możemy wliczyć w koszty uzyskania przychodu, a jakich lepiej nie ujmować w księgach. Prezentujemy krótką ściągawkę dla JDG.
Prywatne wydatki a koszty firmowe – czym się różnią?
O tym, czy wydatek możemy zaliczyć do kategorii "firmowe" czy "prywatne" decyduje w dużej mierze art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, uwzględniający w swoim brzmieniu katalog wydatków mogących stanowić koszty uzyskania przychodu.
Najogólniej rzecz ujmując prywatne wydatki a koszty firmowe różnią się zasadniczo jedną rzeczą. Kosztem firmowym może być każdy zakup, który bezpośrednio lub pośrednio związany jest z osiąganiem dochodów z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Oprócz tego musi on być również w odpowiedni sposób udokumentowany: rachunkiem, notą księgową lub (w najlepszym wypadku) prawidłowo wystawioną fakturą.
Prywatne wydatki a koszty firmowe - które zaliczamy do obydwu grup?
Zgodnie z powyższą definicją prywatne wydatki oraz koszty firmowe mają również wspólne punkty styku. Zwłaszcza, że zgodnie z prawem część wydatków z pierwszej grupy możemy bez problemu odpisać od podatku. Należą do nich m.in.: - koszty utrzymania mieszkania: jeśli działalność prowadzimy w mieszkaniu prywatnym, część kosztów eksploatacyjnych (proporcjonalną do powierzchni np. pokoju przeznaczonego na nasze biuro) możemy odpisać od podatku dochodowego, - dostęp do internetu: jeśli w mieszkaniu prywatnym opłacamy łącze internetowe, część kosztów ponoszonych z tego tytułu również jesteśmy w stanie wykorzystać do zmniejszenia podatku PIT. Podobnie, jak w przypadku mieszkania, robimy to proporcjonalnie do szacunkowego czasu wykorzystania sieci internetowej na sprawy firmowe, - wydatki na samochód: wykorzystując samochód prywatny do celów służbowych, część kosztów ponoszonych na jego utrzymanie i eksploatację możemy odliczyć od podatku. W takim przypadku konieczne jest jednak prowadzenie dokładnej kilometrówki, dzięki której obliczymy, jaką ich część stanowią wydatki związane bezpośrednio z prowadzoną działalnością.
Które wydatki nie mogą być kosztem firmowym?
Czy każdy wydatek związany pośrednio lub bezpośrednio z uzyskiwaniem przychodu jesteśmy w stanie odliczyć od podatku? Istnieje grupa wydatków, które (zgodnie z powyższymi informacjami) można byłoby potraktować jako koszty firmowe. Niestety w ich przypadku orzecznictwo organów podatkowych jest jasne, przypisując im rolę zdecydowanie bardziej prywatną.
Do tej kategorii wydatków zaliczamy m.in. - wydatki na ochronę zdrowia właściciela firmy, - karnety na siłownię dla właściciela firmy, - zakup okularów korekcyjnych dla właściciela firmy, - zakup eleganckiej odzieży wizytowej (garnituru).
Sprawdzając każdorazowo możliwość odliczenia ponoszonych kosztów od podatku powinniśmy sprawdzić nie tylko poprawność wystawionej faktury, ale również zgodność wydatku z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Najlepiej zapytać o to swoją księgową :)
