Jednolity Plik Kontrolny

Obowiązek wysyłki plików JPK VAT to rzeczywistość z która już od dłuższego czasu mierzą się księgowi. Od 1 stycznia tego roku obowiązek ten dotyczy już wszystkich przedsiębiorców w Polsce. Jak pokazują doświadczenie firmy Soneta sp. z o.o, producenta oprogramowania enova365, wdrożenie Jednolitego Pliku Kontrolnego zmusiło wielu księgowych do przesiadki na nowe systemu informatyczne. W okresie wejścia w życie obowiązku JPK, firma zanotowała duże zainteresowanie systemem oraz właśnie funkcjonalnością JPK. O ile tranzyt do JPK VAT już się zakończył, księgowi muszą pamiętać o kolejnym szybko zbliżającym się terminie. Od 1 lipca 2018 r. wszyscy przedsiębiorcy będą także zobowiązani do udostępnienia wszystkich 7 struktur, na żądanie organów kontroli podatkowej. JPK, poza rozliczeniami podatku VAT, obejmuje jeszcze 6 struktur: księgi rachunkowe, wyciągi bankowe, faktury, magazyn, KPIR i ewidencje przychodów. Należy pamiętać, że w przypadku kontroli firma będzie miała jedynie kilka dni aby przygotować pełny wymagany raport. Najbliższe dni to więc ostatni dzwonek, aby zweryfikować czy aktualnie używany przez nas system będzie w stanie spełnić wszystkie wymogi e-kontroli. Jeśli aktualnie poszukujemy nowego oprogramowania, warto także sprawdzić czy system który zamierzamy kupić, ma mechanizm pozwalający na dokonywanie zmian w strukturze i zawartości generowanych plików. Ta funkcja może być przydatna, jeśli ustawodawca zdecyduje się na wprowadzenie zmian w specyfikacji dotyczącej struktury. Przydatne mogą być także narzędzia do zdalnej komunikacji z klientami. Dla biur rachunkowych i firm współpracujących z biurami, enova365 udostępnia Pulpit Klienta Biura Rachunkowego. Umożliwia on przesyłanie plików oraz dostęp do rozliczeń i raportów online.

Split payment

Również od 1 lipca zacznie obowiązywać mechanizm podzielnej płatności (split payment). Na razie taka forma płatności ma być dobrowolna, należy jednak pamiętać, że o wyborze modelu płatności decyduje nabywca, a nie zbywca towaru. Oznacza to, że w praktyce księgowi będą musieli zapanować nad płatnościami, rozliczanymi w dwóch różnych metodach płatności. Program umożliwiający obsługę obu mechanizmów płatności to więc dziś konieczności. System enova365 umożliwia obsługę rozliczeń realizowanych zarówno w modelu tradycyjnym, jak i split payment. W związku ze zmianą przepisów, w systemie dostosowane zostały mechanizmy obsługi faktur czy zleceń przelewów. Drugi aspekt związany ze split payment to zapanowanie nad płynnością finansową przedsiębiorstwa. Tu przydatne mogą być analizy cash flow oraz Business Intelligence pozwalają sprawniej zarządzać i kontrolować finanse przedsiębiorstwa. Ostatnią przydatną funkcją systemów informatycznych są rozwiązania webservisów bankowych, które pozwalają na bieżąco kontrolować stany kont firmowych, bezpośrednio z poziomu systemów ERP.

Zobacz także nagranie z webinarium „Zapanuj nad dualnością”

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych

Jak pokazują doświadczenie pierwszego miesiąca z RODO, wciąż wielu przedsiębiorców nie wie jak radzić sobie z tym nowym obowiązkiem. Problem dostosowania firmy do RODO jest bardzo złożony i wymaga całościowej analizy sposobu zarządzania danymi w firmie, ale narzędzia informatyczne mogą być dla przedsiębiorców wsparciem w procesie dostosowawczym. System enova365 oferuje rozwiązania z zakresu zarządzania danym pracowniczymi (moduł kadrowo-płacowy) i handlowymi (CRM), które pozwalają na przechowywanie danych osobowych w jednym, bezpiecznym środowisku, gwarantowanym przez zewnętrzne niezależne audyty IT. System pozwala także na dokładne określanie zakresu danych osobowych, praw do ich modyfikacji oraz osób, które mogą pracować z danymi. Takie funkcje w znacznej mierze pozwalają firmom spełnić wymogi związane z właściwym zabezpieczaniem danych i dostępu do nich. Ważną funkcją dla osób zajmujących się sprawami kadrowo – płacowymi, będzie także możliwość gromadzenia i zarządzania pozyskanymi dla danego kontaktu zgodami. enova365 pozwala na wprowadzeniu definicji zgód, a następnie ich ewidencjonowanie, przypisywanie źródeł i dat udzielenia czy późniejszych modyfikacji. Kolejnym dobrym rozwiązaniem, jest możliwość prowadzenie elektronicznego rejestru czynności przetwarzania. Funkcja ta przydatna będzie zwłaszcza dla biur rachunkowych, które są procesorami danych.

Wybierając system, który ma wspierać naszą firmę lub biuro rachunkowe koniecznie należy także zwrócić uwagę na to czy posiada on wymagane przez rozporządzenie mechanizmy anonimizacji oraz czy daje możliwość eksportu danych do formatów XML lub CSV.

Rozporządzanie wymaga także od przedsiębiorców tworzenia kopii zapasowych zgromadzonych danych. Dla firm, które utrzymują system na swoich serwerach, enova365 oferuje usługę Archiwizator Azure. Pozwala ona na tworzenie kopii bezpieczeństwa danych, a następnie ich przechowywanie w chmurze Microsoft Azure.

Obejrzyj nagranie z konferencji „Księgowi Przyszłości. W erze zmian” i zobacz wykłady na temat cyfryzacji i RODO.